浅谈农业科研档案信息化管理与创新

1、    浅谈农业科研档案信息化管理与创新    【摘要】农业科研档案在农业发展领域发挥着重要作用，实施信息化管理手段有助于提高档案管理水平，并且符合新时代特征。本文简要分析了农业科研档案信息化管理的作用及现状，并分别从提高档案资源利用率、增强档案管理安全性、改善档案管理信息化水平、完善档案信息化管理制度等方面，论述了农业科研档案信息化管理与创新路径，以期为用户提供满意的信息化档案服务。【关键词】农业科研档案；信息化管理；创新路径g270.7 a前言农业科研档案主要用于记录农业科研工作者或科研团队所开展的科研活动内容，它是所有农业科研人员共同努力得来的重要

2、经验与劳动成果，故而具有较为突出的实践意义。另外，它还能从一定程度上反映出当时农业科研水平，对后续农业科研工作也具有重大指导作用。因此，农业科研档案管理人员应当充分借助信息技术提高档案管理质量，确保农业科研档案能发挥出真正的作用。一、农业科研档案信息化管理的作用及现状（一）作用农业科研档案信息化管理具有较强的实践作用，既能有效提高工作效率，又能降低档案管理投入成本及精力，促使档案管理工作早日实现自动化管理。另外，农业科研档案信息化管理还可帮助档案管理人员改进工作模式，将以往双轨制管理手段转化为信息化管理手段，从而提高电子档案资源管理的有效性。同时，农业科研档案信息化管理还可为农业科研部门决策环

3、节提供重要的参考依据，以便为公共提供更优质的服务。所以，创新农业科研档案信息化管理模式具有重大作用，可为科研工作提供新的发展动力。（二）现状1.档案资源利用不充分农业科研档案作为农业科研工作所依托的重要资料，需要相关人员提高利用率，确保档案资源能为科研工作者提供重大助力。然而，现今农业科研档案资源在利用期间需要工作人员从众多资源中进行查找，甚至部分资源尚未共享，造成科研工作受到限制，通过实现档案资源共享可强化档案资源使用效果，以便满足不同阶层人员的实际需求。2.档案安全管理意识薄弱信息技术虽然能为农业科研档案信息化管理工作带来重要助力，但其安全性仍待加强，尤其在科技日益月异的时代背景下，在实现

4、档案便捷传输的过程中若不能高度重视其安全性，将很容易造成档案信息泄露，甚至会对农业机构带来在较为严重的经济损失。因此，需要进一步加强农业科研档案信息化管理安全。3.档案人员素质有待提高当前，在农业科研档案信息化管理工作中，管理人员的综合素质及基础设施建设水平尚且无法满足管理工作的实际要求。一方面，科研人员并没有深刻认识到档案管理工作的重要性，只是将其看成是个人研究成果，并且不及时递交科研资料，造成档案管理流于形式；另一方面，管理人员专业性不强，导致工作水平与预期效果不一致，影响工作效率。4.档案归档制度不完善农业科研档案需要借助制度规范管理内容，然而现今各个农业科研方案如科技档案、文书档案等仍

5、旧保管在归口部门且未能实现集中管理，这样极易造成档案积攒量过大，不利于后期查阅。所以，需利用完善的制度约束农业科研档案的归档环节，使其实现有效归档、完整管理1。二、农业科研档案信息化管理与创新路径（一）提高档案资源利用率1.注重开发在农业科研档案信息化管理與创新的过程中需要注重资源开发效果，并适当提高重视度，确保信息化管理模式能为档案管理工作提供重要保障。首先，农业科研档案机构需将档案信息化管理内容纳入日常工作进程中，并引导工作人员深刻认识到档案信息化管理工作的重要性，使其切实做好档案资源整理工作，为后续资源利用奠定扎实的基础；其次，需在档案管理部门中设置责任制，在集中管理的环境下明确各个部分

6、应负的主要职责；最后，管理部门的工作人员还需充分挖掘农业科研档案资源的内在价值，以此为农业科研工作提供实用性较强的信息，提高相关部门的经济效益及社会效益，必要时可建立信息检索系统，以便科研人员在后续工作中能利用系统快速找到有用内容2。2.创新模式传统农业科研档案管理模式是将文件与档案分开进行管理，这种方法虽然具有一定的可行性，但就目前时代发展趋势来看，其也存在相应的局限性且极易造成人力及物力的损耗，尤其在电子文件量日益增多的情况下，只有不断创新管理模式，才能确保档案资源得到合理的利用、科学的管理。此外，我国农业科研档案已有部分资料进入了网络管理阶段，这就需要相关部门应当建立全新的资源共享平台，

