探讨大数据时代背景下的档案管理

1、    探讨大数据时代背景下的档案管理    刘秋君【摘要】在数据化时代，档案管理信息化已成为必然的趋势。从管理的角度来讲，信息化建设能够提高企业档案管理的工作效率，确保各项工作顺利展开。档案管理是管理工作中的重要部分，当前数据改革不断深入，网络信息化不断推进，档案管理作为数据中的一部分，信息化是适应当今信息改革的需求，也是必然趋势。现主要针对档案管理在数据化时代下的信息化建设措施进行探究。【关键词】数据化时代；档案管理；信息化建设档案管理作为数据中的一部分，信息化是适应当今信息改革的需求，也是必然趋势。因此，管理人员必须要充分认识到数据化时代下档案管理

2、的现状，并积极以有效的举措，来推进企业档案管理的信息化，促进各项事业的发展。一、数据化时代档案管理的现状分析档案管理是企业开展工作、实施管理的原始记录，其在企业中心的日常工作、纠纷、决策等方面具有重要的参考价值。因此，企业的档案管理尤为重要。随着数据化时代的到来，档案管理工作发生了很大的改变，给档案的管理带来更大的挑战。现主要分析数据化时代档案的现状。（一）档案数据方面的改变。在数据化时代，档案数据发生了很大的变化，从以往的纸质数据扩展到现在的视频、电子数据等新数据类型，采集方式比传统更多，档案数据材料急剧增加，涉及面广，内容更加丰富。数据资源种类和数据信息量的增加，给档案的保存带来了一定的挑

3、战。在数据化时代，档案的信息收集和以往不同，现阶段档案收集可以来源于网络，加上现阶段网民爆发式增长，使档案信息收集不断平民化、广泛化。（二）档案管理理论方面的改变。在数据化时代，档案的数据源发生了变化，档案的收集、保存等在理论上也发生了很大的改变，这就意味着传统的管理方法难以适应当前档案的管理。因此，管理人员应转变管理观念，采用新的管理理论来提高档案管理的效率和质量。传统的档案管理中，通常会从采集的数据资料中选取有价值的信息来归档管理，但由于受到时代以及管理人员的制约，一些信息的潜在价值没有被发现，导致这些信息没有被归档，造成损失。管理人员应摒弃以往的思想，为人们提供更多的信息服务。（三）档案

4、服务方面的改变。现阶段网络普及程度加深，人们的生活习惯、工作等都发生了很大的改变。例如人们在购物、医疗服务等方面都开始依靠网络来进行。对比之下，在档案服务方面，传统的方法主要是用户到档案馆查阅，查阅速度慢、获取信息慢。档案的获取途径除了去档案馆以外，还可以从网络途径来获取。由于从网络获取档案资源的途径不仅简便、而且效率高、快捷，在网民暴增的时代，从网络途径获取档案资源的用户增加，使档案资源的价值得到更好的挖掘。（四）档案安全管理方面的改变。档案管理安全主要是保障档案管理的完整性，对于纸质的、胶片类的传统档案数据，保管相对容易。但数据化时代下，档案的数据类型还有视频、电子信息等等，档案数据载体类

5、型增加，给档案管理带来一定的困难。数据化时代档案管理的难点包括在管理年限方面、管理技术方面、管理条件方面。在管理年限方面，我国对于档案的管理年限都作出了规定，但某些档案数据类型的管理在没有到达规定的年限就已经损坏。在管理技术方面，传统的管理技术已经不能满足数据化时代档案的管理，而采用计算机辅助管理后，保管的技术依然比较滞后，无法保证档案的安全问题。二、数据化时代档案管理信息化建设的举措（一）提高档案资源收集效率。在数据化时代，档案资源的收集是一项十分繁重的工作，而档案馆的管理人员、工作人员有限，单靠这些力量来完成档案资源的收集有很大的局限性。因此，档案资源收集方面可以扩大收集的主体，可以让某些

6、个人、社会组织参与档案资源收集方面的工作，提高档案资源收集的效率。除此以外，现阶段很多网络技术不断完善，对提高工作效率有很大的帮助。（二）完善档案服务模式。档案的收集、保存等工作，其目的之一是为单位用户提供服务，实现档案的价值。急救中心的档案资源本身具有很多价值，只有将其提供给需要的人，才能发挥出它们的价值。因此，如何为用户提供优质的服务，来实现档案的价值是值得深入思考的。一方面应该转变服务的理念，在档案的管理中，应推广“以用户为中心”的服务理念。在面对用户时，给予细心、耐心、全程的服务，根据用户的需求提供相应的档案资源，对于用户的疑问给予正确的解答等。在服务方法方面，推广智能化、个性化的服务

7、，智能化服务主要是将档案资源进行整理归类，并提供官方网址、档案资源检索技术，用户可以利用网络来检索需要的档案资源。个性化服务主要是根据用户对档案的需求进行分析，并采用网络技术来推送档案资源。（三）规范化档案信息的调度行为。各企业档案信息调度比较频繁，包括日常数据、大型处理数据和其他保障等数据。在档案的信息调度方面，应制定相应的制度规范，使档案信息调度规范化。在档案信息调度的过程中，做好调度档案的人员基础信息、调度时间、调度的档案名称等进行纸质和电脑双重详细登记、追踪。（四）完善档案的安全管理体系。档案的安全管理是档案管理中的重中之重。在档案安全管理中，必須要保证档案的完整性，防止出现档案丢失、

8、损坏等问题。因此，管理人员应完善管理制度，明确各组工作人员的安全管理职责，严格要求每个工作人员以维护档案的完整性和安全性为重要任务。除此以外，管理人员要结合数据化时代，（下转第135页）（上接第119页）改善档案的管理方法，包括改善档案保存的环境、构建和完善网络平台，防止实物档案、虚拟档案数据的丢失、损坏。在档案办公室中，安装视频监控、报警系统等，安排专人看管，防止档案被盗。完善档案办公室的消防系统，防止自然灾害引起档案损坏和丢失。三、结束语档案是各个企业日常工作中的原始记录，是十分重要的材料。在数据化时代下，档案的数据类型、信息数量、档案的利用和服务等方面都发生了很大的改变。【参考文献】1夏春秋.档案管理的现状与对策j.兰台内外，2016（5）：66.2