浅谈高校院(系)行政秘书角色定位及素质要求

1、浅谈高校院（系）行政秘书角色定位及素质要求摘要：行政祕书是院（系）行政工作的主要承担者，既是 领导的助手和参谋，也是办公室的协调和督查人员，同时还 是院系师生的服务员。合理的角色定位是做好行政祕书工作 的关键，过硬的业务素质是做好行政秘书工作的保障。为积 极适应学校发展的需要，更好地服务院系行政管理层与广大 师生员工，髙校行政秘书必须把握好自己的角色定位，不断 提高自身的专业能力及业务素质。关键词：高校；行政秘书；角色定位；素质要求中图分类号:g647文献标志码：a文章编号:1674-9324（2012） 12-0026-02高校院（系）行政祕书既是校级职能部门与院系之间的 桥梁，又是联系院领

2、导和广大师生的枢纽，该职务在学院的 发展建设中起着重要的作用。行政祕书在保证学院日常工作 的正常运转、部门内部及部门之间的工作协调合作、学院整 体合力的发挥中起着不可或缺的作用。随着高校管理不断走 向成熟，对行政祕书的工作提出了更高的要求。行政祕书必 须在充分了解自己角色定位的基础之上，不断提高自身修养 以达到相关的素质要求，才能服务好教学和科研，服务好教 师与学生，实现自己的岗位价值。一、高校院（系）行政秘书的角色定位高校行政秘书是高校日常行政事务的主要承担者，在院 （系）所扮演的角色既是领导的参谋，又是领导的助手，更 是领导和教职工的桥梁和纽带。本文从服务性、创造性、时 效性和机密性这四个

3、方面来阐述行政秘书的角色定位。1服务性。行政秘书是秘书职业的一个分支，因此，服 务性是行政秘书工作的主旋律，作为行政秘书，首先必须明 确该岗位的服务性地位，培养为领导服务、为教师服务、为 学生服务的意识，才能用心服务大家，最终体现这一职业的 特殊魅力，让人觉得这一工作的伟大、神圣与受人尊敬。2创造性。创造是时代的要求，也是工作可持续发展的 要求。在传统的观念中，秘书工作是领导思想的体现与补充, 这点当然是不容置疑的，但为此并不能忽略秘书工作的主动 性、开拓性、创造性。随着办公自动化的日益普及，祕书工 作的智商性服务将成为秘书职业的主要内涵。所以在做好本 职工作的基础上要不断探索管理的新途径、新

4、方法、新手段, 促进管理工作的信息化、现代化；在工作中要以新视觉来观 察问题，以新理念来思考问题，以新方法来处理问题，只有 这样行动才会有新举措，管理才会有新效果。3时效性。秘书工作像新闻工作一样要追求时效性。所 谓祕书工作的时效性指事件发生（获取信息）与处理（下传 信息）之间的时间差。时间差越短，则时效性越强。4.机密性。秘书工作是领导旨意的具体实施，也直接接触一些机要文件，所以知道秘密的时间最早，掌握的祕密最 多。因此，秘书必须要有保密意识，在任何时候、任何情况 下都不能掉以轻心，做到不该问的不问，不该看的不看，不 该听的不听，不该记的不记，不该说的不说。严格按照制度 和保密守则办事，以免

5、带来一些可预料的后果。二、高校行政秘书的素质要求高校行政秘书要想提高自己的工作能力，适应行政秘书 角色要求，必须不断提高自身的素质修养。高校管理具有学 术性特点，这就要求高校行政秘书除具备祕书专业的相关知 识之外，还需要了解该院系的专业知识，才能更好地在管理 层和教师之间进行良性沟通。1思想政治素质。政治思想素质是行政工作的宗旨，过 硬的政治思想素质是能出色完成各项工作最基本的要求。第 一，行政工作需要政治的方向性明确，在按照学校各项规章 制度办事的同时，也一定要贯彻党的路线、方针和政策。高 等学校的行政祕书思想政治立场必须坚定，懂得国家有关政 策、熟悉学校的工作方针和政策，认真学习领悟相关领