7、以此提高档案管理的完整性，满足不同群体的需求。同时，为了实现有效咨询，还可以从信息整理方面进行创新，设置专门的电子管理平台及信息化档案管理系统，在与第三方机构相互合作的前提下研发适应性更强的管理平台，以便为农业领域的工作人员提供优质的服务。（二）增强档案管理安全性农业科研档案信息化安全管理是当前信息化发展方向最重要的内容，所以，在建立电子档案时应当配备相应的安全管理制度及安全管理人员，以便为信息化管理工作的安全性提供重要保障，使其在实际管理工作中具备较强的保密性。具体方法是：（1）应用信息传输保密技术，并对重要资料进行备份，防止信息泄露时影响正常的科研工作；（2）转变管理理念，以往更加注重档案

8、资源的保管效果，而今应当增强安全意识，尤其在信息化管理模式下，信息技术既为人们带来了便捷，又存在一定的风险性，为了保证科研事业的稳定发展，需做好档案资源安全管理工作，依据实际情况制定安保制度；（3）安排专门的档案信息化管理人员，并制定责任合作制，在有效的配合下保证档案资源得到合理的配置。比如可设置专职档案管理人员，由他们主要负责档案管理流程的布置及档案安全风险识别等工作，并在档案流动期间严格把控资料接收与审核环节，同时还需指导各个科室认真填写移交清单，以便农业科研档案管理工作趋于信息化方向发展；又或者设置信息技术管理人员，可对信息化管理工作中涉及到的信息系统及管理设施进行适当的维护，以免系统出

9、现漏洞引发事故，并在数据丢失时完成数据恢复工作，制定安全检查制度，使档案数据在信息化管理期间能实现安全管理。（三）改善檔案管理信息化水平1.基础设施在农业科研档案管理工作进行改革时需科学引入信息化管理设备，进而提高信息化管理水平。首先，根据国家行业规定，在选购信息设备时，应当注重其兼容性，防止系统无法发挥出真正的性能，影响农业科研档案信息化管理效率。比如可引进数据扫描仪、智能识别设备等先进的基础设施，从而确保农业科研工作中的文字影像资料能准确高效的转变为档案数据；其次，需结合农业科研档案的实际内容选择与之匹配的数据分析软件并随时进行更新，降低数据管理成本；最后，引入信息检索设备及信息处理设备，

10、并根据档案信息化管理标准促使新应用的设施能够满足信息化管理需求。比如云存储平台所采用的虚拟服务器可让档案管理人员利用网络技术实现线上管理，从而加强档案管理信息化建设水平。2.人员素质要想保证农业科研档案信息化管理获得较大的成效，就离不开人才的支持。所以，全面提高档案管理人员的综合素质是决定信息化管理水平的重要因素。具体方法如下：（1）加大培训力度，对于农业科研档案信息化管理人员而言，需采取再教育手段引导他们积极参与到新知识的学习活动中，并且拓宽学习渠道，利用网络课程、学术交流、讲座论坛等方式提高管理人员的专业能力，既要促使他们掌握实践操作能力，又要全面了解相关法律法规内容，以便改革能够顺利进行

11、；（2）在农业科研档案管理部门内部需实施竞争机制，采用职称评选、职务晋升等方法激发工作人员的工作热情，为信息化管理工作提供活力；（3）管理者除了需要充当一个档案资料保管员之外，还应成为数据信息传递者，将相关信息准确无误地传递给科研人员，让其在有效的档案资料帮助下研究出更实用的科研成果3。（四）完善档案信息化管理制度在农业科研档案信息化管理过程与创新的过程中需进一步完善信息化管理制度，以便规范相关流程。具体方法如下：其一，建立综合档案室，并在多个部门协调配合的基础上建立统一的文件格式用于采集农业科研信息，并将其分成各个类别，以此提高工作效率；其二，需依据档案信息内容将其编成多个目录，并设定相应的搜索渠道，为后续人员查阅提供便利；其三，在每个管理环节都应设置专门的管理制度，消除以往不规范行为带来的影响，提高各个部门档案检索质量。三、结论综上所述，农业科研档案信息化管理与创新工作作为长期性工程，需要各个部门的协调合作，并结合当前管理现状采取相应的措施提高信息化管理质量，这样才能确保我国农业科研档案趋于信息化管理方向发展，满足时代发展需求，使其在农业科研工作中体现出重大实用价值。另外，相关人员还需提高自身综合素质，进一步丰富档案管理内容，以此记录下更多宝贵的科研信息。参考