新时期如何做好中小企业的档案管理工作

1、新时期如何做好中小企业的档案管理工作天津耀皮工程玻璃有限公司 天津市300409摘要：随着我国中小企业的快速发展，中小企业在国民经济发展中发挥 着越来越大的作用。在建设、牛产、经营活动中，档案是作为史料参考的重要凭 证，具有不可替代的作用，同时对研究木单位的业绩和科学发展提供了第一手资 料，是确保企业正常牛产经营活动的重要部分。木文将从中小企业档案管理现状 入手，在此基础上提出改善档案管理工作的相关建议和措施。关键词：新时期；中小企业；档案管理工作1、前言中小企业在牛产、经营、科研、管理等各项活动中形成的大量档案已经 成为经济发展的重要信息资源，但同时也面临着更大的挑战。新时期，中小企业 对于

2、档案管理重要性认识度不够，使得管理水平偏低，档案资源并未得到充分利 用。因此加强对中小企业档案管理工作的研究具有非常重要的现实意义。2、中小企业档案管理的现状2.1领导不够重视更多的中小企业，特别是新型企业对档案是企业的无形资产认识不足, 导致企业对档案管理重视程度不够。有的企业由于对档案管理不重视，导致在激 烈的市场竞争中造成无法挽回的损失。2.2认识存在误区中小企业管理者片面地认为，中小企业是自主经营，一切活动都是自己 管理，特别是规模较小乂属于“家族式”管理模式的企业，认为将各项活动中形 成的档案，尤其是涉及到牛产工艺流程、产品制作秘方等核心技术的档案，分散 在少数人手中，实行封闭管理较

3、为稳妥。而对于其他类型的档案，如财务类档案、 科技类档案、经营类档案、综合类档案则分散在各自部门保存，这些具有较大价 值的档案长期处于分散、无序状态。2.3人员素质偏低市场经济环境中，中小企业对于人才的要求发生了改变，由专业型人才 朝着复合型人才转变，一人需要承担很多工作。因此中小企业档案人员多为其他 岗位人员兼职，加之管理者不重视，在很大程度上增加了档案管理难度。2.4档案不集中，没有形成统一的管理由于领导的重视，更多的小型企业干脆就不设档案室，属于那个部门的 资料，部门自己管理就行，这样就会导致档案资料收集不全，流失现象十分严重。2.5档案流失严重中小企业与员工之间虽有劳动合同关系，但员工

4、流动具有随意性，对于 各类档案的管理缺乏有效的监督管理机制，尤其是对“秘方”等核心档案，一旦 发生利益冲突，持有者可能会以占有核心技术为条件要挟企业，轻则使企业的管 理发生断层，工作无法延续，增加管理成本;重则导致企业的独有知识产权流失， 造成无法弥补的损失，甚至危及企业的生存。2.6无章可循中小企业与国有企业相比，管理体制有着本质的不同，加之中小企业发 展迅猛，“条块结合、齐抓共管”的档案管理模式已跟不上中小企业的发展步伐， 无论是企业还是档案管理部门本身都来不及过细地研究和考虑档案工作的管理 问题，只好顺其自然，放任自流，档案管理无章可循，无约束机制，导致形成的 档案处于分散、无序状态，甚

5、至“自生自灭”，不能完整地记述和反映企业发展 的真实历史面貌。2.7投入档案的硬件设备不足由于中小企业对档案管理不重视，基本没有专门的档案室，多数中小企 业就在办公楼内随便找一间办公室作为档案室。在管理上更多的中小企业还停留 在手工操作上，现代技术还没有应用到档案管理工作中。3、加强中小企业档案管理的对策3.1中小企业高层领导要充分认识档案的重要性成立专门的领导机构，根据企业实际制定相应的档案管理制度。要使单 位的档案工作更好的发展，领导和档案人员都必须同吋垂视档案工作。档案人员 的工作态度、工作效率、工作质量、工作成果是决定档案工作好坏的根本原因。 这个根本工作是内因，领导重视是外因。外因必

