新时期民政档案信息化管理与利用问题探讨

1、    新时期民政档案信息化管理与利用问题探讨    李沂滨摘 要与普通的档案管理工作相比较，民政档案管理工作具有两点突出特点：系统性和综合性。当前，伴随着社会的发展，信息技术的进步，民政档案数量呈不断增长趋势。此外，民政档案涉及内容较多，要想做好新时期的民政档案管理与利用工作困难非常大。基于此，本文首先系统地阐述了档案信息化建设的内涵及重要性；其次，分析了当前我国民政档案信息化管理与应用过程中所出现的一些问题；最后，笔者结合个人工作经验就如何才能做好新时期民政档案管理与利用工作提出了几点看法，以期能够为更好地服务于人民建言献策。关键词民政档案；信息化建

2、设；新时期doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2017.22.105d632；g270.7 a 1673-0194（2017）22-0-020 引 言民政局是我国最为重要的行政职能部门之一，主要职责就是通过职能发挥从而保障广大人民的各项生活权益，以实现社会稳定与和谐发展。民政档案管理工作是民政部门的重要工作之一，因此做好新时期的民政档案管理与利用工作，不仅能够协助行政部门更好的发挥自身职能而且还能够为我国的社会经济稳定发展做出贡献。新形势下，信息技术迅速发展，给民政档案管理与利用工作带来了发展的春天。我们必须牢牢把握住档案管理工作发展的新趋势，进一步加快信息化建設进程

3、。1 档案信息化建设的内涵及重要性1.1 档案信息化建设的内涵具有非常丰富的内涵，既包括传统意义上对档案信息资源的有序整理也包括现代意义上对档案信息资源的开发与利用。除此之外，档案信息数据库的建设、档案信息化人才的培养、与档案信息化相关的制度的制定与完善等等都在其范畴之内。1.2 档案信息化建设的重要性与必要性1.2.1 是提升档案管理工作效率的必要保证以档案信息资源的共享与利用为例，在传统的档案管理方式中，要想实现信息共享必须要全部依靠手工操作来实现，繁琐的程序以及复杂的交接会使得单位对档案的利用率大打折扣。长此以往，各种档案就会因为其自身的查阅困难性而被闲置下来，这样不仅会造成资源浪费而且

4、也难以发挥档案应有的服务功能。而伴随着信息技术的发展，档案信息化建设进程的加快，相关部门在进行档案管理时能够使文档直接通过计算机网络技术实现云储存。这样一来，无论是在网络运行状态下，还是在脱机状态下，查阅者都能够不受时间空间的限制而自由的进行档案调阅。因此，我们说档案信息化建设是提升档案管理工作效率的必要保证。1.2.2 是充分开发和利用档案资源的客观需要将信息技术运用于档案管理工作后，就可以通过对原生性档案信息资源的科学管理和合理配置而使档案管理工作实现数字化、标准化、系统化和网络化。除此之外，将信息技术运用于档案管理工作还可以实现原生性档案资源与“信息高速公路”的接轨，从而挖掘出那些隐匿于

5、信息表面的档案内容，实现对社会档案信息资源的充分开发与利用。2 新时期民政档案信息化管理与利用工作中存在的不足2.1 对于档案信息化建设认识不够深刻从当下来看，很多民政档案管理人员仍然缺乏对档案信息化建设的重视。他们认为档案信息化建设并不能给档案管理工作带来实质性的改变，之所以要促进档案信息化建设进程，仅仅是为了应对上级检查。在这种错误的思想观念指导下，档案管理人员对相关工作的开展缺乏足够的支持和配合。此外，由于档案管理工作内容较为繁琐，任务较为繁重，这给工作人员带来了巨大的心理压力，进而影响了民政档案信息化建设进程。2.2 基础设施配置不够完善和合理当前，我国部分地区的民政信息化建设基础设施

6、配置仍然不够完善，更不要提基础设施是否能够合理利用的问题。管理信息化所需的基础设施配置分为硬件设施和软件设施两方面。民政档案管理信息化的前提是提供相应的设备，这对档案信息化管理起着重要的推动作用。其中比如计算机、管理软件、局域网及数据库的管理，都是民政档案信息化管理中不可缺少的硬件设备组成部分。在以电子信息档案保管为主导的今天，如果民政局档案管理部门没有这些可以接收、处理并保存电子档案的工具和网络，档案的信息化建设就是纸上谈兵。尽管经过多年的不懈努力，当前很多地区的民政局档案馆在信息化建设的硬件方面都已经有了非常快的进步和发展，但是档案管理的软件设施仍旧非常落后，严重阻碍了民政局档案管理信息化

