公司物资管理制度

1、公司物资管理制度 公司物资管理制度(三) 1目的 1.1规范选购部直接分管的物资选购、检验、入库、出库及库存管理流程。 1.2加强物资管理程序掌握,明确相关部门及选购人员的责任。 2适用范围 公司一切物资的选购、检验、入库、出库及库存管理。 3职责 3.1本制度由选购部负责编制、完善并实施; 3.2公司物资管理相关环节执行本方法; 3.3相关验收部门负责选购物资的检验验入工作; 3.4财务部、办公室负责监督、检查本方法的实施及对违规行为进行查处和处理。 4物资申报与审批 4.1物资申报 4.1.1常规作业日常用物资,由仓储科依据各部门物资消耗状况对库存数据进行平衡,填写物资申购单;常规作业停止

2、时,各作业单位必需提前通知仓库。 4.1.2特别规用料,由需求单位提出需求并填写物资申购单。 4.2物资审批 4.2.1各单位物资申购单在报送前,必需严格履行审批手续,对无经办人签名无审批手续的物资申购单,选购部门一律不予受理。 4.2.2各单位申报的物资申购单一律由公司总经理审批。 4.3物资申购单的报送与撤消 4.3.1各单位申报物资申购单一式两份,经总经理批准后,一份自留,一份于当日报选购部。 4.3.2物资申购单需撤消时,原申报单位应马上书面通知选购部,并注明撤消原因。 4.3.3原申报单因已定货未能撤消时,选购部应函复原申报单位的撤消通知。 5物资选购的原则 5.1物资选购统一由选购

3、部门选购,非选购人员一律不得私自选购物资,否则仓库不予验收入库,财务不予结算。 5.2选购部严格根据选购计划单组织选购,货比三家,优中选优,做到同种物资比质量、同种质量比价格、同种价格比服务,以确保选购物资的最佳性能价格比。 5.3对首次选购的物资,条件允许的状况下,应尽量争取先试用后付款。价格难以确定的,也应依据同类物资市场行情和以往的经验,确定参考价格。 5.4常用物料以选购订单的形式与供方进行订购,特别规大宗物料采用购销合同方式进行订购。 6物资的选购 6.1属现款结算的物资选购,选购员依据选购计划单预估当日购物所需货款,经总经理签字批准后,到现金出纳员处办理借款手续。 6.2需要依据样

4、品选购的物资,选购员要到仓库拿取样品,并办理登记手续,订完货后把样品返回仓库。 6.3在临沂能购买到的物资在叁天内必需到位,急用的物资当天尽量购回,经多方面了解的确无法订购的,要在计划单上报后的三天内,列出清单报至选购经理解决。 6.4有特别要求或型号不准确的,可要求申报单位派人协助选购。 6.5因供货周期、规格制定不合理或其它不清晰项,选购员要准时与申报单位落实,达成全都后实施选购。 6.6订单确认后按订单流水号存档管理。 6.7当日物资选购完毕后选购员要填报物资选购清单,一式三份,一份上报选购部经理,一份报送仓储科,一份自存备查。 7选购物资的结算 7.1增值税发票开列要求: 7.1.1对

5、供货单位为一般纳税人的,选购的物资一律要求供应增值税专用发票,对初次供应发票的供货单位要求供应“三证”(即营业执照、税务登记证、一般纳税人资格证书),(目的是规范取得专用发票,防止取得虚开发票给公司造成不必要的损失。)并保持发票的完整性、平整,不得涂改、模糊不清,特殊对密码区内及金额、税额、价税合计处不准有压痕或其他杂迹。 7.1.2收款人、复核人、开票人、必需打印齐全或盖私章,开票人和复核人不能是同一个人。 7.1.3发票专用章上的单位名称、税号必需与供货单位及发票上的名称、税号完全全都;公司购货单位的相关名称、税号等相关信息要精确无误。 7.1.4发票专用章要清楚、位置正确,不能盖有现金收

