信息化时代企业档案服务策略

1、    信息化时代企业档案服务策略    王巍随着信息时代的到来，人们对信息资源的需求越来越多，对资源的利用也越来越重视，而档案作为信息资源的一部分，其开发和利用受到了广泛关注。近年来，企业发展突飞猛进，企业的各项工作都有了长足发展，企业的档案管理就在这种新的形势下被给予了很多关注。企业档案管理的质量和服务理念直接影响到企业档案管理的水平。而当前企业档案管理工作由于体制不完善、人员素质相对不高等原因，企业档案服务工作相对欠缺，信息资源开发能力较弱，信息服务水平层次也不高。因此，在信息化建设的大背景下，如何做好企业档案服务工作，适应信息化建设形势，满足员工

2、对企业档案利用的要求，是当期企业档案工作者迫切需要研究的问题。一、当前企业档案服务存在问题及原因目前企业档案服务多数采用传统的管理模式，管理手段也比较单一，信息存储量较小，新技术应用欠缺等。总结当前存在的问题，主要有以下几点。1.服务方式单一。在全社会信息化及网络化手段较为普及的今天，企业的档案馆（室）大多还是到馆（室）查询的方式，不能与现代信息技术进行很好融合，服务方式单一，因此限制了用户的档案服务要求，难以满足企业、社会发展对企业档案服务的需求。所谓完备的档案检索体系，不仅包括传统形式的案卷目录、全引目录等等，而且包括高覆盖率的计算机目录检索系统和全文检索系统。计算机目录检索系统主要通过建

3、立目录数据库来实现，即将案卷目录、卷内文件目录输入数据库，实现档案目录的自动化管理;而计算机全文检索系统则是将检索和利用合二为一，通过建立全文数据库，将所收集的档案全文（包括文字、图像、数据、代码）进行数字化处理，并把档案全文信息输入数据库，利用者只要通过检索即能更加方便快捷地直接查找到所需要的所有相关档案信息。利用者只需点击鼠标便可以了解到综合档案室的馆藏情况。将原先书本形式的案卷目录、全引目录等通过网页的形式发布;将档案目录数据库或档案全文数据库通过电子档案管理系统与局域网相连接，可以进一步满足利用者的档案利用服务需求，通过这一方式延伸档案服务渠道，一方面使得利用者可以不受时间和地域的限制

4、，及时获取自己所需要的档案信息;另一方面也可以使得潜在的利用者进一步了解综合档案室的馆藏情况。2.信息资源缺乏。企业的档案收集工作分散于各个部门，企业缺乏统一的规范和监管，导致信息收集的质量良莠不齐，并且很多资料未能收集，例如档案管理工作应该对企业发展过程中的各种文件进行收集整理，以便在以后的工作有所参考借鉴。但是部分企业对于文件没有及时的收集，致使档案材料的缺失，对于平时的一些合同、招投标文件、竣工决算等收集不够齐全，不利于后续工作的有效开展。3.管理体制和管理方式陈旧。企业的档案工作属于基本的服务类工作，很多企业并未给予足够重视，导致资源信息化程度较低，工作人员素质偏低，软硬件投入不足等，

5、直接导致了企业的档案工作不能适应当前形势的发展，档案管理停滞不前的现象。二、信息化背景下企业档案服务策略1.改变服务意识，提升软硬件水平。当前企业的档案服务缺乏主动性，通常是由档案使用部门到企业馆（室）自行查询，而档案管理人员仅仅从事档案收集、整理和保管工作，忽略了对外服务。因此，要提升档案服务水平，必须改变服务意识，变被动为主动。另外，在全社会信息化的大背景下，企业的档案管理也应顺应形势，充分利用高科技和前沿技术，提升软硬件水平，通过信息化网络化的管理手段提供更好服务。档案管理现代化是企业发展的需要，也是档案自身建设的需要。2.打造个性，凸显信息服务。在档案管理中需要推动打造个性服务。信息化

