物业公司品质管理制度

1、物业公司品质管理制度1. 综合管理体系文件增 /补发的管理制度根据综合管理体系的要求，为了保证公司体系工作有序的开展，使管理体系文件得到有效的控制，特制定本办法。1.1. 本办法适用范围： 申请新增发文件或原有文件丢失、破损补发的情况1.2. 因工作需要增发文件时，由申领部门填写文件增/ 补发登记表，经部门经理签字，报主管领导审批后，报至公司品质管理部予以增发。1.3. 若文件使用人将文件丢失时， 应重新申请补发， 由申领部门填写文件增 / 补发登记表，经部门经理签字，报主管领导审批后，由公司品质管理部予以补发。1.4. 若文件发生严重破损而影响正常使用时，应将破损文件交回，申请补发新文件。1

2、.5. 任何人未经批准不得擅自复制文件。1.6. 文件使用人应妥善的保管使用文件。2. 综合管理体系文件编写规定2.1. 编写要求1). 综合管理体系文件的所有规定应与公司的其他管理规定相协调，各级体系文件之间也要相互协调。2). 综合管理体系文件编写时力求表达清楚、准确、全面、简单扼要，实现唯一理解，不能针对某一事项有相互矛盾的不同文件同时出现和使用。3). 遵循 现场、现实、现物 的原则编写各类文件。所有文件的规定都应保证在实际工作中能完全做到，一旦发现文件不适用 （合），应立即报拟制部门或人员按规定程序修改。2.2. 文件编写程序和格式1). 文件编写流程图2). 版面：一般采用 a4竖

3、版，便于保管和使用。3). 单行本的编制i. 单行本的内容应参照各中心相应的运作手册编写。ii.单份工作规程一般没有页面，（如需页面，参照1.5.2 3 ）的格式）；单行本应增加一页面、一目录页。4). 页面i. 文件的内页一般按公司统一规定使用纸张，文件的每页均需有该文件的连续页码。ii.品质管理部根据总经理批准的修订意见，将全部受控的原综合管理体系文件统一上收实施文字处理，并填写综合管理体系文件修改状态表。综合管理体系文件的更改与换版均采用换页形式。对于修订引起的增加页采用后缀法标注页码，例如第5 页增为两页，标注为第 51 页和第 52 页；对于减少页， 保持该页格式和页码，并在首行注明

4、此页为空页。5). 章节编号i. 文件章节编写采用阿拉伯数字编排，如0；0.1 ；0.1.1 ；0.1.1.1 依次表示第一章；第一章第一节；第一章第一节第一条。ii.章节以下内容是并列关系时，可采用阿拉伯数字加半括号编排如 a、b、c表示。iii.在 a、b、c 中如仍需分段叙述，则用a、b、c表示。6). 格式要求i. 综合管理体系文件的编写应按品质管理部规定的统一格式。a. 文件中所有文字均按照统一word 模板要求。b. 运作手册中流程图中文字均为宋体5 号字。ii.所有综合管理体系文件中所涉及的表格应按统一规定的字体、字号进行制作。a. 表格标题统一为黑体三号字加黑。b. 表格中的文

5、字为宋体小四号字。c. 表格的受控号应位于表格页角的右下方，为宋体五号字。7). 文件架构和内容i. 综合管理手册： 按选定的标准描述综合管理体系，章节与所依据的综合管理体系标准的要素一一对应，其结构如下：- 目录 - 范围- 管理者代表任命书 - 引用文件- 管理方针批准令 - 术语及缩略语- 综合管理手册发布令 - 综合管理体系要求- 前言ii.程序文件：标题应说明开展活动的内容及其特点，一般由管理对象和业务特性两部分组成。如不合格品的控制程序 ，对象是 不合格品 ，业务特性是 控制程序 ，具体形式可参照下例：1.0 目的：一般简要地说明为什么要开展这项活动（即描述为什么要制定此程序）。2

6、.0 范围：此程序适用于哪些范围的活动，指出开展此项活动所涉及的有关部门、相关人员、产品等，必要时应说明禁止事项。3.0 职责： 规定负责实施该项程序的部门或人员的责任和权限（包括哪个部门协调配合）。4.0 工作程序：按活动开展的顺序一步一步地列出开展此项活动的具体步骤，明确规定5w1h ：why ：要达到什么效果；what：做什么；who ：由谁来执行：when ：在什么时候做；where ：在什么地方做；how ：具体怎样做；应采用的材料、设备、文件等；如何进行控制（检查）：应保留的记录；应注意的例外特殊情况。（必要时辅以流程图）5.0 相关/ 支持性文件：开展此项活动应形成的报告，必须应