6、须通过内因起作用。企业高层领 导只有认识到档案是企业资产的一部分，才会想办法来管理、保护和利用好这些 无形资产，才会下决心做好档案管理工作，确保在市场竞争和信息流通的情况下, 发挥档案应有的作用。3.2增强档案管理意识档案事业是党和国家事业发展的一个不可缺少的方面，是一项崇高的事 业。”由此可见，中小企业管理者要充分认识档案工作的重要性，要把档案管理 工作做为一项经常性、基础性的工作真正列入企业的议事日程。档案管理部门要 多做调查研究，既要把中小企业的建档工作纳入整个档案管理体系，把建档工作 与发展中小企业经济有机地结合起来，通过建档促使中小企业提高内在素质，又 要认真做好中小企业建档工作的指

7、导，建立符合中小企业特点的档案管理工作。3.3要切实提高档案管理人员的综合素质注重招聘专业人员、并对原有管理人员进行较为系统和严格的培训。要 强化知识的更新换代，同吋，保持管理人员任用的连续性。因为这方面的管理人 员需要基础和经验，更主要的是对企业内部的了解和掌握，有助于对归档的提炼、 分析和信息的捕捉，为企业经营发展大有裨益。3.4建立健全档案管理制度中小企业要按照企业档案管理标准等的要求，结合本企业实际，在 不违反政策的情况下，制定适合本企业的档案管理办法，特别是对档案的形成、 收集、整理要严格按照档案管理的相关要求。3.5规范管理，提高档案质量各中小企业的规模、经营能力、取得的效益千差万

8、别，建档工作要根据 企业的规模和实力，制订符合企业自身特点的建档方案。档案材料是在企业的经 济合同、产品开发、销售、债权债务、资金转让、成本核算、基本建设、市场信 息、科技信息、往来客户等生产和经营过程中产生的，对于档案管理人员来说一 要规范收集，按文件分类方案、归档范围、保管期限的规定收集，尽量做到事前 监控收发文件、登门寻求，做到广泛收集和重点收集相结合；二要规范整理，严 格按照各类档案管理要求进行整理，做到组卷合理，案卷（件）内文件排列有序， 案卷标题简明，保管期限准确，案卷（件）封面、卷内文件目录、案卷（件）装 订结实、美观；三要规范管理，实行各门类、各种载体档案集中统一管理，方便 档

9、案的保管和利用。3.6注重实效，不追求形式中小企业建立档案，其目的一是保存企业在各项生产、经营等活动中形 成的对企业具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录；二是 为企业的生产、经营以及维护企业的合法权益服务。档案管理部门不能只做表面 工作，应该认识到做好档案管理工作不是为了应付检查，更不是为了达标升级， 而是为企业自身的发展需要服务。因此，中小企业要从企业的实际出发，配置专 职档案管理人员，逐步建立健全档案管理的各项工作制度，认真做好档案的收集、 整理、编目、检索、利用等工作，有条件的企业应对档案库房进行温、湿度控制， 对档案进行防霉、防虫等安全控制，特别要对电子文件的安全保管做好基础性工 作，以国家相关标准作为本企业档案管理的依据，为企业今后的生产和经营等活 动提供便捷、便利的服务。3.7搞好档案基础设施建设要强化档案工作基础设施建设工作，同吋制定工作目标和工作进度计划, 加强档案信息化、现代化、网络化建设，制定好档案工作规划和实施方案。小型 企业要建盖档案室、中型企业要建盖档案楼，只有建立了档案基础设施，才能实 现档案资料的高效管理。4、结语建立中小企业档案管理机制，加强中小企业的档案管理工作，不仅是中 小企业发展和经济建设的需要，也是当前各级档案部门亟待解决的垂要问题。实 现对档案资料的规范化管理，不断提高管理工作水平，从而