干部人事档案现状分析及策略研究

1、    干部人事档案现状分析及策略研究    章丽华摘 要：随着我国机构改革的不断深化和发展，社会节奏的加快，各单位内部结构也在不断地调整和变化，这对人力资源管理提出更高的要求，人事档案工作也面临着机遇和挑战。由于社会的进步和发展，人才流动频繁，工作岗位调整，人事档案管理日益复杂，存在一些不完善之处，面对存在的问题，我们应采取相应的措施，解决人事档案管理中的薄弱环节和突出问题，以推进人事档案管理的改革和发展。关键词：人事档案；现状；策略研究人事档案记载着个人经历、思想品德、业务水平、工作业绩等方面的材料，是全面了解干部历史情况，考察干部、选人用人的重要依

2、据，党中央提出要从严治党，严格管理干部，先后出台了干部档案工作条例 、关于进一步从严管理干部档案的通知及进一步开展干部人事档案审核工作通知，指出要严禁干部档案弄虚作假，要严格干部档案日常管理，落实干部档案工作责任制，加强对干部人事档案专项审核工作，要堅决整治干部档案工作中的不正之风，加强干部档案从严管理，这对干部人事档案管理提出更高要求，目前，我们使用传统方式管理档案，人事档案工作缺乏完善的管理规范，存在一些弊端和突出问题，这使档案工作发展与现代化网络化技术发展存在着一定差距，本文对人事档案现状进行系统阐述，对人事档案工作进行探讨和研究，以便提升人事档案管理水平。一.人事档案管理现状1.人事档

3、案缺乏完善管理体系人事档案材料对个人一生至关重要，它是个人身份信息的重要依据，是反映个人成长历史的凭证和依据，现阶段部分档案管理部门缺乏完善的规范管理，没有明确的岗位职责，档案缺乏严格的科学管理体系，有些档案部门制度不健全，甚至不按规章行事，多数人事档案部门使用传统的管理模式，档案整理分类不标准，没有按规范进行归档，多数档案以纸质材料为主，查阅档案采用手工操作，长期翻阅造成破损，有些人事档案材料没有及时录入和更新，造成档案信息失真，干部填报个人信息时对出生日期、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系等情况填写不准确，内容描述不全，有的干部为了个人利益隐

4、瞒真实情况，甚至档案中存在涂改造假现象，这给档案管理工作带来很大难度。2.人事档案材料缺乏完整性人事档案是记录一个人的基本信息，是个人职务变动、职称晋升、办理养老保险、工龄计算等不可缺少的重要依据，因此，个人信息完整准确显得极其重要。收集归档完整材料是人事档案基础工作，目前档案材料存在不规范，缺失材料多等问题，主要是学生材料、工资确定和干部考察材料缺失比较多，还有干部入党材料由于当时未上交档案管理部门入档，多次调动工作后，造成材料遗失，有些单位由于倒闭、拆并，一部分缺失材料更难补齐，近些年，由于大中专毕业生不懂国家政策，离校后把档案还放在学校，后来学校又把档案退回原籍，毕业工作多年，个人档案还

5、是空白，有的毕业生档案一直放在学校，过了保管期，学校没有及时为学生档案办理转档手续，有的甚至出现弃档、断档情况，近几年来，随着人才流动的频繁，有些单位没有及时将人事档案随之转递，流动后档案中的工作经历出现空白情况，造成工作年限不年续，这种情况为今后存档单位对其个人信息确认造成很大难度。3.人事档案管理手段与现代化技术存在着差距目前，我们大多数人事档案管理基本处于传统的手工管理阶段，管理方式还比较落后，人事档案管理对计算机使用局限于简单的基本信息录入、存储、查询，查阅档案费时费力，工作效率低，制约着档案工作自身的发展，随着日积月累，人事档案占据空间大，需要大量设备存放，档案多次翻阅容易造成破损，

6、纸质材料时间长久容易变质，难以恢复，目前，人事档案管理仍处于较低水平，现代化技术在人事档案管理中尚未得到充分应用，与现代化网络化技术发展存在一定差距，因此，加快实现档案管理现代化是今后工作的重要任务，总之，档案管理工作需要与时俱进，创新发展人事档案管理手段，逐步实现人事档案管理信息化和自动化，实现将纸质人事档案转换成数字化形式，加强档案的数字化维护和保护，对损毁变质档案要进行修补、复制和现代化技术处理，因此，在新的历史时期，提高档案管理工作的水平和工作的效率，档案管理信息化水平的提高是十分重要的。4.人事档案存在安全隐患近几年随着改革开放的发展，人才的流动，人事档案在转递过程中也有可能出现档案

7、材料遗失情况，档案原件保管不当或频繁翻阅会造成对原档案的毁害，久而久之便出现老化霉变，文字模糊不清等情况，这些情况会给档案保管带来困难，直接影响档案的完整和安全。即使建立了人事档案数字化，存储空间小，但通过设备可以携带传播，容易造成个人信息泄密，电子人事档案如果受到病毒侵入和黑客攻击，或被非法利用和更改，造成数据丢失和被盗，还容易受到外部环境和不可控因素的影响，造成档案信息不安全。二、人事档案策略研究1. 优化人事档案管理在当今科学技术高速发展的时代，传统的档案管理方式已不适应现代社会发展的需要，人事档案现代化信息化是当今社会档案快速发展的标志，这几年来人事档案现代化取得很大发展，通过计算机技

