试论文书档案智慧化管理的策略

1、    试论文书档案智慧化管理的策略    梁幸英【摘 要】伴随时代的进步，一项项信息智能技术进入到社会公众的视线，深刻影响着社会公众日常生产生活。具体到档案管理和服务实践中，信息技术融入到档案领域，使得档案管理工作和服务工作朝着智能化、科技化和信息化的方向迈进。文书档案作为单位中最为常见的一种档案，是服务于单位决策以及单位其他工作的有力工具。为了进一步加强档案服务能力建设，各个单位在档案信息化和智能化管理领域作出了许多尝试和努力，取得了一定的成果。本文立足于时代背景，就文书档案智慧化管理予以剖析，以期能够更新工作人员的认识。【关键词】信息技术；管理流程

2、；智慧化；文书档案一、文书档案智慧化管理的基本涵义近些年来，我国社会发展速度加快，大量单位的日常工作量增加，由此产生的信息资源随之增加。与此相对比的是，各个单位受限于编制、资金、环境以及人力资源，难以将大量的资源投入到文书档案管理领域。为此，学界开始有学者提出了档案管理智慧化这一课题。所谓文书档案管理智慧化，主要是指将数字化信息技术运用至文书档案管理领域，革新文书档案管理机制和管理内容，全面整合单位各项资源，进而实现文书档案管理的“无缝式对接”和“一站式服务”，防止文书档案管理工作走向边缘化。文书档案智慧化管理具有以下特性：第一，技术性。文书档案智慧化管理以数字化信息技术为依托，通过对数字化信

3、息技术的运用来代替部分人工劳动，减少不必要的工作环节，推动文书档案管理工作的专业化和技术化。第二，网络性。文书档案智慧化管理离不开互联网。由于互联网在传播信息资源和拓宽信息传播渠道层面具有天然的优势，所以需要将互联网技术融入到智慧化管理的环节，确保信息资源的自由传输，实现信息资源的高效整合和利用。第三，规范性。实现文书档案规范化管理，是确保文书档案智慧化管理的前提要件。试想，如果各个部门在档案管理工作上不予以配合，档案管理流程混乱，势必会影响导致文书档案管理工作的正常开展，更谈不上对其进行智慧化管理。二、文书档案智慧化管理的必要性分析（一）文书档案管理工作本身的要求在信息化社会，信息资源的价值

4、性明显。许多单位通过对不同种类的信息资源进行分析，能够快速做出科学决策，提升单位整体运转效率。在这种背景下，文书档案管理工作面临着新的要求和挑战，服务工作朝着更为丰富化和深入化的方向发展。为了充分体现文化档案的价值，必须按照标准化、智慧化的管理标准来对文书档案进行管理，实现档案数字化与信息化的智慧交融1。除此之外，文书档案服务工作在走向智慧化的同时，也会影响单位其他工作的开展，为其他工作的开展提供信息支撑，实现文书档案管理工作与其他工作的相互促进、相辅相成。（二）适应时代发展的必然要求在信息技术高速发展的现阶段，数字信息技术与文书档案管理工作的融合成为行业发展趋势。为了更好地顺应信息时代发展，

5、单位不仅需要对信息化建设等基础性工作进行探索，还需要在档案管理机制和流程上实现创新，让档案归口管理部门工作人员能够尽快的转变角色和转变管理意识。除此之外，区块链技术、人工智能技术以及移动电子终端技术在进一步发展，单位如果继续墨守成规，则很容易在信息时代的潮流中被淘汰。因此，档案管理人员要积极献策，通过理论研究和实践探索，为文书档案管理工作走向智慧化提供更多的帮助。避免文书档案管理工作陷入发展困境。三、文书档案智慧化管理的策略（一）管理流程智慧化文书档案管理流程是档案管理人员开展档案管理工作的基础，直接影响文书档案管理效率和质量。文书档案管理流程欠缺科学性和智慧性，档案管理人员在管理过程中就容易

6、出现纰漏，导致文书档案遗失和损毁。故此，单位有必要对管理流程进行优化。第一，充分运用档案管理系统的优势和特性，实现一站式管理。档案管理系统应当包含档案交接、档案收集、档案数字化处理、档案编目、档案立卷以及档案服务等功能。第二，管理流程智慧化要坚持“突出重点、明确责任和明确分工”的原则。文书档案管理是一个整体性的工作，管理岗位以及职责的不同，其负责的管理事项也有所区别。为此，单位需要明晰各个工作人员的职责和岗位要求，档案管理人员在相关要求的指引下，以文书档案管理系统为基点，各自在档案管理系统上点击相应的流程进行操作，实现智慧化管理。第三，管理流程智慧化要与单位实际工作相契合。单位在考量本单位人力

7、资源和岗位安排的基础上，对档案管理系统上的相关流程予以缩减和合并，灵活的设置相应流程，增强管理流程的可操作性和科学性。（二）文书档案全方位化管理文书档案管理的实质就是整合信息资源。单位通过对信息资源进行整合、排序与归档，最后形成了文书档案。因此，文书档案在形成过程中，最为重要的一项工作就是档案收集。除此之外，文书档案管理的目标是服务于档案需求主体，为档案需求主体提供丰富多元的服务，使其能够根据文书档案的内容，迅速做出相关决策，提升档案需求主体本职工作成效2。为了提升文书档案管理工作各项环节的衔接性，协调好其他部门与档案归口管理部门之间的关系，必须要加强文书档案全方位管理，推动文书档案管理智慧化

8、。一方面，在文书档案形成之前，档案交接过程中，可以由相关部门提前对信息资源进行初次筛选，为后续归档工作提供便利。档案管理人员则进一步对信息资源进行筛选、排序和处理，提升档案投入与收益的产出比。另一方面，档案管理人员要利用大数据技术、数字著录技术对文书档案进行编研。尤其是对于单位工作影响较大的文书档案，要编制相关主题的文书档案专题库，充分彰显文书档案的价值。搭建各个部门之间良性互动关系，能够进一步增强文书档案管理工作的科学性、智慧性，实现档案管理工作与其他工作的互通。（三）共建共享，实现技术智慧化文书档案智慧化管理背景下要求文书档案资源数字化，具备追踪、量化、计算和分析等特性。从文书档案利用的视

9、角来看，对文书档案中的字、词以及段尽心精准识别，能够更好地满足档案需求主体的检索需求和查询需求。从节约文书档案管理成本的视角来看，运用相应的数字化技术，实现共建共享，则能够建设文书档案智慧化管理网络。为此，单位可以根据本单位文书档案的性质以及利用需求，充分利用云计算、大数据、云储存等智慧化信息技术，建设智慧化档案管理共享模型，建设档案信息中心网络化办公，最大限度地发挥文书档案的效用。四、结束语在信息化时代，档案管理人员应当把问题聚焦在档案服务效率、服务质量领域，对档案流程予以优化，将各项信息化技术融入到档案管理工作当中，满足档案需求主体正常信息需求，彰显单位的社会作用。在信息社会，文书档案已经被视为一种生产力，一种可以服务于单位决策和推动单位可持续发展的生产力。在这种背景下，档案管理人员需要重新认识文书档案管理工作，厘清文书档案服务工作的流程和脉络，树立规范意识和责任意识。同时，档案管理人员要善于积极运用多种信息化技术，以文书档案管理智慧化为目