小区物业档案的建立与管理制度

1、档案的建立与管理档案是指一个单位在各项活动中形成的，具有保存价值的各种文字、图表、声像、实物、计算机软件等不同形状和载体材料，及真实反映历史记录的全部资料的总和。档案载体， 指档案除了基本的纸张外， 还包括照片录像和录像磁带，反映各种图文数据的磁盘、光盘以及金属、塑料等各种材料制成的模型和记载荣誉内容的奖品等以备日后查考的实物。类目是档案分类的基本单位，是构成档案分类的主要成分， 用以表示某一类档案的概念。类号是类目的标识符号， 用以表示类目在分类体系中的位置和排列的顺序。21.1 管理要求管理处档案是本管理处、公司及业主的宝贵财富，应全部归档，任何人和部门不应私自保存和对外交流。管理处档案工

2、作纳入经济责任制的考核范围， 纳入管理人员职责范围之中， 以保证档案材料的完整、准确、系统安全和开发利用。21.2 档案的收集与归档归档范围：凡管理处在前期接管、经营活动、设备购置、设备维修、保养、财务管理、教育培训、人事工作等其他工作中形成各种文字、声像证书、荣誉奖品、图表、实物、模型等材料归属归档范围 （详见本节物业管理档案分类编号 ） 。各部门按照归档范围， 将本部门形成的档案， 按照文书处理和归档要求进行部门预立卷后， 交管理处兼职档案员。 在开展各项业务活动前及活动进行过程中形成的科技文件材料（含照片、录音、录像和计算机磁盘） 由活动负责人或其委托人负责积累整理归档。有关人员应做好文

3、件材料的形成、积累、收集、整理、对已归档的档案补充、完善，做到帐物相符及档案完整、准确、系统。21.3 档案分类编制类目设置： 根据物业管理单位所形成物业管理档案特点，初设八个一级类目（详见本节物业管理档案分类编号）31 个二级类目。类目设置方法：物业管理类、经营管理类二级类目按年代、问题设置；产业按接管类二级类目按建设项目和专业性质设置；户主入户类二级类目按房屋室号设置，按一户一卷独立成卷；设备仪器类二级类目按设备种类设置（包括智能化系统设备） ；维护、维修类二级类目按维护、维修类别、年度设置；声像类二级类目按载体和年度设置；会计类二级类目按文件形成的性质设置。标识符号本“方案”采用阿拉伯数

4、字编号制。上位类目和下位类目代码之间用“. ”隔开，案卷号与上位类目之间用“”隔开。物业管理档案编号结构：x . xx . xxxx xxx 案卷流水号年度号二级类目代号一级类目代号21.4 归档要求归档的文件材料应完整、 正确、系统能真实反映管理处各项活动和历史过程。必须按照档案要求进行部门预立卷，写好目录。为了便于装订应使用十六开型纸 260mm 184mm （长宽）或 a4纸 297mm 210mm （长宽）并使用钢笔或毛笔， 钢笔用碳素蓝黑墨水为宜，不得使用圆珠笔和铅笔。凡收到的传真件，为防止褪色应及时复印，原件和复印件一起归档。21.5 档案整理与保管档案的整理就是把处于相对凌乱状态

5、的档案，经过分类组合、 排列和编目，使档案系统起来，便于保管和利用。案卷的制作流程：整理资料粘贴（小于a4 纸的资料需粘贴）盖页次（正面盖在右下角，反面盖在左下角，空白页面不必盖页次）打印卷内目录打印封面粘贴组合封面、底面卷内资料打孔装订填写备考表装盒为了做好档案的保护工作， 有条件的管理处应设立档案库房，无条件的管理处应配备档案柜，并做好防火、防盗工作。按档案柜内的档案排列顺序进行分类， 将档案的有关内容汇编成 档案案卷目录，便于查阅及利用。21.6 档案的跟踪由于物业档案管理具有动态性， 因此凡管理程序各个环节的有关人员都要进行及时性、经常性、完备性的动态注记。当房屋产权发生变更时，管理处

6、应及时为新业主建立“业户档案”，届时对原业户的档案另置保管，保管期限为三年。结合日常管理进行随时动态注记，如管理手册中的各项费用， 设备保养卡上的维修更新记录等。21.7 档案的利用与销毁利用：档案管理人员和借、 查阅者必须认真学习和自觉遵守保密的规定，正确处理保密与利用的关系。业户档案属“保密”档案，如有外来人员需查阅业户档案，必须持有关单位介绍信，经有关领导同意，方可查阅。销毁：凡是归入档案室，且已超过原定的保管期限的档案，由档案保管员提出销毁申请报告， 经归档部门负责人同意， 管理处经理批准，由专人送指定地点自行销毁，决不能把销毁的材料挪作他用或当废纸出售。做好详细的销毁记录，注明销毁日