8、术、网络技术的开发运用，档案材料信息分类、录入、存储可以使用计算机操作完成，档案材料通过数字化加工，备份转化成电子数字档案，给人事档案工作带来极大方便和快捷，因此，人事档案须加快改进档案管理模式，创新管理技术和手段加强档案管理，高标准配置基础设施，配备完善办公硬件需要，加强档案规范化管理和更新，建立人事档案材料收集责任制，确保归档材料真实准确、规范完整，杜绝虚假材料。严格干部档案转递制度，规范人事档案的借阅、查询、转递等等程序，要严格遵守查借阅纪律，严格查借阅审批手续，对查借阅归还的档案要认真细致审核，对档案缺少材料需要尽快补齐，及时归档，按照“取材有据，用材有效，舍材可行”要求做好人事档案收

9、集归档工作。对个人信息记载不一致情况，需要尽快认定，确保档案的真实完整和规范。加强人事档案制度化建设，建立人事档案管理责任制，制定考核机制和岗位责任制，健全各项业务规章制度，要建立健全人事档案管理制度、人事保密制度和人事档案查阅制度，制定完善相关政策，目标明确，责任落实，按章行事，要创新人事档案管理的方法和手段，加快档案资源信息化，档案管理现代化，档案利用网络化的工作进程，以提高人事档案管理工作效率。2.加快人事档案审核和认定近年来，党中央提出从严治党的举措，指出要加强干部人事档案管理工作，我馆为了落实中央精神，按照全国干部人事档案专项审核工作要求，针对干部人事档案的“三龄两历一身份”（即党龄

10、、年龄、工龄，学历、经历、身份）等内容，开展人事档案专项审核工作，由于档案材料内容多，出现多种多样问题，如材料缺失严重、干部填报信息前后不一致、有错报漏报瞒报，有更改档案信息甚至存在年龄涂改造假等等情况，根据这些情况，我们严格把关，从严审核，重点审核等步骤进行核查，并对审核问题进行甄别和认定，特别对干部出生时间存在涂改情况，我们需要去干部出生原籍进行调查核实，由于人员有限和经费困难等问题，干部档案的认定工作存在很大难度，影响干部档案的审核工作，在长达一年的档案审核和认定工作中，我们做到认真细致，客观公正，切实维护专项审核的严肃性，确保档案材料真实完整。3.强化人事档案安全防护人事档案记载着个人

11、基本情况和成长经历，在干部考察、职称晋升、办理社保等方面具有重要作用，目前档案仍以纸质形式储存，使用传统的手工查阅，档案原件文字容易出现模糊不清，腐蚀、霉变，造成档案材料的损坏，因此，需要加强对人事档案进行安全防护措施，专人负责，专人保管，防虫防霉，防火防盗，同时还需要建立应急预防措施，对安全隐患及时报备，确保档案工作安全运行，需要配备相应的软硬件设施，搭建管理平台，对数字化档案集中管理，人事档案数字化需要采取防火墙技术、加密技术等措施防范风险，同时对软件使用上要根据科技发展和程序更替进行更新，促成人事档案数字化更新升级，建立身份认证系统，按权限进行数字档案日常维护，防止对数字档案内容侵害，定

12、期对信息管理系统杀毒，保障系统运行安全，不会被非法利用、更改、复制、迁移和毁坏，也避免了档案涂改造假行为，延长档案原件的保存和使用寿命，有利于档案保护和利用，而且这种保存方式安全长久，不会轻易丢失，这种存放方式，提高人事檔案信息的安全性，也提高存储空间使用效率，随用随查，方便快捷。要加强对外部环境的管理，根据计算机硬件需求，需提供合适的温度湿度，及时做好档案的备份和维护，确保人事档案安全性。4. 推进人事档案数字化建设我国人事档案工作在当今社会发展过程中，其发挥的作用日益强大，受到重视程度越来越高，而基于网络技术发展，人事档案数字化工作日趋成熟，构建档案数字化管理模式，能推进人事档案各项工作的

13、发展，人事档案管理实现数字化是对传统档案管理的突破和创新，是推进干部档案科学化、标准化、规范化的有效举措，是从技术上严防档案造假行为，进一步完善人事档案管理水平，对人事档案管理工作具有重要的现实意义，人事档案数字化是对档案材料进行信息处理，档案信息数据电子扫描后，使其转为可以储存在载体上并能被计算机识别，是在档案统计、整理、查阅、保存等方面实现数字化，是提升档案工作效率和综合管理水准有效手段，档案数字化是保护纸质档案、保障信息安全、提高查询效率的必然途径，基于档案数字化的方便快捷高效等优势，加快人事档案数字化工作已提上议程，目前，我馆已筹建了人事档案数字化项目，该项工作的合同起草、合同签订和经费落实等前期工作已完成，今年年初即将启动，我馆实现人事档案数字化，将更加方便快捷