7、用的记录、表格等， 可附上表样或只注明其编号和名称。iii.工作规程及部门运作手册：是对程序文件的补充，编写时应坚持实际、有效 的原则，使其具有良好的可操作性，内容上应满足5wih原则，可用不同方式组织，实施 唯一理解 ，表达出：where ：在那里使用这份文件；who ：什么样的人使用该文件；what：此项工作的名称是什么；why ：此项工作的目的是什么；when ：在什么时候做；how ：如何按步骤完成作业。iv. 运作手册总体结构组织结构和人员编制管理范围岗位职责操作规程规章制度 / 管理制度质量记录及表格v. 运作手册中 操作规程 部分应包含目的范围职责操作规程相关文件相关记录2.3.

8、 文件编号规定各部门编写的综合管理体系文件在完成后，由文件管理员按照本规定的要求进行登记、编号，每一份文件只允许有唯一的一个编号。1). 公司与各中心代号xx局物业管理有限公司 -zg - 物业管理中心 -hh 国际金融物业管理中心 -jr dd大厦物业管理中心 -kx ff大厦物业管理中心 -hs 2). 部门名称与部门代号公司内各部门代号从该部门名称中取两个汉语拼音字母来表示：3). 北京公司工程事务部 -bgs财务部-bcw 质量管理部 -bzg 行政与人力资源部 -bxr 发展策划部 -bfz 保洁中心 -bbj 物配中心 -bwp 4). 物管中心物管部 -wg行政人事部 -xr 工

9、程部 -gc 安保部 -ab 2.4. 体系文件编号方法1). 综合管理手册的编号表达形式如下图所示：cmpmc-bj / zh- 版本号（如 a、b）综合管理手册拼音缩写北京招商局物管公司英文缩写2). 程序文件的编号表达形式如下图所示：cx 4. - -要素内程序文件序号版本号（如 a、b）目录号（如 4.1 、4.2 ）程序文件拼音缩写3). 运作手册的编号表达形式如下图所示：yz-/ -部门拼音缩写（如wg 、gc ）各中心拼音缩写 (如 jr、hh) 版本号（如 a、b）运作手册拼音缩写4). 应急防护手册编号表达形式如下图所示：yj-/ 各中心拼音缩写 (如 jr、hh) 版本号（

10、如 a、b）应急防护手册拼音缩写5). 单行本编号原则dx-/ - 序号（必要时使用）部门拼音缩写（如wg 、gc ）（必要时使用）公司/ 各中心拼音缩写 ( 如 jr、hh) 版本号（如 a、b）单行本拼音缩写2.5. 记录表格的编号方法1). 程序文件表格编号方法：cx 4. - -f-修改状态该程序的表格顺序号程序序号目录号程序文件拼音缩写2). 运作手册表格编号方法：yz-/ -f-修改状态表格顺序号部门拼音缩写各中心拼音缩写运作手册拼音缩写3). 应急防护手册表格编号方法：yj-/-f -修改状态表格顺序号各中心拼音缩写应急防护手册拼音缩写2.6. 受控号编号原则1). 文件序号：用

11、阿拉伯数字表示： 1 代表综合管理手册； 2 代表程序文件； 3代表运作手册； 4 代表应急防护手册； 5 代表单行本。2). 公司及各中心序号用阿拉伯数字表示： 1 代表公司； 2 代表金融； 3 代表航华； 4 代表华商； 5 代表凯旋3). 部门序号i. 公司：1 为行政人事部、 2 为品质管理部、 3 为工程事务部、 4为财务部、 5 为发展策划部、 6 为保洁中心、 7 为物配中心。ii.中心：1 为行政人事部、 2 为物业管理部、 3 为工程部、 4 为安保部、 5 为财务部。4). 受控号编写方法如图所示： 0 受控序号部门序号公司/ 中心序号版本号文件序号3.6. 记录表格yz-zg/bzg-f01-01 文件增 /补发登记表cx4.2.3-01-f01-01 文