机构改革后党校档案融合管理实践研究

1、    机构改革后党校档案融合管理实践研究    刘昆 聂晨摘要：本文针对山东省委党校（山东行政学院）三校合并的档案工作实践，从组织机构与制度建设，实体管理与安全，档案资源与信息化建设，学籍档案管理等层面，研究了党校档案工作融合创新，一体化管理的各项举措，揭示了规范档案工作的重要意义。关键词：机构改革;党校档案;档案融合;规范化;档案创新省委党校是省委直接领导下培养党员领导干部和理论干部的学校，是服务地方政府经济社会发展的重要智库。2019年，根据关于山东省省级机构改革的实施意见，山东省委党校、山东行政学院、山东省委省直机关党校三校职责整合，组建起新的山

2、东省委党校（山东行政学院）。伴随着三定方案的落地，三校合并后如何实现档案的创新管理，有机融合，集中统一，信息共享，成为山东省委党校（山东行政学院）档案管理人员的重要课题。机构改革前，三校各有独立的档案工作管理体系，配备与本单位档案工作相适应的专兼职档案人员。室藏档案涵盖文书、学籍、科技、专门、照片、声像、实物档案等。有序的档案体系与齐全的档案门类，为三校合并后的档案科学化管理奠定良好的基础。同时，三校档案存量较大，分散管理，年代久远，分类方案不一等实际情况，也给三校合并后档案管理工作带来很大挑战。一、三校合并后党校（行政学院）档案管理面临的主要问题1、档案库房设置与档案实体集中统一管理的问题。

3、根据山东省档案工作科学化管理规范要求，“档案库房达到防火、防水、防潮、防虫鼠、防光、防尘、防盗、防有害气体、防磁要求，库房内温湿度控制符合国家规定。”合并之前，三校各有其独立档案室，管理多处档案库房，但大多达不到“九防”要求。分散存放的状态无法保障库房环境安全以及档案统一管理，档案暴露在不符合要求的环境中，可能因潮湿、虫鼠、光照、霉变等因素遭到破坏。落实符合标准要求的库房，配备足量的档案装具，控制档案转运过程中的秩序与安全，将各门类档案集中到统一场所管理，都成为三校档案合并工作成败的关键因素。2、三校合并后档案全宗融合与调整的问题。根据山东省档案馆历史全宗设置方案，三校档案分属三个不同全宗，案

4、卷与归档文件的目录号与水流号设置互不干擾。三校合并后，面临着历史档案与新生档案的融合管理的问题，尤其是归档范围、档案分类方案及保管期限表设置，原有的方案已不能适用目前的管理要求。3、软件信息系统与电子档案数据共享与管理的问题。三校各有其电子档案数据，保存于各自独立的软件系统中。因管理规范与标准存在差异，数据格式与结构各不相同，将这三部分数据整合到统一系统平台，实现管理模式与数据结构的再造与重建，也是本次档案整合工作必须直面的重要问题。4、历史档案移交进馆的问题。根据山东省机构改革涉及部门和单位档案处置工作方案，撤并单位档案须按进馆标准移交档案实体与电子文件。因年代久远，三校历史档案管理现状与最

5、新进馆标准存在较大差异，须进行必要的规范化调整修订。二、三校合并后档案管理融合创新，一体化管理实践举措1、加强组织领导，推进档案制度建设。首先针对合并后档案工作面临的具体问题，校（院）领导加强组织领导，建立档案工作岗位责任制，重新修订档案工作管理体制和管理网络。同时，把档案工作纳入工作考核检查的内容，制定并印发中共山东省委党校（山东行政学院）档案工作管理办法，修订并完善机关文件材料归档范围和保管期限等十七项制度与办法。通过完善组织机构，创新制度建设，建立起档案工作的基础保障，为三校档案搬迁运送，融合整理、开放利用相关工作铺平道路。2、加强档案实体管理，保障档案实体安全。根据“集中统一管理全部档

6、案，维护档案的完整与安全，便于各项工作利用”的原则，将机构改革后党校（行政学院）形成的各类文书、教学、会计、基建等各种门类和载体的档案、资料全部集中由档案室统一管理，对档案实体运输、整理、数字化加工、保管和利用状况建立动态监管。选择有资质的档案中介机构，指定专人统计档案搬迁过程中档案种类与数量，保障档案整理合并期间不出现任何档案遗失损毁以及泄密事件。3、注重档案资源建设，提升档案信息化水平加强档案信息化建设，按照“存量数字化，增量电子化”的工作思路，采取政府购买服务的方式，大力推进数字档案室建设。充分利用三校合并的窗口时期，分头进行，同步展开，共完成各门类档案扫描数百万页。采取深度开发定制的办

7、法，在档案信息平台上开辟三个虚拟全宗，分别管理三校合并之前的历史档案。同时开发可供智慧校园平台调用的接口模块组件，与智慧校园系统的用户管理集成，实现后续档案业务的全流程管理和档案查询、统计与汇总。通过数字档案与智慧校园的有机结合，拓展档案利用的方式和渠道，强化档案管理能力，提升档案信息化水平。4、紧抓重点难点，推动学籍档案管理创新学籍档案是学员在党校学习过程中产生的具有保存利用参考价值的原始记录。学籍档案不但反应学员个人在党校学习实践的轨迹，也是衡量党校教学质量与管理水平的重要标志。我们在三校档案融合的同时，结合三校干部学籍档案实际情况，从整理、分类、排序、编目、扫描等环节，进行了深入的探索与

8、研究，创新学籍档案管理办法，使具有管理权限的部门能够实现多种层次的信息汇总、数据共享和关联，在最短时间内查到所需档案资料。1三、规范并创新三校合并后档案管理与应用的重要意义1、提高校（院）各门类档案管理及利用水平。规范档案管理工作将优化档案资源建设、提升档案信息化建设水平、强化档案服务利用，保障各门类档案材料收集规范、真实有效、齐全完整、应归尽归。2、有利于实现档案数据共享，为社会提供准确、方便、快捷服务。三校档案融合管理之后，将建设标准格式统一的档案数据库，通过集中管理，规范档案的基础建设，实现信息共建共享，为全校（院）范围内档案编研、链接、检索等业务实施提供技术支撑。3、为建设党校智慧校园提供档案资源支撑。增强智慧校园教学、科研、管理决策提供智能化信息服务的能力。促进服务流程再造与系统重构，实现信息技术与教学科研的深度融合，提高教育教学质量和管理决策水平。24、为创新未来的档案大数据利用提供信息保障，拓展校（院）档案信息资源利用的深度与广度。结论：随着机构改革工作的逐步落实，各级党校都面临着档案工作调整的问题，希望我们在山东省委党校（山东行政学院）档案整合过程中的实践和研究，为省内外党校档案融合工作提供有益的