浅谈基层单位文书档案管理存在的问题和有效应对措施_1

1、    浅谈基层单位文书档案管理存在的问题和有效应对措施    陈华 段茜摘要：结合当前的基层文书档案管理工作存在的问题，从自身的文书档案管理工作经验出发，有针对性地分析了做好文书档案管理工作的有效办法，希望对于全面提升今后的文书档案管理水平有所帮助。关键词：档案管理;文书档案;管理措施;管理创新1 引言在新时代背景下，通过不断提升文书档案管理工作水平，能全方位保障基层单位管理各项工作顺利发展。在开展文书档案管理工作过程中，借助单位制度、团队建设等方式，加强对文书档案的重视程度，从而更好地保障顺利实现预期的文书档案管理要求，从而促进基层单位公共事务管理能

2、力得到全面加强。2 基层文书档案管理工作存在的问题2.1 基层档案管理工作不受重视在公共事业管理的过程中，相应的基层单位应保障符合文书档案管理发展的实际需求，从细节出发落实好相应的基层档案管理工作人员和经费保障。但在具体的工作实践中，部分领导简单地认为档案管理工作过于轻松，对于单位整体发展并没有太大作用，往往造成档案管理工作不被重视，从而各方面的财力、人力和精力投入都较为欠缺，档案管理工作模式较为落后，难以形成较为完善的档案管理人才队伍，不利于档案管理工作的高效开展。2.2 文秘与档案管理工作人员衔接较差在单位的发展过程中，我们本来要重视文秘工作人员与档案管理人员的相互联系，要保障他们的工作良

3、好地衔接。但从实际情况来看，大部分单位中的文秘工作人员与档案管理工作人员由于双方都不太了解彼此工作，甚至各自为政，对存在的文书格式不正确、纸张不合格、附件不完整等情况都不沟通和纠正，这样必将影响到整体的档案管理质量。2.3 文书档案管理员综合素质偏低在基层单位档案管理的工作实践中，除了传统意义上要求档案管理人员具有较强的业务能力和热爱档案事业外，还必须具有档案政务服务接待能力、档案信息化等能力。结合当前的实际情况来看，部分档案管理人员由于工作不被重视，心理上容易出现一定的厌烦情绪动，严重地影响了工作的主动性、积极性和创新性，工作效率大大降低，工作质量有待进一步提高。同时，部分档案管理工作人员业

4、务能力和当前地对档案管理人员的高素质要求并不匹配，无法驾驭当前先进的档案管理模式，从而无法满足现在基层单位的档案管理要求。3 做好文书档案管理工作的有效措施3.1 强化档案管理人员团队建设基层单位开展文书档案管理的工作实践过程中，要加强人才管理工作，积极构建较强的档案管理人才队伍。为了全方位提升基层单位档案管理人员能力，要重点开展相关的培训工作。首先，必须结合本单位档案管理人员的实际情况，充分考虑档案管理人员的整体水平和对外服务能力，配全配齐相应的岗位，包括职务、职称层次等问题，形成一定的梯隊，从职业规划上保障档案文书管理人员的自觉地进行综合业务能力的锻炼和提升，并结合实际需求有效全面开展相应

5、的检索、标引、修裱等方面的专业化培训工作。其次，根据时代发展要求，还应提高档案管理人员的相应的信息化技术应用的能力，特别是全面提升档案管理人员的文书档案信息化操作水平，更好地实现文书档案管理的自动化要求是档案管理、查询、利用等当面的工作效率得以大幅度提升。第三，重视基层档案管理人员的心理健康问题，在面对较为枯燥、单一的档案管理工作，特别是没有受到单位领导重视的情况下，档案管理员或多或少存在着一定的悲观、失落甚至是厌烦情绪。这种情况下，可以通过心理健康疏导活动，从他们的内心入手，引导他们直面问题，保持昂扬的斗志，积极的心态，这样才有利于档案管理人员保持较好的工作积极性和创新性。3.2 加强文书管

6、理工作，实现统一管理档案基底单位的文秘文书管理和单位的文书档案管理不应该分开来看或者管，而应该加强两者的统一管理工作，这样才有助于全方位实现文书保存的完整性、安全性。在基层单位的工作实际中，文秘的文书管理是属于档案管理收集整体的前置条件，需要一定的专业能力即可，而后续要保障较为全面、完整地记录单位的全部整体活动，这就要求需要专门的档案管理人员来开展工作，也只有档案管理人员开展相应的工作才能能高质量的完成单位的文书收拆、等级划分以及归档记录等相应的要求。在具体的工作实践中，根据单位实际情况来进行文书管理和归档，一般情况下，文书不多单位可以开展每月一次的归档整理工作，文书较多或者很多的单位每周开展

7、一次文书归档整理工作。在具体的文件收录及登记的环节，文秘对文书需提前初步整理和登记，要求文秘在发文的时候，对文书编号应明确登记。档案管理人员二次整理的时候重点是登记文书的有效编号，在正式文件刊发后，按照档案整理规范要求进行文书归档处理。3.3重视文书档案现代化管理在信息化社会的背景下，我们必须充分利用好信息技术的优势。借助于信息化技术的优势，大力推广将新型的技术软件系统应用在文书档案管理工作中，这样可以有助于全方位改善传统手工管理模式，较好的解决文书档案管理繁琐的人工检索和查询问题，有效档案管理人员繁重的工作量，从而全面提升文书档案管理工作的效率。首先，结合文书档案现代化管理的要求，构建符合基

8、层单位实际需要的的oa系统，借助于oa系统以及先进的信息技术可以全面实现相应的文书档案的编号、立卷、整理分析以及检索等方面的工作;其次，通过发挥好oa文书系统的优势，能全范围而准确地开展高效档案管理工作，并有效结合实际需求将其传送到数据库中，开展数字化的分类工作，方便不同的档案查询要求，解除了繁琐的人工入库查询，不但极大的提升了工作效率，更方便了广大的对档案查询利用者，达到的迅捷、方便、准确的总体要求。4 结束语综上所述，结合当前基层单位文书档案管理工作的开展情况，基层单位一切应从实际出发，重视文书档案管理工作，全方位提升文书档案管理工作人员的综合素质和工作能力，以顺应新时代对档案工作的更高要求和目标。参考文献1 杨明明.  文书档案管理的办公自动化应用j. 办公室业务， 2021年第2期：191-192.2 金丽红.  信息时代下文书档案管理工作改革与创新j. 中国信息化， 2021年第1期：70-71.3