7、期，并由监销人员签名，装订成册后，归入档案室保存，档案销毁后，及时调整柜架，整理帐目，在原目录上注销。21.8 相关文件物业管理档案分类编号（附表）物业管理档案分类编号一级科目二级科目文件材料归档基本范围保管期限类名类号类名类号行政管理1 行政工作01 重要请示、报告等文件及上级机关的批复、批示、备案；有关工商登记、营业执照的申请、注册登记；管理合同、启用印章的通知、印模。永久各项规章制度； 年度计划总结；重要活动中形成的文件、 电报、电传、电话记录等材料，来信、来访、投诉及时处理结果的材料。长期或短期管理处的请示、报告与公司批复、月度小结、各种荣誉证书、会议记录、公开文件、协作方的合同及协议

8、短期人事工作02 员工录用、聘用、解聘、退职、劳动（劳务合同），员工名册，有关劳动工资、年报长期教育工作03 年度培训计划、 培训实施记录、试卷、持书上岗人员证书复印件，特殊工种持证上岗人员一览表短期质量管理04 质量监标工作计划、总结、文件、手册；质量记录（含业户、工程、保安、保洁、绿化等）短期经营管理类2 经营决策01 物业管理单位经营决策性文件、计划、总结、报告、统计报表、申请、批复、检查报告、上级指示等。长期或短期计划统计02 物业管理单位计划、统计工作中形成的文件材料及上级对计划、统计工作的指示、规定等。长期或短期物资管理03 物业管理单位物资管理规定、制度、采购计划、管理台帐及上级

9、关于物资管理的规定和制度等。长期或短期财务管理04 物业管理单位的资金管理、价格管理、会计管理、财务工作制度、规定及上级关于财务工作的指示和规定等。长期或短期产业接管类3 基本建设竣工档案01 物业管理单位接收的土建打桩、基础结构、水、电、燃气、卫等安装施工文件及工程项目和竣工图等。永久接管验收档案02 物业管理单位在接受建设单位向其移交时形成的文件、项目批准文件、固定资产清单、房屋产权证、设备清单、房屋验收的合格证等。长期户管理类4 商品房门牌号、室号进户单（二手房转让合同、产权证复印件）、管理公约或住宅使用公约、身份证件复印件、住宅情况登记表、入住文件及物品签收单、房屋验收表、装修申请表、

10、装修协议书、装修单位营业执照、装修单位资质证书、平面布置图、装修开工单、装修人员身份证、暂住证复印件、违章处理通知单及处理结果资料、投诉、回访记录、业户大事记永久一级科目二级科目文件材料归档基本范围保管期限类名类号类名类号设备仪器类5 供电设备01 供电设备台帐、图纸、安装、运行记录、管理制度、事故处理情况等。长期或短期电讯设备02 电讯设备台帐、图纸、安装、运行记录、管理制度、事故处理情况等。长期或短期电梯设备03 电梯设备台帐、图纸、测试记录、维护、使用说明书、维修保养合同、运行记录、安全验收报告等。长期或短期供水设备04 供水设备台帐、图纸、维护、使用说明书、维修保养合同、运行记录等。长

11、期或短期空调设备05 空调设备台帐、图纸、维护、使用说明书、维修保养合同、运行清洗水箱资料记录等。长期或短期消防设备06 消防设备台帐、图纸、维护、使用说明书、维修保养合同、运行记录等。长期或短期办公设备07 办公设备台帐、合格证、质保书、使用说明书和记录等。长期或短期机械设备08 机械设备购置申请、批复、合同、协议、装机图、零件图、合格证、质保书、使用说明书、安全操作规程、运行记录等。长期或短期运输设备09 购置合同、合格证书、质保书、使用维修说明书、验车单等。长期或短期智能化系统设备10 智能化系统设备购置合同、合格证、质保书、使用说明书和记录、设备租用文件、系统网络图、信息数据磁盘、光盘备份、监控录像带、水、电、电话、传真等电子收费记录等。长期或短期一级科目二级科目文件材料归档基本范围保管期限类名类号类名类号维护、维修类6 房屋维护维修01 房屋维修任务单、房屋维修合同、申请单、委托书、维修计划、批准文件、质量验收文件、预结算文件、更新改造部位形成的文件和图样等。短期公共设施维修、维护02 公共设施维修申请单、 委托书、维修计划、批准文件、质量验收文件、更改部位形成的文件和图样等。短期设备维护维修设备维修申请单、委托书、维修计划、质量验收文件、更新改造形成的文件、 维修记录等。短期声像类7 照片01 国家及市、区领导视察声像材料、物业管理召开重要会议声