后勤物业档案管理作业指导书

1、后勤物业档案管理作业指导书 后勤物业中心物业档案管理作业指导书 1.0目的 保证物业档案管理的科学化和规范化。 2.0适用范围 适用于物业管理中心各类档案的立卷及归档管理。 3.0职责 客户服务部档案管理岗位人员负责档案管理工作并进行质量掌握。 4.0过程和方法 4.1档案管理的分类 4.1.1家属区档案。的(代号0.1) 4.1.2教学区档案。(代号0.2) 4.1.3学生社区档案。(代号0.3). 4.1.4物管中心档案。(代号0.4) 4.1.5总公司档案。(代号0.5) 4.1.6学校文件资料档案。(代号0.6) 4.1.7物管中心内部档案。(代号0.7) 4.1.8客户服务部档案。(

2、代号0.8 4.1.9外来文件档案。(代号0.9) 4.1.10合同协议。(代号1) 4.1.11各个分档案下设二级科目。 4.2档案的收集 4.2.1国家有关的文件资料。 4.2.2行业有关的文件资料。 4.2.3学校有关的文件资料。 4.2.4总公司有关的文件资料。 4.2.5物管中心有关文件资料。 4.2.6物管中心下属各个部门有关文件资料。 4.2.7客户服务部文件资料。 4.2.8各部门设档案资料信息报送员。 4.2.9客户服务部档案管理人员定期每两月收集归档档案资料。 4.2.10各部门办理完毕的文件是档案收集的主要来源。 4.2.11档案管理人员对资料齐全的档案应准时归档,做到时

3、间精确、类别清晰、存放有序、查找便利。 4.2.12重要的文件资料向学校档案室报送。 4.3档案的存档 4.3.1存档时,应当按档案的分类编号,将档案放置在相应的位置。做好档案索引,以便于查找。 4.3.2档案目录格式分为档案的卷内目录格式见卷内目录及档案案卷目录格式见案卷目录。 4.3.3案卷的厚度一般1.5cm-5cm,装订前要拆除金属物,做好文件材料的检查,对破损或裉色的材料要进行修补和复制;装订部位过窄或有字迹的材料要加纸衬边;纸面过大的书写材料要按卷宗大小折叠整齐;字迹难以认清的材料要附上抄件;卷宗标题要标明作者、问题或名称,文字要简练、准确,字迹要端正。 4.4档案的整理 4.4.

4、1归档文件的整理,按分类、装订、排列、编号、装盒、编目的步骤进行。 4.4.2档案文件的整理,以件为单位进行。一般以一份文件为一件;各种报表、名册、图册、书刊等,一册(本)为一件;正本与定稿合为一件;来文与复文合为一件;正件与附件合为一件。 4.5档案的保管 4.5.1档案管理人员了解和把握档案管理的规律,通过经常性的工作,采取特地的技术措施,最大限度地防止和削减档案的损毁,延长档案的寿命,维护档案的物质安全和政治安全。 4.5.2档案的保管应加强重点,照看一般;立足长远,保证当前。 4.5.3档案保管的期限 物管中心及各部门工作记录为二年。 物管中心文件资料为八年。 后勤总公司文件资料为十五

5、年。 学校的文件资料和合同协议为长期。 4.6档案借阅 4.6.1物业档案供客户服务部经理、物管中心主任内部查阅;物管中心下属部门和上级部门因工作原因查阅档案者,应由查阅人填写查阅档案申请表,经客户服务部经理、物管中心主任同意,在查阅档案登记薄签名后,方可查阅档案,查阅资料不得带出档案室。 4.6.2对需要借出档案的,应填写借阅档案申请表,经客户服务部经理、物管中心主任同意,借阅人在借阅档案登记薄签名后,方可借阅档案。档案借出前档案管理人员应清点借出档案的页数,并在借阅档案登记薄注明档案页数。档案借出后借阅人应在规定的期限内返还,档案管理人员对归还档案应专心清点档案页数,对于页数与借出前不符的

6、,要求借出人写出书面原因,经客户服务部经理、物管中心主任批准后再次归档。档案借出又归还的,档案管理人对借出档案材料的齐全性负责。 4.6.3查阅、借阅档案人员应保持档案单独原始状态,档案不得换页、抽页、插页,不得涂改污损。 4.6.4查阅电子档案可依据上述程序进行查询,查询结果仅供工作使用,对查询结果不得未经许可就供应给其他组织和个人,更不得将查询内容私自打印,或以电子文本形式保存。 4.6.5物业档案不得交给本系统以外的单位或个人查阅、借阅,因上级或司法调查要查阅的按相关规定办理。 4.6.6档案损坏或遗失的处理 档案管理人员借阅档案人员将档案损坏或遗失的应尽快采取补救措施,责任人应写出书面

7、说明材料,客户服务部经理签字确认,报物管中心主任审批,在物管中心通报批评,并备案。对连续二次以上发生损坏或遗失行为应启动纠正措施程序。 4.7档案的销毁 4.7.1对已失效的档案,由档案管理员登记造册,经客户服务部经理鉴定,报物管中心主任批准后,按规定销毁。 4.7.2经批准销毁的档案,可单独存放半年,经验证确无保留价值时,再行销毁,以免误毁。 4.7.3销毁文件必需在指定地点进行,并指派专人监销,文件销毁后,监销人应在销毁注册上签字 4.8档案移交 档案管理人员因工作原因调离本岗位的,须将所管理档案的数量状况想接管人员清点交接清晰,办好移交手续。 4.9监督检查 客户服务部经理每年至少组织一次物业档案保管、使用状况检查,如发觉档案资料丢失、损坏等问题应准时汇报,有条件的应马上采取补救措施,对相关责任人要追究相关责任。 5.0支持性文件 中华人民共和国档案法 客户服务部工作职责 客户服务部信息沟通处理