惠当家进销存管理帮助说明书

1、- - 惠当家进销存管理系统使用说明书江西惠当家信息技术有限公司2012-11 - - 目录一、系统设置3 1.1 系统信息4 1.2 计量单位4 1.3 系统配置5 1.4 权限管理8 1.5 数据搬移14 1.6 数据维护15 二、基本信息18 2.1 商品编码18 三、账套管理20 3.1 建账及开账20 3.2 系统月结23 3.3 系统年结24 3.4 汇率设置25 四、商品管理26 4.1 采购入库26 4.2 采购查询28 4.3 商品采购结算29 4.4 商品零售单30 4.5 商品库存管理32 4.5.1 商品库存盘点32 4.5.2 商品报损32 4.5.3 商品报溢33

2、4.5.4 商品损溢查询34 4.5.5 商品销售调价34 4.5.6 商品库存日报34 4.5.7 商品库存明细35 4.5.8 商品库存统计35 - - 4.5.9 商品轨迹查询36 4.5.10 商品库存分布36 4.5.11 商品库存警报37 一、系统设置在使用系统之初，为保证系统的稳定性及确保数据的安全性，需要对操作员权权限进行分配、配置单据的显示方式、对系统整体进行设置等操作。- - 1.1系统信息点击【系统设置】【系统信息】 ，显示界面如下：1.系统信息模块记录了系统名称、公司电话、加密狗号、系统版本、授权号、授权客户、有效日期、系统地址。2.保存：录入司名称、及公司简介、上传l

3、ogo ，点击“保存”按钮即可。3.上传 logo：点击浏览按钮，选择logo 文件，然后点击“上传”按钮即可。1.2计量单位点击【系统设置】【计量单位】 ，显示界面如下：1.新增计量单位：录入计量单位，单击“新增计量单位”按钮即可。2.修改：选择需要修改的计量单位，单击“修改”按钮，修改完成，点击“保存”即可。- - 1.3系统配置点击【系统设置】【系统配置】，显示界面如下所示：1.全局配置 ：实现对小数、单位、金额、税率、退货模式、打印方式、货币单位、考勤、查看文档密码、新闻、条码等的配置。2.保存：录入您需要配置的小数、单位、金额等数据，完成后点击“保存”即可。?单据编号1.单据编号 ：

4、点击“查询”按钮后，显示如上图所示。2.单据编号 =单据名称 +前缀 +日期 +操作员 +流水号 +单据号 +录单日期。 前缀： 如商品管理 spgl；日期：勾选后，系统自动读取当前时间；操作员：勾选后，显示登陆的操作员；流水号：默认显示四位，可以手动录入数字；禁止修改：勾选后，不允许修改单据号。3.预览：点击此按钮，弹出窗口，显示单据格式，如- - 4.清空：点击此按钮，清空按钮对应的单据编号。5.默认：点击此按钮，还原到系统默认设置。6.保存：点击此按钮，保存按钮对应的单据编号显示格式(保存一个）。7.保存全部：点击此按钮，保存所有的单据编号。?单据配置单据配置 ：主要运用于进销存单据的配

5、置。包括是否记忆仓库、经手人（录入时，自动显示以前录入的仓库、经手人等信息）、自动生成摘要、是否显示预设进价等。?成本算法成本算法 ：主要用于设置系统的采用哪种成本算法，选择后，点击“保存”按钮。?价格体系- - 1.价格体系：用于添加售价格式，如零售、分销等。2.添加：录入售价名称，点击“添加”按钮即可。3.转换：选择按钮左边的售价和右边的售价，点击该按钮即可转换。4.删除自定义售价：点击下拉列表，选择售价，点击“删除”按钮，即可删除添加的售价。?全局配置启动报警 ：用于设置启动系统的报警模式。如当超期应收付款会启动，系统完毕，点击“保存”即可。?短信设置- - 1.短信设置 ：勾选是否开始

6、服务后，显示如上图所示。（不需要开启， 不勾选即可。 ）2.查询余额：录入用户名，密码，点击此按钮，即可显示该账户所剩余额。3.发送短信：录入接收者的电话号码、及您发送的内容，如今天下午三点在会议室开会。?支付设置1.支付设置 ：用于支付宝及银联的配置。在发工资、或商城中等模块中即可调用到该功能。2.支付宝 /银联：按照上图所示的格式录入您的支付宝/银联，最后点击“保存”即可。1.4权限管理权限管理用于设置操作员的系统单据操作权限。为加强对职员权限的管理可以先将操作员以角色的形式划分并设置权限组，即可快速锁定部不同角色的用户操作权限。用户组的设置有效的提高用户工作效率，减少无谓的时间浪费，并且

