机关文书档案管理常见问题及对策

1、    机关文书档案管理常见问题及对策    摘 要：人社部门作为机关文书档案的管理部门，在日常的机关工作中占据重要的地位，加强档案管理工作，有助于提升人社部门的档案服务能力，有助于文书答案的科学发展。本文就机关文书档案管理常见问题进行了归纳整理，同时针对这些问题提出相应的整改对策，从而促进我国机关文书档案管理工作的进一步发展。关键词：机关文书；档案管理；对策文书档案常被用于记录机关党政工作的管理实施现状，不同管理部门的发展进程以及部门人员的基本信息，是在机关日常工作中形成的重要的无形资产。人社部门作为机关文书档案的管理部门，是机关日常党政管理、行政执行

2、的基础。机关人社部门主管机关干部人事、流动职员、离退休职员、失业人员、社保业务、会计资料、专业资料等文书档案，具有种类繁多、利用率高的特点。因此为了更好的进行管理工作，需要对档案管理常见问题进行归纳总结，并提出相应整改对策，从而促进机关文书的档案管理工作顺利进行。1 机关文书档案管理过程存在的问题人社部门掌管的文书档案涉及部门较多、覆盖范围较广、业务能力较强，直接影响着整个机关员工的利益。文书档案管理作为人社部门的基本工作，是人社部门开展其他工作的重要保障。随着文书档案管理工作的逐渐深入，一些问题逐渐浮出水面。这些问题都在一定程度上影响着机关文书的档案管理，因此需要引起机关主要领导的高度重视。

3、（一）机关文书档案的管理理念有待提高目前有关机关文书的档案管理仍沿用传统的管理方式，并未加入新时期、现代化、信息化的管理理念，欠缺分类归档的管理意识。新时期、现代化、信息化的管理理念是当今社会重要的文书档案管理理论，只有在日常文书管理过程中融入分类管理的思想，才能在一定程度上提高档案管理功能，降低档案查询的工作难度。机关文书档案管理部门的相应领导并没有完全意识到现代化管理理念的重要性，从而使得档案管理部门职员缺乏统一的归档管理规范。原有的档案管理模式存在相应的缺陷，因此在今后的档案管理过程中需要转变工作理念，提高机关文书档案管理的工作效率。（二）机关档案管理部门对档案管理的重视度不够通过调研发

4、现，人社局相关领导对机关文书档案的管理工作重视度不够，因此导致文书档案的管理人员配置不足，并没有一套行之有效的管理制度。我国的人社管理制度无法紧跟时代步伐，并未结合自身单位的实际情况，从而给人事档案管理带来极大的不确定性。同时有些档案管理人员在实际工作中敷衍了事，从而出现收集的文书资料不完整，无法实现动态管理。人社局的某些工作人员在日常工作中并未严格遵守相应规章制度，与管控单位的协调程度不高，为了贪图方便，当某个部门需要查阅相应档案时，叫本人自行提取，甚至未经记录借出机关，从而极易导致文书档案出现涂抹、缺失等情况，严重影响文书档案的真实性（三）机关文书档案的管理工作缺乏专业性很多人社局文书档案

5、管理的工作人员并非档案专业出身，大部分都是由机关内部其他岗位调动过来的，缺乏一定的专业性、技术性。专业化、技术化的文书档案管理可在一定程度上提高档案管理的工作效率。非专业的人员从事机关的档案管理工作，由于缺少专业的档案整理知识、专业的培训，这就导致这些工作人员对于机关文书的档案分类、整理、汇总、立卷、归档等知识一知半解，从而在日常档案管理过程中极易出现各种问题。部分人社局的档案管理人员流动性较大，很多新职工对档案管理知识刚刚有点起色的时候又被转入其他部门，从而使得档案管理内部处于极度不稳定的状态。随着档案管理人员的新老交替，很多重要文件并未做好交接工作，從而出现查无原件、缺少签发材料、原件及复

