纸质文件管理规范

1、纸质文件管理规范一、文件的定义：为适应使用资讯系统后所有文件的规范管理，特将文件划分为电子文件和纸质文件。 所谓纸质文件是指本企业各级公司、人员在对内外信息传递与沟通过程中所使用书面文字形式表达的各种文书、函件等。本文中所指的文件管理均为纸质文件的管理二、文件管理的范围：文件管理的范围包括绿色家园集团内各级公司在经营管理活动中，一切外部传入的政策性文件、报告、通知、决定、合同、协议，以及一切内部的传真、决定、纪要、通知、备忘录、请示、批复、报告及其各类专业图纸、 资料、合同、财务帐册、现场记录、营销协议、合同、以文字形式进行业务活动过程运作记录；有关企业登记、批准证书、合资合同、章程、验资证明

2、等与企业建立、发展有关的一切文字性材料等。三、文件管理的原则：按业务类别健全发文稿和收文管理规范，划分对外文件和内部文件两个主线，建立文件的拟稿、会稿、核稿、签发、编号、传送、接收、分类、分级、传阅、处理、复函、建档、保管的完整程序。 以“准确、及时、有序、安全、规范”为基础，严格执行集团内部对各类文件“保密级”、“处理时效级”的规定。四、文件管理的责任分工：1、企业的每一个员工都有文件管理的责任和义务，各级公司、部门的最高行政首长负责管理本单位内文件管理工作，具体运作的直接责任人是各级公司的行政主管或部门中的秘书（文员、资料员），以及按分工负责保管文件的员工。2、工程部的各类档案文件和工程资

3、料档案，由工程部高级经理负责管理，具体运作的直接责任者为工程部秘书或工程部高级经理指定的专人， 在项目工程全部竣工验收并完成结算后，全部档案移交给地区行政工作员工； 地区总经理负责管理本职范围内的各项文件，具体运作的直接责任人为地区总经理秘书；集团总部的行政负责人和各部门总监负责管理本职范围内的各项文件，具体运作的直接责任人为各相关的秘书或指定人员。五、文件保密原则：企业的各类文件均属内部机密档案，任何人不准截留、 泄露和私自外带，违者视情节予以警告、经济处罚、除名直至追究法律责任。六、文件载体及文件处理设备的管理要点： 1、各类文稿纸、信封、传真用纸的管理要点：1.1 文件载体首先表现为文稿

4、纸、传真用纸、复印纸、信封、信函等。各级公司正式发文用的各类文件载体，要求按沿海企业vi 手册的标准格式进行制作。1.2 各项目公司需印制信封、信函、文稿纸等时，应执行企业的vi 手册规定。文稿纸印制时一般应在纸的左边留出1.5 厘米的空边，以便归档时装订。1.3 各级公司的传真件稿头式样，须按vi 手册中的标准格式制。 2、文件设备的管理要点：2.1 文件设备主要有电脑、打印机、传真机、复印机。对这些设备必须规范化管理。 各级公司行政工作员工必须对这些设备制定操作规范，作为企业内部管理制度之一并报集团人力总监备案。2.2 电脑是书写文件的主要工具，每台电脑均应指定专人管理，并装上密码，严防文

5、件的泄密。2.3 打印机、传真机和复印机必须由专人管理，管理责任人应注意该等设备的维护保养，及时排除故障，确保设备的正常执行。 3、传真件的管理要点：为加强保密工作， 每个公司只能指定一人收发传真件，收发件责任人应建立收文、发文记录本对每一份收（发）传真件进行登记，记录发（收）文单位（姓名） 、内容简要、收（发）时间、收（发）结果。 4、电脑打印件的管理要点：对用于处理公司财务资料、 营销资料的电脑，必须做到专职专机。非专机人员未经批准不允许使用。同时，对涉及公司机密的文件应进行加密处理；打印件一经形成，其草稿和修改稿要求立即销毁，不得将打印稿件随意放置在与该文件无关之人员的位置上，计算机设备