7、进程。2.3 民政档案管理工作规范化程度较低档案信息化建设是一个新兴事物，目前，管理人员仍然缺乏对此项工作的管理经验，从而使得民政档案信息化管理工作规范化程度较低。首先，信息化档案材料的收集程序不规范，这导致民政档案材料的内容不完整。其次，信息化档案材料的整理程序不规范，这导致民政档案内容查阅起来非常困难。最后，信息化档案材料的调阅程序不规范，这不仅容易造成一些需要保密的资料外泄而且还有可能导致资料丢失。2.4 民政档案信息安全性得不到保证造成民政档案信息不安全的因素有二：一是档案管理部门缺乏对信息化档案管理的安全意识，导致其审查与管理力度不足；二是伴随着信息技术的进步，黑客的窃密技术也得到飞

8、速发展，严重威胁着民政档案的信息安全。以此前流行的“勒索病毒”为例，正是由于部分地区民政档案管理部门平时不注重加强防范，不注重技术维护从而导致其档案信息被封锁。2.5 民政档案管理人员素质参差不齐计算机技术的发展在给民政档案管理工作者带来便捷的同时也对其专业素质提出了更高的要求。由于电子化的档案管理摒弃了传统的档案管理方式，以现代化的手段对档案信息进行归档处理，因而更需要一些专业人员进行科技管理。这样一来，就对档案管理者的专业素质提出了更高的要求。endprint但是目前来看，仍然有很大一部分民政档案管理人员缺乏对信息技术及与档案管理相关的软件的学习与应用。不仅如此，一些编外人员工作积极性不足

9、、专业性不强，导致人才综合素质参差不齐，严重降低了信息化民政档案管理利用工作效率。3 新时期做好民政档案信息化管理与利用的措施3.1 提升思想认识是做好民政档案信息化管理与利用的基础首先，应当从提升单位领导干部认识入手，使领导干部明白做好档案信息化建设的重要性，最大程度地争取到领导对工作的支持。其次，民政档案管理部门内部应当细化分工，对每一项具体的与信息化建设有关的工作设置专职的管理岗位，将信息化的档案管理工作由被动局面转化为主动。最后，民政部门应当积极开展丰富多彩的宣传活动，普及信息化档案管理知识，以提升社会各界对档案信息化建設的重视程度。3.2 加强基础设施建设是做好民政档案信息化管理与利

10、用的关键完善的软、硬件配置一方面有利于加快民政档案管理信息化建设进程，另一方面也有利于提升档案管理的质量和效率。因此，单位不仅要为民政档案管理工作配备良好的计算机及其系统，也要防患于未然，投入一定的资金来聘请专员设置严密的安全防护系统。3.3 完善规章制度是做好民政档案信息化管理与利用的根本首先，应当要求民政档案管理工作人员严格依照中华人民共和国档案法（以下简称档案法）的各项规定进行材料收集、归档、调阅等。其次，要求单位要在档案法的基础上，依据单位实际发展水平对各项规则进行细化。最后，为了确保信息化档案管理制度的有效推行，单位应当制定责任追究制度，对于一些档案泄密行为、违反规则的行为进行追责与

11、制裁。3.4 加强档案资料的安全性建设是做好民政档案信息化管理与利用的重点首先，民政档案管理部门应当通过宣传讲座等形式提升部门工作人员的安全意识；其次，单位要采取有效措施、运用先进技术加强网络信息的保护；最后，单位领导要加强内部管理，不仅要提升工作人员思想素质准入门槛，也要对现有工作人员进行定期思想素质考核。3.5 培养具有较高素质的人才队伍是做好民政档案信息化管理与利用的保障一方面要通过加强对民政档案管理工作者的专业知识培训，使其不断丰富与信息化档案管理工作有关的专业知识，并引导档案管理者树立起终生学习的理念；另一方面要加强对现有档案管理工作者的计算机技术培训，使其掌握一些现代信息技术知识，并熟练掌握与档案管理有关的应用软件的使用方法，以适应信息化的发展要求。4 结 语档案信息化发展对于进一步提高管理工作效率具有非常重要的意义。尽管目前我国的民政档案信息化建设成效显著，但是要想真正实现档案管理部门工作效率的提升任重而道远。仍然需要档案管理者进一步提升对民政档案管理工作的认识、加强基础设施建设、完善档案信息化管理机制、加强对计算机