6、印件分离等不规范现象。（四）机关文书档案管理过程信息化程度不够随着科技的发展，传统的机关文书档案管理模式已无法满足多样化的档案管理工作，因此在传统的机关文书档案管理工作中需要融入信息化的元素。目前我国绝大多数的人社局信息化程度不够，具体表现在于：人社局缺乏信息化、科技化的设备技术，如档案分类管理数据库等；人社局领导缺乏先进的信息化存储、管理思想，同时缺乏具备信息化技术的专业人员。（五）硬件设施落后，有待于进一步完善。档案文书由于多是纸质材料的，因此对于档案文书的储存环境要求较高，必须保持在一定的湿度、温度，才能一定程度上延长档案材料的寿命。调查发现个别单位并没有设立专门用于储存文书资料的档案室

7、，有的单位即使设立了档案室，但空间相对狭窄，不具备通风换气系统，“六防”设备不齐全，从而导致档案资料极易出现霉变、虫蛀、褪色等现象，不仅影响了文书档案的整洁美观，还会引起重要文件的丢失。2 加强机关文书档案管理工作的对策（一）转变管理思想若想从根本上解决机关文书档案管理部门的管理观念，就需要紧跟时代步伐注重管理思想的改革，不断完善、创新机关文书的管理模式。只有满足时代的需求，才能发挥机关文书管理的重要作用，同时为了更好的转变管理观念，需要提高机关文书管理部门相关工作人员的重视度。人社局的档案管理部门应该定期开展专题座谈会，顺应时代需求，调整机关档案管理工作的方向。（二）加强机关各部门对文书档案

8、管理的重视度为了更好的开展人社局的文书档案管理工作，需要人社局各部门管理者认识到文书档案管理的重要性，鼓励这些领导多多参与档案管理工作，为其它员工起到带头作用。各部门领导在日常工作中可以加强对管理部门上交文书材料的监督，督促工作人员保质保量的提交归档材料，减少文书档案管理的工作负担。同时对于未按时提交的归档材料，及时进行记录，避免文书材料的丢失，为后续的归档整理提供方便。（三）加强机关文书档案管理部门专业人才队伍的建设目前我国大部分人社局文书档案管理部门存在整体专业化程度较低的问题，因此在日常的管理部门构建过程中，应该加强专业人才队伍的建设，注重专业人才的培养。人社局应该加强内部人才的培训教育

9、，提升文书档案管理员工的专业技能；定期开展文书档案管理的专题讲座，聘请有经验的、专业的讲师教授相关档案整理技巧；积极招聘专业院校人才，从而提高机关文书档案整理的整体水平。（四）加强机关文书档案管理的信息化建设随着信息化时代的到来，文书档案管理工作也需要融入相应的信息化元素，从而提高机关文书档案管理工作的效率。首先档案管理部门应该引进先进的信息化设备，并建立以计算机技术为主的归档分类系统；其次加强电子化文书资料的存储力度，计算机系统不仅能够储存大量的文书资料，同时还能进行快速、技术的修改、查阅工作，从而有效解决传统文书管理查阅、修改困难的问题。（五）注重机关文书档案的储存与保护由于传统的机关文书

10、档案都是纸质材料的，因此在日常的存储过程中，需要格外注意温度、湿度、虫蛀等因素。机关部门可在文书档案储藏室按照全自动的温度、湿度控制系统，一旦温度、湿度有所变化，就会发出告警信号，及时告知档案管理人员进行处理；在隐蔽的角落放置一定数量的樟脑球及活性炭包，防止文书档案受到虫蛀威胁及回潮霉变；此外文书档案管理人员还应定期对存储的文件材料进行查看，从而有效延长文书档案的存储寿命。3 结语机关文书档案整理看似是一个简单的工作，其实蕴含了大量的细微、繁琐的步骤，需要档案管理部门及员工给予高度的重视。若想做好机关文书的档案管理工作，不仅需要转变管理理念、提高重视程度，还应加强档案管理部门的专业技术首批，从而促进整个机关文书档案管理部门的科学、稳定发展。参考文献1王慧.基于机关文书档案整理存在问题及对策研究j.黑龙江史志，2015（6）：117