新形势下事业单位档案管理的改革探讨

1、    新形势下事业单位档案管理的改革探讨    黎丽华摘 要：目前国内事业单位不断加强信息化建设，改革转型基本完成，其中档案管理工作改革关系着事业单位的整体发展，应当给予高度重视。本文先对现阶段事业单位档案管理工作中存在的主要问题进行分析，并在此基础上就如何加强管理和促进改革创新，谈一下个人的观点与认识，以供参考。关键词：事业单位；新形势下；档案管理；问题；对策随着社会经济的快速发展，网络科技逐渐向大众生活领域深入。在当前信息化时代背景下，档案管理工作的信息化建设已成主流之势。现阶段国内很多事业单位的档案数据管理工作，基本上都实现信息化、数字化，有效促

2、进了事业单位的快速发展。1 现阶段事业单位档案管理问题分析在当前社会转型的关键时期，虽然事业单位整体保持着良好的发展态势，但是档案管理工作中却暴露出一些问题，具体分析如下：1.1 对档案管理重视度不够对于事业单位而言，其发展过程中会产生大量的档案资料，而且其中很多信息数据都是直接关乎本单位的重大决策是否能够准确做出。然而，对于纯数字性的资料很少有人给予高度的重视，事业单位的工作人员甚至是档案管理人员也不重视本职工作。实践中可以看到，他们对于本单位的档案管理认知也只是局限于相关资料和信息数据的收集以及管存等方面，甚至片面地认为档案管理人员的工作只是负责资料的整理，属于文职或者后勤类工作，没有技术

3、含量，也不能直接为单位创造效益，简直不值一提。在这种思想观念的影响下，事业单位的安全管理工作难见实效，其中一个很大的原因是单位领导以及管理层对此不重视，未能将其放在一个相对较高的位置对待。在该种情况下，事业单位的领导对档案管理工作不予过问，因此投入也就不足，以致于档案管理必须的硬件设施和基础条件相对较差，影响档案管理工作质量和效率。1.2 档案管理者的综合素养有待提高在部分人的眼中，檔案管理是非常简单的工作，主要负责相关资料和信息的收集整理以及存储等工作，这种观念是片面的、错误的。事实上，事业单位的档案管理工作非常的复杂，对工作的专业性要求非常的高，因此对档案管理人员的综合素养也有较高的要求，

4、技能、经验等都非常的重要。然而，从目前国内事业单位发展现状来看，档案管理部门的从业人员主要有两种，一种是刚刚毕业的学生，没有工作经验，很多工作都需要摸索，同时部分年轻人没有耐心，不能从大量的档案资料中总结有价值的信息为事业单位的发展服务；另一种则是临退休的老同志，虽然他们比较有耐心，但是不甘于从原来的岗位上调离，加之对档案管理工作不甚了解，而且对现代先进的网络技术手段掌握不到位，因此很大程度上难以胜任当前的岗位职务。2 加强事业单位档案管理的有效策略目前国内为数不少的事业单位在档案管理工作中经常会出现问题，在该种情况下需要提高人员素质以及采取先进的档案管理模式和手段，突出创新的重要性。基于以上

5、对现阶段事业单位档案管理工作中存在的主要问题分析，笔者认为要想加强档案管理和提高管理效率，应当从以下几个方面着手：2.1 提高思想重视度，强化人员培养思想是行动的指南，要求加强事业单位档案管理，就必须先从思想上真正重视起来，而根据事业单位的特点来不断提高档案管理重视度。在当前的形势下，事业单位应当不断提高对档案管理人员的教育与培训，采取先进的经验和理念来提高管理人员的积极性与主动性，对档案管理人员加强培训。同时，还要立足实际，建立健全管理体系，以此来确保能够有效满足事业单位档案管理标准与要求。值得一提的是，事业单位若想进一步加强对档案管理人员的专业能力培养，就必须定期开展专项培训活动，准确把握

6、档案管理流程，以此来提高事业单位档案管理工作效率。 建立多渠道、多层次以及重实效的档案人才培训与考核机制，并以此为基础来逐步提高人员综合素质和业务技能。同时，档案管理部门应当对档案管理形式优化改进，保证其能够有效满足时代要求，促进事业单位可持续发展。2.2 创新管理机制和优化提升档案管理能力针对现阶段事业单位档案管理中的问题，档案资源应用效益非常的差，新形势下对管理人员提出了更高的要求。正所谓无规矩不成方圆，在事业单位档案管理工作中应当不断创新和改进管理机制，并且通过管理制度的切实执行来提高档案管理水平。档案管理人员应当采用标准化的档案管理流程和方案，严格按照“三严三实”的要求，结合实际情况，

7、由领导干部组织并建立标准化档案资料录入标准以及日常管理规章，各方面应当合理分工，并且加强协作，将档案管理工作目标进行科学的分解，采取阶段性实施方法；同时，还要对档案资源进行优化整合与共建共享，即档案资料的网上查询便捷、人性化，管理制度必须覆盖技术体系、资源构建以及重要档案资料的查询权限和无纸化运用等多个方面。同时，还要制定切实可行的配套措施和机制，为事业单位档案管理工作的标准化以及规范化发展创造有利条件。2.3 健全和改进事业单位档案管理方式和方法在新的历史形势下，应当不断加快档案管理现代化、信息化建设。基于以上建立的档案管理制度，应当严格落实这些机制，这是提高档案管理水平根本，为此需创新和改

8、进方式方法，加强现代化建设。实践中，我们应当根据事业单位档案信息化建设要求，制定管理标准和方法，并在此基础上确定信息化系统平台搭建的功能要求以及相关技术规范。同时，还应当立足实际，制定信息和网络安全管理机制，本着依法治档原则，为基础项目档案管理工作的信息化建设提供制度保障。比如，制定电子案卷质量以及数字档案接收标准，这有利于保证电子档案归档质量。同时，还要制定网络整理、著录、标引以及检索和利用标准，从而使档案管理信息化统一、规范。事业单位档案自动化以及馆藏数字化建设过程中，应当合理而又充分地利用档案资料。事业单位在利用电子档案时应当注意以下事项。首先，安全可靠性。由于电子档案涉及范围非常的广泛

9、，而且扩展也非常的迅速，因此近年来事业单位信息数据量不断增多。由于网络化的发展非常的快，因此如何在网络环境下防范事业单位档案系统病毒、黑客，确保档案安全可靠性。其次，真实客观性。在事业单位档案管理工作中，因从电子文件生成到归档缺少规范化管理，大量的草稿性文件自生自灭，事业单位档案管理工作中多数电子档案与纸质档案间没有建立统一管理方法，影响了电子档案的可靠性和完整性，从而严重影响了其真实性。数据质量是管理平台成败关键的所在，应当严把数据关，确保输入的所有数据的准确性和完整性，否则无法保证该系统的运行。为此，我们应当建立严格的事业单位档案资料应用审核制度，在信息数据输入过程中，应当先对数据信息进行严格的审核，输入数据后需认真校对。最后，提高事业单位档案资料应用效力。这是由载体性质决定的，电子档案载体不固定，实践中必须制定严格的制度，确保事业单位档案资料管理工作实现信息化、制度化以及数据化，以此来提高档案资料的应用价值。3 结束语总而言之，在当前信息时代背景下，事业单位的档案管理理念、模式创新改革已成定势。实践中应当从思想观念的转变、档案管理制度的创新以及落实方式和方法的改进等方面入手，多管齐下、形成合力，这样才能提高档案管理效率，才能为事业单位的发展提供服