6、导的 讲话精神。第二，学校行政祕书要具备高尚的思想水平以及 精神风貌，事业心和责任心是必不可少的。同时要不断地在 工作中充实自己，完善自己，形成良好的职业道德规范：作 风严谨、乐于奉献、恪守职责、爱岗敬业、提升自身的业务 能力和工作效率、热心为广大师生服务、为人谦虚、平等待 人。2文化和心理素养。要做一个合格的高校行政秘书，科 学文化以及专业知识素质是必备的条件。只有具备了真才实 学，才能适应不断变化的工作和社会需求。行政秘书是高校 院系的办公人员，在掌握与办公室相关的管理知识的同时也 要具备一定的与办公室工作相联系的知识，更要注重在管理 知识方面的积累，特别是针对与高校相关的教学、科研和行

7、政方面管理知识和心理知识的积累。作为行政祕书要积极学 习，丰富网络和信息知识，提升计算机办公和运用网络知识 的能力，这样才能使行政秘书的工作功效卓著。高校学院的 办公室工作对应面广泛，事务繁杂，临时性和突发性的事情 经常发生，多种矛盾容易转移到行政秘书的身上，行政祕书 会承担很大的心理压力。所以，高校行政秘书只有具备健康 良好的心理素质才能轻松应对纷繁复杂的人际关系和繁杂 琐碎的各项工作。第一，要意识到行政秘书工作不是简单的 重复性工作，不是熟练就可以做好的，作为秘书，要树立信 心和积极的心态，这样才能有工作的勇气、激发潜能和毅力, 形成恰当的自我意识和正确的价值判断。第二，要养成对人、 对事

8、、对物的平常心态，在工作中保持热情真诚的心态。最 后，行政秘书要具有坚定的意志，对待工作中的困难要坚定、 坚强，遇事沉着冷静有耐心。3.业务技能素质。文化知识决定着工作的能力，能力技 术是文化知识在实际应用中的具体体现。行政祕书要具备将 自身文化修养转化为实际工作中的能力的素质。主要包含以 下几方面的能力：语言表述能力，协调合作能力，组织管理 技能和办公室业务技能。语言表述能力。为院系的领导起 草各类文书和通知以及与人交流在行政祕书工作中占有很 大一部分的比例。语言表述要做到清晰明了、言简意赅、贴 切自然。同时具备一定的外语交流和沟通能力，更会令行政 秘书的工作得心应手。协调合作能力。行政秘书

9、工作接触 到的部门广泛，与各方面沟通和合作是工作中不可或缺的。 院系内部，要协调与领导和广大师生员工的关系，并要与其 他办公室成员合作完成部分工作；要协调和上级职能部门、 其他院校、合作单位等的关系。行政秘书要熟知社交礼仪， 这样才能在协调和合作过程中，营造出和睦融洽的工作氛 围。组织管理能力。行政祕书要能够独立地完成自己所分 管的一个方面的工作。秘书工作人员要肩负责任，能妥善处 理职责范围内的工作和任务，遇到紧急情况和突发事件，能 沉着应对并及时寻求出解决问题的方法。行政秘书要培养创 新思维，不断发现实际工作中的新问题，用创新思维提供解 决问题的方案。高校院（系）行政秘书的主要工作是：协助领导处理政 务和日常事务，为领导决策提供参考。行政祕书既是领导的 参谋，又是领导的助手，更是领导和教职工的桥梁和纽带。 合理的角色定位是做好行政祕书工作的关键，过硬的业务素 质是做好行政秘书工作的保障。高校行政祕书必须把握好自 己的角色定位，不断提高自身业务素质，才能适应校发展的 需要，更好地为广大师生员工提供服务。参考文献：1 周新秋如何做好高