6、保管使用者应注意存贮资料， 以防计算机病毒或设备的突发故障造成文件、档案资料的损失。 5、复印件的管理要点：文件的复印应由专人负责，并按需要整理好复印件转发相关人员。复印的废件、余件必须立即销毁，不得随意留放在复印机周围或其他与复印件无关之人员手中。 6、邮件的管理要点：各级公司应指定专人负责邮件的收发，接收、分发、传递要有登记管理。未经许可任何人不得私自接收和截留公司邮件。七、文件的分类、分级管理： 1、文件的分类管理：1.1 公司的文件按其流向可分两大类：一类为外部文件，另一类为内部文件。 外部文件是指来自家园集团以外的企业，社会机构与团体所发来的文件和由家园集团各级公司向家园集团以外的企

7、业、社会机构所发的文件， 包括公司向政府各类报批件及政府的批准、登记文件；内部文件是指在家园集团内流通的文件。1.2 公司的文件按其业务性质，可分为以下几类文件：1.2.1 综合类文件：是指有关公司综合性的，或包含二个以上职能管理口及二个以上业务部门内容交叉的文件（代码为m ） ；1.2.2 行政类文件（代码为a） ；1.2.3 财务类文件（代码为f） ；1.2.4 物业管理类文件（代码为r） ；1.2.5 经营（商场、酒店）类文件（代码为o ） ；1.2.6 工程类文件（代码为e） ；1.2.7 人事类文件（代码为p） ；1.2.8 租售类文件（代码为s） ；1.2.9 投资类文件（代码为i

8、）; 1.2.10 资讯类文件（代码为t） 。1.2.11 设计类文件（代码为d）1.2.12 成本类文件（代码为c） 2、文件的分级管理：2.1 文件的保密级：公司的文件密级分为四个等级，即普通级、秘密级、机密级、绝密级，分别用 14 个*（星点）表示。2.1.1普通级文件：又称一星级和符号*表示，指一般的信息沟通和往来的不直接涉及公司秘密的文件；2.1.2 秘密级文件：又称二星级文件，用符号* 表示，指涉及公司秘密，仅限于本部门及相关部门与人员掌握的文件，公司内部各种财务文件、人事档案、营销报告、社会关系网等等，均属秘密级或以上级文件；2.1.3机密级文件：又称三星级用符号* 表示，指涉及

9、公司秘密，仅限于相关人员掌握的文件，公司的各类财务报表、人事级别、工资、投资策划报告等等，均属机密级文件；2.1.4 绝密级文件：又称四星级文件，用符号* 表示，指涉及公司最高机密， 仅限于高级职员及相关人员掌握的文件，公司的资金状况、现金流量、利润状况、有关投资策略、分配原则、客户名单、股东构成等等均属绝密级文件。2.2 文件的时效级：文件的时效级按轻重缓急分别为普通件、急件、加急件。在文件编号中依次用大写字母x、y、z表示。2.2.1 普通件，代号为 x，指对时效没有具体要求的文件；2.2.2急件，代号为 y，指要求在收到文件后（传真件以传真件所显示的时间为准，节假日顺延；邮递件以签收时间

10、为准）16 个工作小时内必须回复的文件。 收件人因故不在收件公司时，其秘书应及时将该急件传递收件人或提交本公司其他授权处置人处理，处理后的意见应及时告知收件人。 若上级收件人认为需要集体研究而无法按时给处理意见的，亦应在规定时效内复函表明此文待后处理；2.2.3加急件，代号为z，指要求在收到文件后（标准同上） ，3个工作小时内必须回复的文件。 若收件人因故不在收件公司而又无法及时通知上的，其秘书应立即将该加急件提交本公司授权处置人处理，处理后的意见应及时告知收件人。若上级收件人认为需要集体研究而无法按时给处理意见的， 亦应在规定时效内复函表明此文待后处理。八、文件编号的规定：分别针对“内部收发

11、文” 、 “外部收文”、 “外部发文”设置不同的文档编号。a、 “内部发文”的编号原则地区/ 行政编制（全称） +业务类型（简称） +流水号地区/ 行政编制（全称）总裁办、管理总部深圳、福州、厦门、上海、武汉、万商、北京、天津、鞍山、沈阳、江西、海艺、西安、兰州；美佳（总）、美佳（深）、美佳（福）、美佳（厦）业务类型集团的业务类型根据流程可分为：投资、设计、工程、行销、物业、人力资本、行政、财务、成本、品牌等10 种类型。流水号在“地区 / 行政编制 +业务类型年号”层次上，累加生成；例如：1、总裁办投资xx 年020 表示“集团在 xx 年所发关于投资的第20 号内部文件”；2、管理总部行政