7、能够防止出现越权现象等。- - 权限管理 =操作员列表 +权限组（角色）+系统流程?权限组（角色）点击【系统设置】【权限管理】，再点击“权限组（角色）” ，显示界面如下所示：1)新建组1.点击“新增组” 按钮， 进入到新增组窗口，录入组名称及备注，添加完成， 点击“保存”按钮即可。2.设置组权限3.添加成员：点击“添加成员”按钮，弹出窗口，选择成员，点击保存即可。4.查看用户：点击“查看用户”按钮，弹出窗口，可调动该组成员及设置组长。5.菜单权限：点击“菜单权限”按钮，弹出窗口，选择该组操作菜单的权限范围。6.商品权限、客户权限、部门权限、仓库权限：操作方法同上。2)审批流程点击“设置”按钮，

8、弹出窗口如下所示：- - ?流程复制：点击此按钮，弹出窗口，如下：?1.选择单据类型 （点击下拉列表选择） ，选择左边 （被复制权限的单据） ，勾选右边 （可多选，获取权限的单据），点击“开始复制”按钮即可。- - 2.批量设置：选择要设置的单据，点击此按钮，弹出窗口，设置单据流程。3.全部置为无需审批：点击此按钮，所有单据都不需要审核。4.关闭：退出窗口，点击“关闭”按钮即可。选择需要设置审批流程的单据，点击“” ，按钮，弹出窗口如下：?建立流程1.点击“创建流程”按钮；2.在空白处，右击，点击“添加节点”，弹出窗口（录入节点名称，选择审批人/直属领导 /角色组 3.长，选择同意人数，点击“

9、确定”） ；4.在空白处，右击，继续添加节点重复2，反之，点击“添加动作”，弹出窗口（录入节点编号、名称，选择节点起始步骤，结束步骤，并设置条件，点击“确定”） ；5.重复 3，添加结束的动作，点击“确定”，流程建立如下：- - 列表视图如下：6.清空流程：清空当前建立的流程。7.引用系统流程：点击按钮，选择系统已经建立好的流程。- - 3)组权限复制点击此按钮，弹出窗口如下所示：1.开始复制：选择左边被复制权限的组，以及右边获取权限的组（可以选择多个），并选择被复制的权限(如菜单权限、支持复制多个权限），点击“开始复制”按钮即可。?系统流程1.系统流程 ：可用于快速设置多张单据及职员（一个或

10、多个职员）采用同一个审核流程。2.点击“新建系统流程”按钮，弹出窗口，即可建立流程。3.对刚建立的流程，选择职员，弹出窗口（点击职员对应的按钮，选择职员；点击单据对应的按钮，选择单据，点击“保存”） 。?操作员列表- - 1.操作员列表 ：用于单独设置某个职员的操作权限。若设置了组，且该职员在组下面，那么职员权限【系统配置】下可以对汇率进行设置）= 1 ： 8 - - 7.保存：设置完毕，单元保存即可将当前信息保存下来。8.返回：点击此按钮，即可返回到上一窗口。9.重置：点击此按钮，即可重新设置当前汇率。10. 关闭：点击此按钮，即可将当前窗口关闭（退出当前窗口）。四、商品管理商品单据是业务的

11、原始凭证，通过单据可以生成报表，反映库存， 有助您分析了解当前业务状况。下面以商品单据的操作为例：4.1采购入库点击【商品管理】【商品采购管理】【商品采购入库】，显示界面如下所示：操作方法1.点击按钮，弹出窗口，选择往来单位、入库仓库、经手人；点击单元格，选择收款期限； 2）双击“名称”对应的单元格，选择商品；并录入采购数量、价格、折扣；2.点击下拉列表，选择付款方式及付款账户、付款金额、优惠金额；点击下拉列表，选择税率、会员；录入完成，点击保存即可。3.系统自动生成的业务单据属性4.单据编号：系统自动为此单据编号。在系统设置系统配置 单据编号中可以设置单据编号的显示模式。5.录单日期：当前录

