请求批准类特定公文格式初探

1、    请求批准类特定公文格式初探    【摘 要】 本文从国家法定公文制作格式谈起，探究了通用格式、特定格式和非标准格式在请求批准类公文中的应用，梳理不同格式的优缺点，帮助一线公文处理人员正确使用。【关键词】 请求批准 公文格式 非标准格式当前全国公文处理工作遵照的是党政机关公文处理工作条例（中办发201214号，以下简称条例），条例明确要求“公文的版式按照党政机关公文格式国家标准执行”，该标准即gb/t9704-2012党政机关公文格式（以下简称格式）。条例和格式已执行8年，对统一和规范全国公文处理工作影响很大，使基层各行各业公文处理工作和理论上了一

2、个新的台阶。格式明确了法定公文有通用格式和特定格式，特定格式包含信函格式、命令格式和纪要格式等等。请求批准类公文使用了通用格式和特定格式中的信函格式、纪要格式，但在实践工作中使用更加频繁的却是多样的非标准格式。一、通用格式通用格式是最常见的公文格式，由版头、主体、版记和版心外要素等18个要素组成，发文字号一般居中（上行文居左），须加盖发文机关印章。请求类公文中的请示文种一般套用通用格式，请示适用于向上级机关请求指示、批准，是典型的上行文，编上行文发文字号，需要有发文单位负责人署名。批准类公文中的批复和通知两个文种可以使用通用格式，批复适用于答复下级机关请示事项，通知适用于发布、传达要求下级机关

3、执行和有关单位周知或者执行的事项，统编下行文发文字号，字号中一般带有“发”字。通用格式文件作下行文时，内容一般应具有全局性、重要性和普遍性，通用格式下行文发文字号的使用从某种意义上讲是衡量一个单位“文山”的标志，应该尽量少用。通用格式是请求类公文的主要格式。二、特定格式特定格式是区别于通用格式而言，格式中列举了信函格式、命令格式和纪要格式，还有公告等格式灵活，不便统一。（一）信函格式。信函格式是特定格式中使用最广泛的一种格式，比通用格式少了“签发人”和“印发机关和印发日期”2个要素，发文字号居右，须加盖发文机关印章。请求类公文中的函文种一般套用信函格式，函适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和

4、答复问题、请求批准和答复审批事项。函的定义已经说得很清楚了，但此文种用作请求，实际使用不多，主要是收文单位不一定认可。批准类公文中的批复、通知、函文种一般套用信函格式，3个文种的适用前文已说明。批复和通知作批准用可以使用通用格式，但更多的时候采用信函格式，当然函作批准用则自然采用信函格式。批复是典型的下行文，一般是有权批准单位直接行文;通知和函作批准用，是平行文，一般是有权批准单位的办公室（厅）被授权行文。请求批准类公文套用信函格式时，不管是平行文还是下行文，统编带有“函”字的发文字号，信函格式是目前批准类公文的主流标准格式。（二）纪要格式。纪要格式只适用于纪要文种。比通用格式少了“签发人”、

5、“主送机关”、“发文机关署名”、“成文日期”和“印章”等5个要素，最特殊的是它不加盖发文机关印章，取而代之的是罗列与会人员。请求类公文不能使用纪要文种和格式。纪要适用于记载会议主要情况和议定事项。很多重要的请求事项是需要集体研究决策的，集体研究就会产生会议纪要。通过分发纪要原文来批准请求效率高。纪要自然套用纪要格式，纪要格式做批准用最大的缺点是不加盖印章，纪要虽是法定公文，但严肃性和权威性不如加盖印章的公文。批准类公文使用纪要和纪要格式时，一般编带有“纪要”二字的发文字号（或称纪要编号）。纪要格式是批准类公文的重要补充形式，虽然缺点明显，但在文秘人员不足、治理方式不健全的情况下，仍广为使用。三

6、、非标准格式（一）留言板式。留言板式是在特定介质上签署注办意见、职能部门意见和领导意见的一种形式。留言板式只适用于批准请求，留言板格式灵活多样，在纸质文件处理中，由公文处理部门统一印制，有固定的格式和流程，不同的单位模式不一样;在电子文件处理中，一般是遵循办公系统开发人员的思路，使用同一品牌办公系统的单位，基本上格式和流程都一样。在办理大量不需要会议研究的请求类公文时，留言板式几乎是最常用、最便捷的格式，留言板上的内容不是标准公文，没有发文字号和印章等等，虽是经办文部门发起，但不严肃，一般是单位内部（同一法人单位内）使用。优点是简单快捷、防伪性强，缺点就是把所有意见全部展现给请求单位，不利于保

7、护不同意见。使用网上办公系统，还需要對使用人员强调网络安全意识，避免账号被盗用。（二）文件直签式。文件直签式是请职能部门和领导直接在请求类公文上签署意见的形式。文件直签式只适用于批准纸质请求公文，针对一些紧急、特殊的事项，由请求单位或部门直接送呈职能部门和领导签署意见，意见往往直接写在请求文件首页空白处。在处理特殊保密事项时，不能上网，为减少中间环节，应该使用。这种形式跨越了办文部门，没有进行公文签收、登记、初审、承办和传阅等流程，不利于后期工作开展，应减少使用，非特殊保密事项不应使用。请求批准类特定公文格式丰富多样，采用哪种格式需要视内容和隶属关系来定，我们在工作中要认真归纳总结，既要学习条例和格式，向标准看齐、靠拢，又要结合实际，理解不加盖印章的批准方法存在的必要性和合理性。【参考文献】1 党政机关公文处理工作