12、 xx年026 表示“管理总部在xx 年所发关于行政的第26号内部文件”；3、深圳 成本 xx年018 表示“深圳地区在xx 年所发关于成本的第18号内部文件”；b、 “内部收文”的编号原则为简单、一致性考虑， “内部收文”不再设文件编号，收文单位采取和发文相同的编号。c、 “外部发文”的编号原则地区编制（全称） +外部收文机构（代号） + 发字 +流水号地区编制（全称）同上外部收文机构代号采取四类择一：政：政府客：消费者资：金融合：合作伙伴流水号在“年号系统流水号”层次上，累加生成。例如：深圳- 外-政 发字xx年10 表示深圳地区在xx 年所发的第 10 号外部文件，发往政府相关部门；d、

13、 “外部收文”的编号原则地区编制（全称） +外部来文机构（代号） + 收字 +流水号地区编制（全称）同上外部来文机构代号采取四类择一：政：政府客：消费者资：金融合：合作伙伴流水号在“年号系统流水号”层次上，累加生成。例如：深圳- 外-融 收字xx年18 表示深圳地区在xx 年所收的第 18 号外部文件，来自金融部门；九、文件流通的操作规范： 1、拟稿及行文规范1.1 上报的请示、申请、建议、基础意见等文件的拟稿，要写明收件部门、 收件人姓名及职务， 文件内容涉及多个业务职能而又需数个上级会签批示意见的， 分别写明数个收件人的姓名职务；该等上报件的落款要写明上报人所在的公司、部门及姓名。 不允许

14、出现没有收件部门、收件人姓名和上报人姓名的上报文件。1.2 下达的批复、回复、指令、决定等文件的拟稿，也要写明发件人姓名、职务（或单位、部门）及收件人所在之公司部门及姓名。1.3 拟稿时除了收件人外，若该文内容需要告知收件人以外的或与文件内容相关的被送达人员，应在文件左下方列明。 若被送达人是发文人的上级，必须用“报送”字样，并写明被送达人的姓名职务；若是发文人的同级，则用“抄送”字样，也写明被送达人的姓名、职务；若被送达人是发文人的下级，用“发送”字样，既可写明被送达人之姓名、职务，也可仅写明被送达之单位和部门。1.4 除会签意见可在上报件上直接批复以及其他特殊情况外，其他批复意见文件一般应

15、打字成文并编上文件号后方可发送。 2、核稿：各机构发文的核稿由签名发稿人核稿，核稿无误后，方可签名发文。 3、会稿：无论是上报件或下达件， 若该件所涉内容需要由数人共同签署意见的，以会稿方式解决。 各会稿人应在该文件上各自签上意见或另以打印意见稿附上。 若该件内容较为复杂， 会稿人在签署意见前还应该事先予以沟通， 统一认识。上级发稿人可参考下级会稿人意见处理文件内容，下级发稿人必须按上级会稿人意见办理。 4、签发：4.1 所有文件必须要有发稿人的亲笔签名后方得发出。没有亲笔签名的文件一律无效，收件人可不予处理。4.2 地区各部门发出的任何文件，由该部高级经理亲笔签发；地区公司发出的任何文件，

16、由地区总经理亲笔签发， 签发署名的位置在该文件的最后落款签名人的下方，否则一律无效。4.3 集团总部发出的单项业务职能的文件，由总裁/执行总裁 / 总部各部总监签发，若发出的文件涉及二个以上单项业务的综合性文件，由涉及单项业务职能部门联合签发。 5、文件的发送：5.1 文件在打印并经签发人亲笔签名后交专职文秘人员发送，发送人在发送前应对文件的发出单位、签发人、文件编号、内容摘要、发送时间、收件地点及收件人姓名在专门的文件登记簿上按序登记，然后方可发送。5.2 密级在 3 星（含 3 星）以上的文件，应发给收件人本人，发送人可采取当面交件给收件人或电告收件人候在传真机旁接传真件的方法发件。5.3

