关于高校档案管理信息化建设的问题分析与对策探讨

1、    关于高校档案管理信息化建设的问题分析与对策探讨    潘亚玉摘 要 高校档案管理信息化建设，不仅能够提升档案资源的利用效率，与国家档案安全体系建设的要求相符合， 而且还能够推动档案管理工作的优化，为档案管理者任务量的减轻、工作规范性的增强带来有利作用。不过当前很多高校在开展档案管理信息化建设过程中都面临着诸多问题，整体档案信息化建设效果并不理想，本文对这些问题进行了总结，并提出一系列完善对策。关键词 高校 档案管理 信息化建设 诸多问题 完善对策1高校档案管理信息化建设的意义当前的时代是信息化时代，各个行业的发展都逐渐开始向信息化方向迈进，越来越

2、离不开计算机以及互联网，高校是社会中的重要部分，其要想取得良好的发展效果，必须要紧跟时代发展步伐，对自身的工作进行优化。档案管理是高校中的重要工作，也应当积极进行信息化建设，如此才能够顺应时代趋势，提升档案管理的有效性。其意义有如下几个：第一，能够提升档案管理的效率。随着时代的快速发展，高校扩招更为普遍，档案信息也更多，并且更为复杂，通过开展信息化建设，能够借助于计算机以及互联网对各个方面的档案进行搜集和管理，这就能够增强档案管理的效率。第二，能够缓解档案管理者的工作压力。传统手工档案管理模式下，档案管理者的工作任务较重，且工作内容较为复杂，工作过程中往往容易出现错误，不利于档案信息的准确。而

3、通过信息化建设则能够严格依据各项流程开展档案管理，从而能够确保档案管理符合规定，并且计算机相关的系统还能够自动对档案信息进行归类和整理，这就能够降低档案管理者的工作压力。2高校档案管理信息化建设中存在的问题2.1缺乏档案管理信息化标准高校档案管理是一项重要的工作，也具有较强的复杂性，只有做好相关标准的制定，才能够为档案管理信息化建设提供应有的参考依据，从而推动档案管理信息化的更有力进行。然而就当前的情况来看，很多高校在实际发展中都没有构建健全的档案管理信息化标准，虽然一些高校根据自身情况确立了这方面的标准，但是由于不同高校之间缺乏沟通与交流，所构建的档案管理信息化标准并不统一，这对于档案信息的

4、共享以及数据流通等都带来了不利影响，信息孤岛效应较为显著，也无法提升档案信息的利用价值。2.2基础设施不完善高校档案管理信息化建设离不开基础设施，其对于互联网、计算机等硬件以及相关软件系统等的依赖性较强，但当前很多高校档案管理信息化建设的基础设施都不完善，一些高校自身的信息化水平不高，在校内网以及计算机硬软件设备等的引入方面较为薄弱，这对于档案管理信息化建设带来了不利影响，阻碍了信息化的进程，这一问题亟待解决。2.3缺乏档案管理信息化人才人才欠缺成为了制约很多高校档案管理信息化的因素，档案管理信息化建设离不开高技能、高素质的人才，做好人才培养，能够为档案管理信息化建设提供助推力。纵观我国高校的

5、现状来看，很多高校都面临着档案管理信息化人才欠缺的问题，影响了这一工作的顺利开展。由于档案管理属于一项综合性的工作，对管理者的综合技能要求较高，所以高校要重视人才培养。3高校档案管理信息化建设的对策3.1构建科学统一的信息化标准为了提升高校档案管理信息化建设的效果，为这一工作的顺利推进提供有利条件，高校应当结合实际情况构建科学的档案信息化建设标准，以便各个档案管理环节的工作都能够有明确的依据做参考。同时，各个高校之间还要加强沟通与联系，使档案管理信息化建设的标准相通，降低档案管理信息系统的二次开发成本，增强各个高校之间档案信息系统的兼容性，以便为档案信息的传递与共享营造较好的条件，推动档案信息

6、利用价值的提升。另外，高校还要健全自身的档案管理机制，根据档案信息化建设的实际情况进行管理机制的制定，以确保该工作能够有明确的制度做参考。3.2做好基础设施建设和引进为了推动档案管理信息化建设的有力进行，高校应当做好基础设施的建设和引进，这就应当下大决心和大力气，解决自身硬软件基础设施薄弱的问题，做好专项资金的专项运用，并加强各类硬软件设施的购置监管，确保档案管理信息化建设有足够的硬软件设备。比如， 高校可以派专人负责这方面资金的监管，针对于档案管理信息化建设资金的运用情况进行跟踪和调查，明确资金是否被落到实处，有无为这一工作的开展带来有利作用。同时还要对档案管理信息化工作进行分析与考核，明白

7、该项工作是否能够有序推进，有无存在漏洞或者不足，并积极进行实际情况的上报，为这一工作的更好落实奠定基础。3.3加强专业化人才培养高校应当采取多种途径和手段加强专业化人才培养，为档案管理信息化建设提供有力的人才保障。第一，可以定期对自身的档案管理人员进行专业化知识和技能培训，多为其传授一些信息化方面的知识，帮助其提升信息化技能，以更好地适应档案管理信息化工作。第二，可以从外部引进专业化的档案管理信息化人才，构建一支高素质、高技能的档案管理信息化队伍，更好地服务于高校的档案管理工作。第三，要构建激励机制，鼓励档案管理人员主动学习新知识，提升自身的信息化技能。4结语高校档案管理信息化建设是符合时代发展趋势的，也是对高校的长远发展有利的。虽然当前很多高校在开展档案管理信息化建设的过程中还面临诸多问题，但是相信随着高校的快速发展，以及各项制度的不断完善，档案管理信息化建设将会取