浅谈从传统纸质归档到电子归档的研究

1、    浅谈从传统纸质归档到电子归档的研究    刘柳摘 要：互联网时代背景下，我国各事业单位已基本实现无纸化办公，采用电子文件来进行存档。那么，如何协调纸质归档与电子归档关系，如何有效管理电子档案，将是各事业单位需要解决的问题。基于此，本文针对传统纸质归档到电子归档的变化展开了进一步研究。关键词：纸质归档 电子归档 归档管理前言：传统纸质归档方式存放时间一般较长，而电子归档具有占用空间小、便于传播，而且使用时间久等优势，很多人认为纸质归档似乎没有存在必要。但是，无纸化办公过程中会产生数量巨大的电子文件，对档案管理工作提出更高要求。因此，对于传统纸质归档

2、与电子归档的研究具有现实意义。一、传统纸质归档与电子归档的区别（一）管理方式存在差异事业单位在进行纸质文件归档时，首先由文书处理部门对已处理完毕的文件进行处理，将其中具有价值的文件按照一定分类进行收集，并移交给档案部门。通常档案部门会每年归档整理一次。在进行电子归档过程中，借助计算机可以实现任意角度的分类，无需经过分类和组卷过程。电子档案的接收过程较为复杂，通常需要向档案部门移交光盘、软盘或是磁带，还可以通过档案部门规定的网络地址，实现网络的归档与提交。要求档案部门配备专门的格式转换设备便于对不同格式电子文件的识读与归档。借助计算机自动化系统，可以根据需要对文件进行分类、组合，构建数据库。（二

3、）档案的载体不同传统纸质归档所采用的载体为实体，就是将相关数据记录在纸质文件上，然后进行存档，稳定性较好。而且纸质文件文字带有个人字迹特征，在书写墨迹上因时间不同还会有新旧差别，因此很难被改造或是伪造。电子归档是将文件内的相关数据直接输入电脑中，存储到磁盘、光盘上，方便携带。借助计算机能够实现多种形式的信息处理与分析，根据使用者的需求对信息进行打印、复制、分类、统计等操作1。（三）数据保存安全性不同纸质文件实现了存储载体与数据的融合，因此只需将纸质保存完好，不被损坏就能保持数据的安全。纸质文件对于保存环境有一定要求，如环境应保持干燥和适宜温度。电子文件的存储载体与数据是相互分离的，因而文件内数

4、据信息极易被修改或盗取，严重的还会面临被销毁的威胁。此外，如果出现计算机病毒，还会使电子文件受到影响。（四）文档保存寿命不同通常情况下，纸质文件的保存寿命长，如果将高温、化学反应等外界因素排除，纸质文件甚至能够保存上千年。而电子文件由于储存在光盘或是磁盘上，一旦文档受到磁场影响，将会导致退磁、消磁的发生，进而造成文件丢失。由于电子文件易于保存和传播，可以通过备份来防止文件发生丢失情况。二、传统纸质归档与电子归档的有效融合（一）做好纸质归档向电子归档的转换工作当前，对于具有法律效力及凭证作用的文件依旧采用纸质归档方式。因计算机与信息技术还存在不足之处，电子文件极易被修改。因此，具有重要价值的电子

5、文件也应转化为纸质文件进行存档，提高数据的安全性。基于此，应实现纸质归档与电子归档双向并行。也就是说，针对同一归档内容采用纸介质与磁盘、光盘等介质分别归档的方式，强化文件的安全系数。档案部门应在电子文件的目录处备注相应的纸质文件的档号和存储位置，反之亦然。（二）对归档电子文件进行技术处理、电子归档已经成为各事业单位普遍使用的一种办公形式，要求档案管理人员参与到文件工作的各领域，对电子文件的接受、处理及保存工作进行有效指导。全面了解信息组合的过程，从而确保电子文件所存储的原始信息的真实性。例如通过技术处理将已经归档电子文件属性改为“只读”，这样就不会被随意更改，有效提升电子文件的可靠性和真实性。

6、（三）仔细鉴别所要归档的文件随着事业单位办公领域自动化的进一步应用，产生了大量形式多样的纸质文件、电子文件。要求档案管理人员在归档前必须做到认真鉴别，否则将相同的归档文件采用多种形式进行归档，不仅增加档案管理人员的工作量，还会增加一定的管理成本。对于电子文件的鉴别与纸质文件鉴定标准相同，需要对文件的保存价值进行准确的预测和判断。在进行电子文件归档时，档案部门应协助文件形成部门，针对文件的内容、价值进行鉴别，在此基础上检查内容和载体，作出最后的取舍。明确硬件、软件环境，根据电子文件价值来设定具体的保管期限2。（四）合理采用纸质档案管理标准由于传统纸质归档方式历经了漫长的发展时期，已经具备完整的管

7、理标准。但是在进行电子归档与管理的过程中，很多管理标准并不适用。因此应充分考虑电子归档的特殊性，合理采用纸质档案管理中适用于电子归档的管理标准，避免具有长期保存价值的电子文件在归档过程中出现损坏。此外，还应积极借鉴当前国际上的标准及外国先进的档案管理经验，从而制定出符合我国实际情况电子档案管理标准，适应时代发展需求。总结：从传统纸质归档到电子归档的變化，是时代发展进步的表现。但两种归档方式各具优势，应在广泛应用电子归档方式的同时，与纸质归档互相结合，确保文件的安全性。进一步加强对电子归档方式的研究，使其更加科学化、规范化。参考文献：1 赖秀琴.刍议企业电子文件的归档方式及实现条件j.办公自动化，2018，23（08）：60-62.2 刘伟珍.档案归档管理和利用方式之研究j.城建档案，2017（08）：63-64.西部论丛2018年10期西部论丛的