17、 效级为 z级的文件，发送人在登记后应立即发送，发送后应立即确认收件人是否收到文件，没有收到应立即补发。 因发送人工作懈怠而未将加急件在当天之内发到收件人手中的，追究该发送人责任。5.4 收件人在二人以上且不在同一地办公的（如会议纪要的与会人等） ，发送人应按收件人在不同的地点分别发送，并在文件第一页上方的空白处用笔写明“烦转交xx 、xxx收” ，不能因为文件后有被报送、抄送和发送人的名单而省略此程序；收件人与发送人在同室办公的，发送人应将文件拷贝后送达。5.5 文件发送后，发送人应将文件拷贝一份并登记归档。 6、文件的接收：6.1 文件的接收人为收件单位或收件人指定的专职秘书。文件接收人在

18、收到文件后（或传真件、复印件）应先在收件登记簿上登记发文单位、发文人姓名、文件编号、收文时间、收件人姓名等内容，并填空“文件处理单”，然后传送给收件人。6.2 文件接收人在将文件传送给收件人时应先拷贝一份存档，并且在收件登记簿上注明文件处在“在收件人处已备案， 在收件人处审阅，收件人已电话回复”等记录，文件接收人每日应做好前一日接收文件目前所处的状态记录， 并主动与收件人沟通文件的处理情况，特别是要提醒收件人办理z级加急文件的回复。6.3 文件接收人应注意阅读文件后面的报送、抄送和发送名单，并按发件人的要求复印给相关人员，收文人员应在原件背面签名以示签收。7、文件的传阅：注明“传阅”字样的文件

19、，专职文书应将该文件按传阅对象逐一送达被传阅人，被传阅人阅后应签上“已阅”及本人姓名，交还该文书以便转送给下一个被传阅人阅读。8、文件的处理和回复：上级发给下级的文件， 下级必须在文件规定的时间内予以处理答复，若不能在规定时间内处理或完成文件内容的，应在该规定时间前向发文的上级说明不能完成的理由并提出将延迟至何时能够完成；下级上报给上级的文件， 必须在文件规定答复的时间内予以答复，迟至何时能够完成； 下级上报给上级的文件， 必须在文件规定答复的时间内予以答复， 若上级认为须经集体研究方可答复的，也应在规定答复的时间前向下级说明情况，并给定回复的具体时间。 9、行文要求：为提高工作效率， 各级管

20、理人员在发文时， 描述工作要求要具体完整，语言表达要清晰，要求对方完成的时间要明确，切忌发出表述含混不清又无具体时间要求的文件。十、会议纪要文件管理： 1、会议纪要文件的类别确定与定义：1.1 为使会议纪要的文件发挥其指导、部署、检查工作的效能，对会议纪要文件做如下分类：1.1.1 指令性会议纪要文件1.1.2 指导性会议纪要文件1.1.3 备忘性会议纪要文件1.1.4 记录性会议纪要文件1.2 由于会议纪要文件内容可能涉及上述分类的许多方面，因而界定会议纪要的类别应由每次会议的主持人或会议纪要的签发人视情况界定会议纪要的类别。1.3 各类会议纪要文件的功能定义：1.3.1 指令性会议纪要：凡

21、会议纪要中所涉及的内容范围，有包括对一项或多项工作所达成的决定、 决议结果或对某专项工作具体的工作指令、要求的会议纪要均属指令性会议纪要文件范畴。指令性会议纪要中的决定、 决议和对专项工作具体工作指令和要求，均视同正式文件的下达， 并视同对已确定的运作的审批文件。 各地区、各项目公司均须按会议纪要文件的要求进行工作的部署、 推进和检查。 各级主管部门应把会议纪要中部署的工作指令和要求及其决议、决定的实际执行完成情况， 列入例行检查考核和季度检查考核的范围。 1.3.2指导性会议纪要文件：凡会议纪要中不涉及会议的决议、决定和对专项工作的具体安排，仅指出有关工作进行的重点和工作步骤指引或对具体工作的指导性结论，属指导性会议纪要文件。指导性会议纪要中的结论、工作建议和工作指导也视同正式文件的下达。各地区、各项目公司要按照会议纪要中的要求、建议和指导，安排各项有关工作，推进有关工作的进展，各上级主管部门可以要求具体工作部门及时汇报和反馈工作的进展情况。1.3.3 备忘性会议纪要文件：凡会议纪要中不涉及结论、 决定、决议或对某专项工作的具体