新形势下加强电力企业档案信息化建设思索

1、新形势下加强电力企业档案信息化建设思摘 要：随着经济的快速发展和科技水平的不断提高，信 息技术广泛应用于社会各个领域。档案信息化建设已经受到 档案业界的广泛重视，并成为近年探讨的热点课题。而电力 企业的飞速发展使档案基础资料的收集整理和管理应用也 越来越复杂化、精细化，文章将从分析现状入手，就推进电 力企业档案信息化、数字化进程，更好的发挥其在生产建设 中的作用进行探讨。关键词：电力企业 档案 信息化信息技术的发展以及企业信息化进程的逐步深入，给电 力企业档案管理带来了前所未有的巨大挑战，同时更赋予档 案管理巨大的发展空间。如何充分利用信息化技术，加快档 案数字化建设，更快、更好的提供服务是摆

2、在电力企业面前 的紧迫任务，电子档案管理也逐渐纳入到信息化建设日程上 来。1. 加强电力企业档案信息化建设必要性和重要性1.1实施网络信息化管理，是实现电力企业研究档案 管理现代化的必由之路，也是适应企业建设数字化档案室的 时代要求。当前，随着电力企业经济的迅猛发展，产生的数 据档案分类越来越细、涉及面越来越广，档案所包含的信息 量越来越大，社会对档案信息的要求也越来越高。传统的档 案管理方式耗时费劲且效率低下，而且为了使传统的文档纸 张档案能够长期保存，避免受潮、虫蚀和火灾等灾害，每年 都需要投入大量的保管经费；同时因没有及时备份而又不得 不为每年有的文档损失担忧。由于档案需反复查阅，不可避

3、 免地存在原件受损或遗失，给文档的保管与利用带来管理上 的困扰。在已认知的低档平板扫描仪录入的方式下，大量文 档的电子化进程是不可想象和解决的，且大量电子化文档如 何管理、查阅、应用有待全面解决。目前，档案信息自动化 系统的现状是档案标准化、规范化滞后和应用软件多乱，这 些都严重影响了系统整体水平的提高。现在主要矛盾不是硬 件设备的缺乏，而是硬件的功能并没有充分发挥。1.2档案管理的信息化建设在一定程度上改善了传统 的档案管理工作。现代化信息资源设备的投入使用，使档案 管理具有了传统档案管理所没有的开放性，它能够帮助档案 管理人员快捷、方便而有效地进行档案管理工作，提高了工 作效率和工作质量，

4、也使档案资源得到合理而充分的利用。 同时档案管理的信息化建设，为电力企业决策者和管理者提 供了真实详尽的档案信息，便于他们扬长避短，尽量避免错 误，少走弯路，制定出顺应经济环境和生产力发展趋势的决 策，为整个企业发展进步提供有力的政策引导。2. 当前电力企业档案信息化管理中存在的问题及原因分析就电力企业整体来讲，目前档案的信息管理与企业的经济发展相比是滞后状态，主要表现在：2.1目前档案管理的模式主要是采用电子和手工并行的 管理模式，在保存电子档案的同时，按照国家的有关规定同 时手工整理实体档案归档。在大部分电力企业中当前的文书 档案管理系统主要使用0a系统(lotus),基本做到了档案 的电

5、子化；在科技档案管理方面除了使用0a,还需要兼用其 他软件。随着企业经营的发展，原有0a版本已不能适应档 案工作需求，其引发的问题还有可能导致严重的后果，比如 出现数据(案卷或文件)丢失现象、数据库无法备份、数据 安全存在极大隐患；在新旧分类大纲同时存在时，档案的分 类出现冲突现象，致使档案号紊乱等。2.2当前大部分电力企业还是以纸张为主要的存储介质。不仅需要解决部分纸质材料的数字化转换和处理，还需 要解决企业日益增长的声音信息、视频信息等档案信息资料 的数字化转换和处理。2. 3在当前手工查询档案信息的检索过程中，检索的一般流程为：查阅案卷目录一一文件目录一一根据文件目录 记录的档案档号信息

6、查找档案在库房的存放地址一一通知 档案室调卷一一办理相关借阅手续。传统的档案资料给检索 调阅带来了很大的困难，并且在整个查阅过程中，很多情况 下查询的途径不够全、查全率、查准率不高，容易出现文件 丢失、损坏或无法找到所需的资料，难以充分的利用业务档 案资源为企业提供良好的服务。造成电力企业档案管理信息化与经营发展不相适应的 原因，主要是因为企业档案信息化是近几年才逐步提出和开 展的，在大多数电力企业中，关于档案信息化的制度和标准 还不够健全，缺乏具体可行的措施和依据。但是由于其信息 仅限于在档案室内使用，不能实现整个企业信息的资源共 享。这样就使得档案信息资源得不到充分开发和利用。同时 电力企

7、业的档案管理部门缺乏高素质的档案信息化管理人 才，也在很大程度上制约了企业档案信息化的发展进程。3. 加强新形势下电力企业档案管理信息化的主要措 施3.1更新观念，提升对档案管理信息化建设的重视程 度电力企业的领导层和决策者要站在推进企业长远发展 的高度，对档案管理信息化建设给予高度重视。电力企业领 导和决策层要以改革创新的思维、高瞻远瞩的眼力、敢为人 先的魄力积极加快档案管理信息化建设步伐，促进企业内部 基础管理工作上水平、标准化、科学化，从而促进企业经济 的持续快速发展。3.2加大投入力度，建立健全一套现代化的档案信息 管理制度体系。档案信息化的前提是加大对档案管理工作的 软硬件建设投入，

8、电力企业要在硬件上舍得投入、敢于投入, 对于原来使用的计算机、数据集成系统进行更新、更换。对 于设备的使用、管理要建立一整套规范运行管理制度，制定 出统一的、标准的规范体系。要按照国家规定的信息化管理 的标准，根据电力企业自身发展的需求和特点来制订内部的 管理标准体系，在实践中不断进行完善。3.3加强档案管理人才队伍素质建设。在电子信息技 术高速发展的今天，培养和造就一批通电子技术、懂档案管 理的人员是电力企业的当务之急。一方面，要大胆通过引入 和退出机制，多渠道招录和引进综合素质高、思想品德好、 业务能力和责任心强专业的技术和管理人员；同时将原来一 些实在不适合现任档案管理的、年龄偏大、学历偏低、没有 相应专业技术的人员通过采取分流、转岗等方式调离档案管 理部门。着力打造一支既懂计算机技术、通讯技术，又精通 档案业务的复合型档案管理人才队伍。另一方面，要通过内 部挖掘潜力，采取灵活多样的方式，对现有的档案人员进行 专业培训，特别是加大对现代科技知识和电子技术的培训。 总之，档案管理部门应尽快改变保管型人员过多、结构单一 的档案队伍现状，建立一支具有较高素质、结构合理，适应 信息时代电子档案管理需要的新型档案工作人员队伍。3.4进一步做好企业信息档案的安全防护工作。档案 信息化建设依托电子网络平台，安全风险防范必须放在重要 的位置，要给予高度重视。要切实加强电力