12、入单据的时间。6.操作员：系统自动将当前操作员填入此字段。- - 7.审批人：系统自动将最后进行审核的操作员填入此字段。8.处理状态：开单。注意9.录入单据完毕，必须点击保存草稿或保存入库。否则下次系统找不到录入完的当前单据；录入单据表单之前，必须将录入单据表头录入完毕；必填：必须填写的。可选：可填也可不填。10. 退货单据录入数据，必须双击单元格，弹出窗口后，根据对应的仓库商品，录入单据的退货数量即可。11. 商品操作及解析12. 往来单位： 指此业务的供应商。输入“往来单位” ，单击系统按照在 基本信息 客户编号保存的客户信息显示，选择您要输入的供应商，单击选择按钮，即可。 *（必填）13

13、. 部门：指该业务属于哪个部门。如果在选取部门之前，选取了经手人，系统会自动在选取该单据的经手人所属部门；输入部门，单击系统按照在基本信息部门设置中保存的信息显示，选择您要输入的部门，单击选择 按钮， 即可。*（必填）14. 入库、出库仓库：指该笔订货业务预定的入库仓库；输入入库仓库，单击系统按照在基本信息物资仓库中保存的信息显示，选择您要输入的入库仓库，单击选择按钮，即可。*（必填）。15. 收款期限： 指该笔业务预定的收货期限；输入收款期限 ，单击系统按照在 基本信息 客户管理所保存的最大期限时间内，单击选择即可。16. 经手人：指该业务所属的职员。在对职员业绩进行统计时，均以此经手人为统

14、计依据。输入经手人 ，单击系统按照在基本信息职员编码中保存的信息显示，选择您要输入的经手人，单击选择按钮，即可。*（必填）。17. 运单号、承运单位、包装方式、承运电话、货运费用，这些信息是对该采购订货业务的补充说明，由用户自行填写。18. 序号：根据您输入的序列号将该笔采购的品种存入数据库，支持多个序号，根据序号的个数，分别存入。- - 19. 编码或名称：双击其中一项，选择您在基本信息商品编码保存的信息，单击“选择”按钮即可。20. 单位、产地、规格、型号、换算关系、辅助单位、库存、小计，当选择了您在基本信息 商品编码保存的信息的时候，这些信息也会相应的显示出来。21. 单价：初始值为0，

15、在此输入当前商品的价格。22. 数量：初始值为0，在此输入当前商品的数量。23. 含税单价：系统将自动根据数量和折扣计算出含税单价。用户修改含税单价，系统会根据含税单价，自动折算出含税单价。24. 税率：系统将下拉列表框所含的税率，允许用户修改。税率值根据系统设置系统配置 全局配置所设的值显示，选择您需要的值即可。25. 含税金额：系统将自动根据数量和折后单价计算出含税金额。4.2采购查询点击【商品管理】【商品采购管理】【商品采购查询】，显示界面如下所示：1)操作方法1.输入一项或多项查询条件，点击“查询”按钮，显示您要查询的内容。直接点击查询按钮将显示所有的单据。2.单据类型：选择下拉列表中

16、的要查询的单据类型。3.往来单位：点击选择往来单位，或直接输入往来单位。4.录单员：同上，即可录入录单员。5.出入仓库：同上，即可录入仓库。- - 6.经手人：同上，即可录入经手人。7.所在部门：选择经手人的时候，部门会相应的显示。8.金额范围：如100001000000。9.查询日期：鼠标移动到文本框中，即可选择日期，或直接输入日期。10. 单据号：直接输入即可。2)功能操作1.查询：点击此按钮即可查询到当前信息。2.重置：需要重新输入当前查询的信息，点击此按钮即可。3.导出 excel ：点击此按钮，即可单据数据以excel 的方式导出。4.导出 pdf：点击此按钮，即可将单据数据以pdf

17、 的形式导出。5.打印：点击此按钮，即可将单据数据进行打印。4.3商品采购结算点击【商品管理】【商品采购管理】【商品采购结算】，显示界面如下所示：1.结算单据表头信息2.处理状态：结算。3.预览：预览此单据。4.单据编号：系统自动为此单据编号。在系统设置系统配置 单据编号中可以设置。5.录单日期：当前销售录入单据的时间。如2010-01-31。6.审批人：系统自动将最后进行审核的操作员填入此字段。- - 7.操作员：系统自动将当前操作员填入此字段。8.结算单据表单信息9.往来单位： 单位名称、 开户行、 账号， 即指有采购来往单位的名称、开户行和账号。10. 发生金额：如10000。11. 金