6、讫章。 7.2平凡发票开列要求: 7.2.1取得的平凡发票要正规、合法,所填项目要齐全、大小写必需全都、填票人、收款人要写全称、内容全都、字迹规范、不能涂改。 7.2.2加盖发票专用章或财务专用章,同时盖章要清楚,必需一次性复写不能盖有现金收讫章。 7.2.3发票通过邮寄的,凡是增值税发票的选购员必需要求供应单位以特快专递的 形式邮寄,并在中间夹张纸以免复写。 7.2.4选购员接收到发票后,需妥当保管以免丢失。 7.3物资款结算: 7.3.1现金结算:选购员于选购业务结束后持所购物资的申购单、发票、入库单到财务办理结算,并抽借据。 7.3.2银行存款结算:选购员于选购业务结束后,持所购物资申购

7、单、发票、入库单、供方客户账号到财务部,财务部报经总经理批准后支配付款。 7.3.2所报发票必需符合发票开列要求中的各项规定,否则退回选购经办人员重新开列,造成损失的由选购经办人员担当。 7.3.3办理结算时,如由于选购人员疏忽大意将产品规格、数量开错及其它无法结算时,要准时退回选购经办人,选购员接到发票后无待殊状况外,于24小时内落实完毕后报帐。 8选购物资验收入库 8.1仓库对选购人员购入的日常用物资,一律凭“物资申购单”、“物资选购清单”和随货发票进行验收。凡品名、规格、数量、价格相符的赐予入库,并开具验收入库单。 8.2特别规用物资由仓库通知相关部门人员任“物资申购单”、“物资选购清单

8、”和随货发票进行验收。凡品名、规格、数量、价格相符的赐予入库,并开具验收入库单。 8.3物资检验合格,检验人员填报物资检验报告以明确责任。 8.4对以下几类状况,仓储科不予入库: 8.4.1对选购人员所选购的物资因名称、规格、数量与原申报单内容不符的不予入库。 8.4.2对部分特别物资(数量不确定的)的数量与申报单不相符时,可以验收入库,但因少购影响了作业或多购造成了库存积压时,责任人(选购者)应担当相应的经济责任。 8.4.3选购人员依据所选购的物资填写物资选购清单,物资名称、规格、单价、数量、供应商名称、票据类别等内容必需填写完整、清晰、精确,同时与物资发票必需相符,否则 仓库不予入库。

9、8.4.4对选购人员所选购的物资价格超过市场行情的,由选购部负责查清原因:凡因选购人员不负责任造成选购价格不正常的,由相关选购人赔偿超出的价格差;凡因使用单位急用或特别指定造成选购价格不正常的,须注明原因并由选购部经理签署“属实”意见后,转仓储科验收入库。 9物资贮存保管 9.1仓储物资的贮存条件 9.1.1库房环境要求通风、干燥、清洁、货架排列整齐。 9.1.2仓储保管员应经过系统的业务培训,把握产品标准对贮存的具体要求和必要的消防常识,经试用合格后上岗。 9.2仓储物资保管与存放要求 9.2.1仓储保管人员是物资管理的直接责任人,由其对库存物资出现的数量和质量问题担当经济责任。保管人员更换

10、时,必需办理交接手续。 9.2.2严禁带火种进入仓库,库房要有明显禁烟和防火标志,全部仓储人员是本部门的义务消防员,要把握消防安全学问,正确使用消防器材,搞好消防安全工作,过道要保持畅通,严禁闲杂人员入库。 9.2.3物资验收完毕,入库时要采用适当的搬运工具和正确的搬运方法,防止因振动、磕碰、摔砸等造成损坏。有外包装的确保物资包装完好,以利于贮存。 9.2.4库房应按规定留有必要的走道,如贮存物资较多时,可临时占用一下走道,但必需留有60公分宽的中间走道,以保证能准时、快速出入库。 9.2.5仓储管理要做到“二齐”(摆放齐、库容齐),“三清”(数量清、规格清、标识清),“四防”(防火、防鼠、防