6、时代档案管理已经不仅仅是进行档案建构和转移的问题，需要在工作查考、资料编撰、信息证明和科研成果方面的查询等方面进行个性化服务。在进行档案管理中需要针对不同的应用打造不同主题，对资料的编纂可以从企业的历史和人事等方面进行资料的收集，对工作查考、公共事项等信息档案方面，可以为受众提供一站式服务，也就是在检索、查询、打印服务等方面形成便捷和快速管理。在信息服务方面的查询和检索需要提供专门查询服务，比如通过电话查询、邮件查询和实地方面的咨询服务。在合理利用网络远程查询以及个性化服务方面形成交互，在交互过程中可以促进构建广泛性的信息服务，推动在个性服务的基础上形成良好结合，推进发布馆藏档案信息，同时根据

7、客户检索习惯形成用户使用推荐，促进信息形成积极的推送管理。3.扩展传统服务，开发新型服务。档案的查询和借阅，在提供传统到馆（室）查询借阅的基础上，拓展电话查询、邮件查询、实时咨询等服务。同时，合理利用网络实现远程信息服务，通过实时交互方式或者电子邮件方式，实现远程检索和查询。网络交互可以很好地实现广泛性信息服务和个性化推荐服务的良好结合，向企业员工发布馆藏档案信息、档案编研等信息。同时，根据用户的检索习惯向用户推荐潜在需求的推送信息。4.完善评估，优化用户体验。在档案服务的评估机制建构过程中，可以让受众对档案管理的好坏进行评分，促进档案管理的服务机制和水平的提高。有效进行档案管理评估，对推进档

8、案服务管理具有重要意义。在提升受众感受方面，让受众在网络页面直接进行评价，受众对动态性的档案管理可以进行评分，在得分较低的时候需要积极改革，在得分较高时可以总结提升。充分采集、吸收和参考意见，促进档案管理过程中的创新和变革，使得受众从优化性的档案管理中受益。企业应建立健全服务评价体系，推动企业档案信息服务工作的落实，提升企业档案信息服务质量。目前，根据评价的整体建设思路，结合档案管理、服务的实际，对档案管理的科学化、服务化及档案服务的开展效果进行评价。评价体系可依托信息化服务平台，包括服务指标、服务制度、服务流程、服务方式、服务有效性、服务满意度等几部分。用户在享受服务之后对服务做出评价，可纳

9、入档案工作人员的绩效考核。企业档案干部要求既懂生产专业知识，又具备档案专业知识。企业档案干部应精通外语及计算机知识。比如生产专业知识，企业档案干部要求既懂生产专业知识，又具备档案专业知识。科技档案工作很重要的一个目的，是使储存的科技档案充分地得到利用。这就要求科技档案部门迅速、准确地向利用者提供所需要的科技档案。要做到这一点，笔者的体会是：一要“家底”清，二要工具全，三要懂生产专业知识。平时对收集归档来的各种技术图纸和文件材料，一般都浏览一遍，天长日久就会比较熟悉综合档案室有哪一些科技档案了。这不但便于提供利用者指定要求利用的图纸和文件材料，而且还可以主动介绍同类型的其它图纸和文件材料，提供给

10、利用者选择参考。熟悉档案室所藏科技档案，做好咨询服务工作，编制各种得心应手的检索工具，实现科技档案的有效利用，这是档案干部的一项重要工作。作为从事科技档案管理工作的档案干部，不仅具备档案专业知识，而且了解和掌握专业生产知识，这样能更好地熟悉馆藏档案的内容和成分，工作起来才能得心应手，有利于帮助工程技术人员迅速查找需要的科技档案，易于和科技人员的沟通，便于和工程技术人员的交流，有利于实现科技档案的有效利用。有些班组工程技术人员对我说：“多亏你在这，不然我们很难找到需要的图纸资料！”。由于笔者既懂科技档案管理知识，又懂生产现场专业知识，公司工程技术人员都信任我为他们查找科技档案，综合档案室其他档案干部在查找科技档案遇到困难时也喜欢求教。这几年来，公司综合档案室每年利用科技档案达800卷册以上，取得了顯著的经济效益和社会效益，为企业发展作出了应有的贡献。再比如外语，掌握了英语，其收获至少有以下方面。一是方便了档案的整理。由于在档案整理时有时有外文资料。二是树立档案干部良好的形象。企业档案干部要很好地加强自身形象建设，以良好的形象得到企业和员工的支持和理解。正确确立自身在企业中的地位，依靠高质量的档案队伍，为企业档案工作创造更好的条件，进而促进档案工作的发展，更好地为企业服务。三、结论信息化大背景下，企业的档案管理必将向着信息化、网络化、数字化方向转变，实现资