18、额大写：与发生金额相对应，即发生金额的大写。12. 结算方式：本系统有包含多种。如：现金结算。点击下拉列表框，选择结算方式。*（必填）13. 结算类别：点击下拉列表框，选择结算类别。14. 经办人：双击单元格，选择经办人。*（必填）15. 开户行：如中国银行。16. 账号：如 1231231231231231231。17. 备注：注释。 （可选）18. 结算：录入完毕，点击结算，弹出对话框，点击确定即可。4.4商品零售单点击【商品管理】【商品销售管理】【商品零售单】，显示界面如下所示：1)操作步骤使用商品零售单的时候要先在基本信息职员管理中设置好当前操作员的“收银设- - 置（门店仓库、现金库

19、）”方可操作商品零售单。2)注意：1.选择仓库的时候，必须得设置物资仓库。2.选择现金库的时候，必须得设置好现金库。3.商品条码：即在基本信息商品编码中设置商品的编码，在输入商品的时候就会涉及到商品编码的输入。4.商品价格：在基本信息 商品编码中的零售价对应的栏目里输入零售价，如100 5.商品数量：如顾客购买了10 个苹果，当前苹果的商品编码为000，即商品数量：10，商品编码： 000 。6.点击收款【 f7】或直接按f7 快捷键，即可进入收款页面。如下图所示：1.会员卡号：会员卡号会员管理会员编码中即可对会员卡号进行设置，输入要结账的会员卡号即可。2.销费金额：即会员购买商品的总金额。如

20、会员当前购买的商品总额需要210 元，输入 210 即可3.折扣金额：根据该会员达到某一积分标准，即产生折扣金额。4.实收金额：如300。5.回车确认：点击该按钮即可，并弹出找零窗口，同时打印该票据。- - 4.5商品库存管理商品库存管理功能有利于库存管理人员对商品库存数量、出入库情况、 调拨、 盘点等日常工作进行全面的控制和管理，有效的避免库存积压，从而导致资金运转困难等情况，以达到降低库存、资金流通畅顺。库存管理功能用于管理库存物品数量、库存成本核算金额，同时采购、销售、生产、维修等模板实现无缝衔接，保证了数据的一致性和完整性。4.5.1商品库存盘点点击【商品管理】【商品库存管理】【商品库

21、存盘点】，显示界面如下所示：1.截止库存：点击此按钮，即可开始进行库存盘点。2.取消：点击此按钮，取消库存盘点。3.盘点列表：点击此按钮，显示当前盘点的商品。4.盘点统计：点击此按钮，系统将统计盘点单据中所盘点的商品库存，同时更新盘点表。5.盘点：点击此按钮，还没有盘点的库存数量与实盘数量生成报损、报溢单据。6.盘点统计：盘点录入完毕，点击盘点统计，统计当前盘点数量。7.盘点：点击盘点按钮，系统将根据盘点前与实盘数生成报损、报溢单。8.盘点录入：点击此按钮，进入到盘点录入模板页面，录入盘点的商品及数量等，录入完成击“保存盘点“按钮。4.5.2商品报损商品长期使用出现毁坏、过期等现象，即不能退回

22、给供应商也不能卖，这使商家会将- - 这类商品进行报损， 作为亏损掉的商品。 或者系统里的库存数量比实际盘点出来的数量多了，也找不出那些商品去哪里，这些商品可以用报损单进行报损。点击【商品管理】【商品库存管理】【商品报损】，显示界面如下所示：1.录入商品报损信息（报损仓库、经手人、部门、商品），点击“保存出库”按钮即可。2.调入草稿：打开一张以草稿形式保存的商品报损单据。3.存入草稿：将当前信息以草稿的形式保存，不影响库存。4.保存出库：将当前信息保存到数据中。4.5.3商品报溢点击【商品管理】【商品库存管理】【商品报溢】，显示界面如下所示：1.报溢是指在货品盘点时实物数额大于账面数额的一种记账方式。2.点击按钮，选择报溢仓库，经手人；双击名称单元格，选择报溢商品，录入数量及单价，点击“保存入库”按钮即可。- - 4.5.4商品损溢查询点击【商品管理】【商品库存管理】【商品报溢】，显示界面如下所示：商品损溢查询用于查询损溢单据。录入一项或多项查询条件，点击“查询”即可显示查询结果。4.5.5商品销售调价点击【商品管理】【商品库存管理】【商品销售调价】，显示界面如下所示：1.点击按钮，选择经手人、部门（系统在录入经手人之后自动录入）；双击名称单元格，选择需要调价的商品，点击下拉列表，选择调价的类型，并录入调价前后的价格，点击保存即可。4.5.