论重大活动档案收集存在问题与对策_1

1、    论重大活动档案收集存在问题与对策    王颖摘 要：档案材料是重要的记录性材料，主要的功能是对重要信息进行记录。档案材料的种类也比较多，除了常见的个人信息档案、实物档案等材料之外，档案管理人员还需要对重大的活动信息记录存档，这种档案材料的特殊性使其管理工作开展的难度也相对比较高，因此在重大活动类型的档案的收集工作之中存在很多问题，只有对这类管理问题给出合适的处理方式，才能保证这类档案材料被有效保存。本文根据对管理重大活动类型的档案材料的管理经验，对待解决问题以及应对对策进行分析。关键词：重大活动档案；收集；问题；对策当企业根据经营需求组织了重大活

2、动，或者社会开展的大规模的社会活动时，相关人员需要对活动开展的基本情况进行记录，并将记录数据进行存档，这种档案也是档案馆的管理人员的重点管理对象，但是在对这类档案材料实施管理的时候，常常会出现管理问题，导致重大活动的档案材料出现缺失的问题，因此档案管理人员必须要根据相关档案管理规范，来改变重大活动档案材料的管理现状，保持这类档案材料的完整性，本文根据对重大档案材料管理体系的了解，对当值管理水平低的原因以及解决管理问题的方法进行分析。1 主要问题分析在对重大活动这个类型的档案进行收集与管理的时候，笔者发现了以下几种管理问题，这些问题给档案处理工作带来了极大的负面影响。1.1 概念问题重大活动实际

3、上是一个比较模糊的概念，一些管理人员并没有认真地阅读档案管理的相关规范，因此并没有对重大活动这个概念进行明确，这也就导致管理工作难以开展到位，管理人员并不能对开展的活动的重大程度进行有效判断，概念的不明确使得管理人员会漏掉一些活动的档案，因此想要规范这种档案的管理工作，管理人员就必须要先对重大活动这一概念进行清晰地界定。1.2 管理要求不明确与一般的人事档案相比，重大活动档案的材料构成相对复杂，不仅仅只有纸质材料，还包括音像、实物等其他类型的材料，因此需要借助明确的管理要求来对各种材料进行具体的管理，但是相关的管理规范中并没有提出管理特殊材料的方法，这就给归档人员的工作造成了一定的困难。1.3

4、 收集工作问题在管理概念不清晰，管理要求不明确的前提之下，档案收集者的工作也面临巨大困难，其中一个问题就是档案材料的收集工作存在滞后性问题，当档案管理者接收到采集活动档案信息的任务时，活动已经结束，收集人员只能通过转述等方法收集信息，档案信息的准确度也会有所欠缺。1.4 协调问题重大活动之中涉及到的档案类型比较多，与之相关的工作人员也有很多，因此档案收集者还需要对与活动相关的各个部门的基本信息材料进行收集，收集工作开展的同时，管理人员还需要进行协调与沟通，这类繁杂的工作使档案管理人员的收集效率降低。1.5 特殊档案难收集声像档案收集难这个长期困绕档案收集工作的难题在重大活动档案资料收集中也不例

5、外，仍有个别同志把照片档案当作自己的私有财产，不愿意提供给档案部门。1.6 其他问题收集工作启动滞后，收集工作必然需要更多时间。概括而言，这个环节的工作通常需要三个步骤才能结束，第一步找到具体人员，说明收集内容，展开收集工作；第二步协商确定收集时间、收集方式，办理档案收集相关事宜：第三步主动上门收集，办理交接手续。一般情况下，这三个步骤下来， 已经过去几个月时间了。重大活动档案资料整理的复杂性，主要体现在以下几点：一是类型众多，形式多样。其中有纸质档案，也有电子文件、声像档案；有标准规格的文件，也有形状不一的图形图纸；有纸质载体的文件材料，也有以光盘为载体的电子文档；有单份装订的，也有汇集成册

6、的文件汇编，等等，这些不同类型、不同载体的档案要按照规范分别进行整理，程序繁杂。二是数量巨大的照片档案， 需要一张张甄别。三是这些档案资料本应与各单位的文书档案一起立卷整理，如此才能保持文件材料之间的历史联系，现在单独收集到档案馆后， 因无法与其它文书档案一起整理，需要单独确定档案类别和整理方法等等，这些问题导致整理工作异常复杂。2 解决对策分析2.1 建设管理规范党的群众路线教育活动很重要的一个环节，就是要求对存在的问题建章立制， 限时整改，因而能使“四风”顽疾迅速得以纠正。重大活动档案资料收集也要借鉴这种立竿见影式的解决问题方法。任何一项重大活动，都必须将形成的各种类型的档案资料归档一份，

7、交档案部门保存。对此，档案工作主管机关要出台专门的重大活动档案资料收集制度，对归档工作提出具体要求，尤其要明确归档范围、时间和方式等，使相关部门人员明确职责，按制度开展工作。2.2 做好筹划工作重大活动档案资料的收集，争取上级领导的重视很重要。为了做好这项工作，应做好两个方面的提前筹划：一是档案工作主管机关提前做好工作筹划，努力争取上级领导对重大活动的组织方提出明确的档案收集归档要求，明确收集内容、收集方式和收集时限；二是担负档案收集任务的部门和人员也要提前做好工作筹划，适时展开收集工作，确保收集齐全，确保归档及时，确保移交及时。提前筹划应大力提倡的一种做法是：档案工作主管机关及担负档案收集任

8、务的部门人员，都应将重大活动档案资料收集列入年度工作计划，作为年度工作的一项内容，在实际工作中为档案收集预留出必要的时間、人力和物力做保障，只有这样，才能确保收集任务的顺利完成。2.3 采取跟踪收集的方法进行档案收集工作笔者建议尽可能从完善相应制度机制来解决重大活动档案收集中存在的问题。另外，笔者提出跟踪收集这一概念，是觉得它不同于我们常讲的主动收集。主动收集强调的是档案部门主动去收集应归档的档案资料，而这种主动接下来会遇到各种各样的问题，笔者更关注的是这些问题的解决过程，因而提出跟踪收集这一概念。所谓跟踪收集是指收集人员要密切跟踪收集进度，做到锲而不舍，一而再，再而三地催收档案，协调解决遇到

9、的任何难题，直至收集任务最终完成，要有一种不达目的誓不休的态度，这也是解决重大活动档案收集工作现实问题所不可缺少的。3 结束语重大档案材料是一种极为特殊的档案材料，只有对这种材料进行有效管理，才能保证档案管理体系的完整性。档案材料的价值在于能够真实地反映历史信息，这类历史信息具有的价值主要是研究价值，因此管理人员对重大活动类型的档案进行管理的时候，首先需要对档案材料的类型进行区分，将这类档案材料当作管理工作之中的重点，借助合理的管理机制来进行档案的处理工作，从收集档案工作开展规范档案管理活动，实现高效管理重大活动档案材料。参考文献1刘婧.从北京apec会议看重大活动档案的收集管理j.科技情报开发与经济.2015（03）2钱娟明