采购流程管理制度

1、采购管理制度第 1 页 共 5 页目录1. 总则. 22. 采购原则 . 23. 采购程序 . 34. 违约处理 . 55. 审计监督 . 5采购管理制度第 2 页 共 5 页1. 总则1.1为规范公司商务采购工作，特制定本制度。1.2目的：加强采购业务工作管理，做到有章可循，预防采购过程中的各种弊端，降低采购成本，提高采购业务的质量和经济效益。1.3范围：本制度适用于公司所有产品原材料的采购。2. 采购原则2.1. 严格执行询议价程序2.1.1.物品采购，必须有三家以上的供应商进行产品的书面比价，在权衡质量、价格、交货时间、付款方式、税票、售后服务、资信、客户群等因素的基础上进行综合评估后进

2、行议价，议价结果书面上报主管领导。临时性应急购买的物品除外。2.1.2.询价、议价结束后，需公司主管领导书面同意方可定价，否则公司不予认可价格；由此引起后果由责任人负全责。2.2. 采购会审、合同会签制度2.2.1.物品采购，必须经过有关部门参与， 调研汇总各方意见， 经主管领导审核。2.2.2.采购作业合同签订由公司指定或授权委派专人负责，否则视为无效。2.3. 职责2.3.1. 根据公司项目需求开发新的供应商。2.3.2. 每颗物料最少找两家或三家合适的供应商交由工程师安排打样，采购部不得参与产品规格书和图纸的发放。2.3.3.协助工程跟踪样品到位，由工程师确认样品并将确认后样品承认书给到

3、相关部门。2.3.4.采购货物质量、数量、交货等问题的解决，由采购部根据合同要求及有关标准与供应商协商完成2.4. 廉洁制度所有采购人员必须做到：2.4.1 自觉维护企业利益，努力提高采购质量，降低采购成本。2.4.2.加强学习，提高认识，增强法治观念。采购管理制度第 3 页 共 5 页2.4.3 廉洁自律，不能向供应商伸手。2.4.4 严格按采购制度和程序办事，自觉接受监督。2.4.5 工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。2.4.6 努力学习业务，广泛掌握与采购业务相关的新设备及市场信息。3. 采购程序3.1 供应商的选择3.1.1供应商必须证照齐全，能开增值税发票，具有

4、相关资质。3.1.2对于经常使用的商品或服务， 采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同工程、 pmc、品质部门对供应商定期进行评估和审计。3.1.3在选择供应商时， 必须进行询议价程序和综合评估。供应商为中间商时，应调查其信誉、技术服务能力、资信和以往的服务对象，供应商的报价不能作为唯一决定的因素。除特珠情况外，建议不选择中间商。3.1.4为确保供应渠道的畅通， 防止意外情况的发生， 应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。3.2. 采购作业方式一般情况，采购部门依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利

5、的方式进行采购：3.2.1. 集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购较为有利，采购前，先通知请购部门依计划提出请购，采购部门集中办理采购。3.2.2. 长期报价采购：凡经常性使用，且使用量较大的材料，采购部门应事先选定供应厂商， 议定长期供应价格， 批准后通知请购部门依需要提出请购。3.2.3. 未经公司主管领导书面同意，不得私自变更、替换现有供应商；如有更适合供应商而需要替换原供应商的，采购部必须提交申请变更供应商陈述材料，获得批准后方可变更。采购管理制度第 4 页 共 5 页3.3 订购程序3.3.1. 需求：正式 bom 发放后由pmc 下达物料需求计划表（内容包含机型、

6、物料型号、数量、交货日期）给采购3.3.2. 打印订单：采购根据需求制作采购订单给相关供应商（订单内容包含供应商全称、供应商联系人、联系电话及传真、本公司收货人及其电话、订单号码、下单日期、交货日期、交货地点、型号、规格、数量、币种、单价、金额、总金额、付款方式、备注等）3.3.3. 订单签字：采购订单打印出来后由采购员及主管副总签字，然后盖公章再传真至相应的供应商。3.3.4. 订单确认：所有订单传出后，以电话或其它形式和供应商确认是否收到订单并确认订单内容，若未收到订单的需第一时间将订单重传直至收到为止；确认订单收到后要求供应商签字盖章回传，回传的订单需和原订单附在一起，以便日后查询。3.

7、3.5. 交期确认： 要求供应商在收到订单的第二天上午必须回复确切交期，如回复的交期不能达到我司的要求时，必须和供应商进行沟通想办法解决问题，直到能满足我司要求为止。3.3.6. 追料：了解供应商的生产进度并跟踪其一定要在双方确认的时间内交货。3.3.7. 交料：要求供应商货交加工厂签收，加工厂在第二天10 点之前把前一天的来料报表及库存表发邮件给采购相关人员，并及时核对供应商的交货明细。3.4 品质处理3.4.1. 来料不良： 物料有来料不良时请品管出具不良报告，需注明来料日期、 数量、供应商、不良原因，处理改善措施，由采购部与供应商沟通退货并及时补回物料。3.4.2. 产线不良： 请品管出

8、不良报告但需注明是产线退料，由采购部和供应商沟通是否可以帮忙免费维修，如不能维修之物料产线也不能用时，品管部需写报废申请单获上级批准后转入报废仓。3.4 付款程序3.4.1. 货到付款：由采购部填写付款申请书（附相应订单回传件、送货单原件）交会计审核签字后再转至副总，总经理签字，最后由出纳付款。3.4.2. 月结：要求所有月结供应商在每月的5 号之前把上一个月的交货对帐清单传真或电邮给采购部，由采购部核对数量、单价、金额、总金额等（包括退货），如采购部发现和供应商帐目对不上时需尽快和供应商确认，再由供应商重传正确的对帐单；每月 10 号前采购部提交双方签字的对账单、送货单原件、工厂入库单原件、

9、采购订单复印件给到财务。由财务安排开票及付款事宜。采购管理制度第 5 页 共 5 页3.4.3. 发票及相关资料：每月 15 号前收齐上上月资料： 增值税专用发票（加盖发票专用章，开票名称为一批的需提供销货清单），采购订单原件 （加盖合同章或公章），送货单原件（加盖业务章） ，以上均一式两份，新开票供应商需签三方协议。采购收到资料后要核对相关内容是否和开票资料一致，确认无误后交给财务部。4. 违约处理4.1 货物出现延期后，采购部及时通知销售、pmc、技术中心及相关部门。如延期造成公司损失，由财务部核算损失，采购部向相关供应商追索相应的处罚及赔偿。4.2 货物出现质量问题后， 情节较严重， 对公司造成直接经济损失或信誉度损失的。由财务部核算损失，采购部向相关供应商追索相应的处罚及赔偿。4.3 不良品退货供应商，供应商无法补回部分。采购和供应商确认无误后，采购提交相关对账单给