11、潮、防霉变),“五不”(不锈、不潮、不霉、不混、不漏)。 9.2.6全部仓库保管员,都必需每月对库存物资进行一次盘点、核对,以便检查和把握库存物资的数量和质量。 9.2.7坚持先进先出原则,逐步使仓储管理科学化、规范化、标准化。 9.2.8仓储物资原则上不准外借,特别状况须经主管领导审批,办妥手续后方可外借。 9.2.9对于退库物资,凡属供方造成质量问题的,仓储科保管人员要将其严格隔离、单独存放,并通知选购部准时处理。 9.2.10定期或不定期的对物资管理状况进行抽查,查对核实帐帐及帐物相符状况,查明存货长短原因后要准时上报其直接上级部门,依据不同状况进行分别处理。 9.3物资返库 9.3.1

12、质量问题返库的物资由使用人、部门负责人签名注明原因以书面形式反映,否则仓储科不予受理。 9.3.2各单位暂不使用需返库的物资,须对退库物资进行质量鉴定,确定退库物资的原因后,再书面通知仓储科办理入库手续。 9.3.3全部返库物资必需专帐具体记录时间、品名、规格、数量、单位、原因、负责人,并在退回物品上作好标识,以便分清责任,同时将有关部门的批准意见进行存档。 10物资的领用发放 10.1各单位领用常规作业或日常用物资时,都必需专心填写物资领用(更换)审批单,有经办人签名,单位负责人批准后,一式两份,一份自留,一份交仓储科,仓储科予以办理出库手续。 10.2各单位、部门特地申报的物资,物资选购入

13、库后,仓储科应做出标识、单独存放,并准时通知申报单位依据物资申购单存根联办理出库手续。 10.3非直接消耗掉的物品的领用实行以旧换新 10.3.2各单位专心填写物资领用(更换)审批单,由经办人签名,单位负责人审批后连同更换掉的旧配件一同送仓储科,仓储科再予以发放。 10.4领料人到仓储科办理出库手续进行领料时,因有以下几种情形之一,而被仓储科拒办者,责任自负: 10.4.1领料单签字不全或者代批准人签批者。 10.4.2需其他职能部门(如人事部)签批的而缺少该部门签批手续者。 10.4.3所领物料只要不是本单位或部门自身耗用,而是服务与其他单位、部门或项目工程,但领料单没填具该被服务对象,并且

14、没有被服务单位或部门负责人签署意见者。 10.4.4物资领用(更换)审批单中所开列物料没标明其“用途”者。 10.5行政后勤单位因其主管领导出差时,物资领用人应设法联系征得其领导同意后,可在“批准人”栏注明“××部长(经理)出差,已批准”。 11账务处理 11.1入库:各种物资依据物资申购单和物资选购清单验收合格物资入库后,按物资名称、规格、型号、数量、金额,专心填开入库单。并将相关联次交客户、公司财务部。 11.2出库:仓库保管员审核物资领用(更换)审批单符合手续,符合手续的填开出库单,保管员依据出库单内容并专心审核一遍再发货,并将各类物资的出库单于次日早8:00前上报财务部。 11.3退库:发生退库时,专心清点数量,依据退库物资的名称、规格、型号、数量填开退库单。并将各类物资的退库单于次日早8:00前上报财务部。 11.4记账:将当日出、入、退库单和与财务进行核,如有差错务必找出原因。核对无误后,依据物资的分类记录当日所发生的出、入、退库等物资的明细账。 11.5结账:依据工作需要定期结账,并与库存实物进行盘点,做到账实相符。 11.6月报表:月末结出各种物资库存量并与月底盘点数据核对无误后上报财务部及相关部门、单位。 11.7借条:全部外借物资经主管领导同意后,由经办人打借条,注明交还日期,保管员负责按时催收。如未按