浅谈事业单位档案规范化管理的现状及优化策略

1、    浅谈事业单位档案规范化管理的现状及优化策略    董通升摘 要 档案是企事业单位经营决策的重要参考依据，档案管理工作是各项工作顺利运行的基础。随着社会的发展，我国事业单位档案管理面貌有所改善，但是整体来看，事业单位的档案规范化管理工作仍有待进一步优化。本文结合事业单位档案规范化管理的现状，提出了优化事业单位档案规范化管理工作的策略。关键词 事业单位 档案管理 现状 优化策略事业单位是我国行政服务体系的重要组成部分，规范化的档案管理工作可以为事业单位发展提供可靠的参考依据，事业单位的档案规范化管理早已起步。不過，随着社会发展，事业单位档案工作管理出

2、现了许多新情况、新问题。在这样的情形下，事业单位有必要进一步探索档案规范化管理的新方法、新路径，以促使档案管理工作持续向前发展。一、事业单位档案规范化管理现状（一）制度有待完善如今，我国已经步入改革深水区，在国家建设和经济发展中，事业单位所承担的任务越来越重。与此同时，事业单位产出、形成的档案资料的数量也越来越多，事业单位规范化管理形势紧迫。面对这样的环境，传统的档案管理模式和策略已经无法满足事业单位档案管理工作的需要，事业单位必须在档案规范化上做出更大的努力，以提高档案规范化管理水平。但是，结合实际来看，许多事业单位至今对档案管理工作仍存在错误的认识，认为档案管理工作无法创造直接效益，根本不

3、必在上面花费太多的精力。受此影响，许多单位的档案管理制度、管理队伍建设水平都较低。由于缺少制度规范和要求，真正能做到档案规范化管理的事业单位非常少。（二）设施简陋，管理队伍专业知识匮乏信息技术的快速发展，为其在各行业的广泛应用提供了良好的条件。如今，在信息化浪潮的推动下，许多事业单位在档案信息化管理上也取得了显著成绩。但是，受传统“重经营、轻管理”思想的影响，部分事业单位始终认识不到档案管理工作的重要性，单位档案管理工作仍处于手工、人工的管理阶段。由于单位在档案管理上的投入有限，所以单位档案管理设备严重老化，档案室环境非常简陋，许多珍贵的档案资料都得不到有效保护，档案破损、丢失等问题时有发生。

4、有的事业单位虽然很早就踏上了档案信息化管理之路，但是由于经验不足，人手短缺，档案信息化管理水平较低，档案信息化管理局限于档案信息化加工和存储等方面，档案使用和共享信息化还有很长的一段路要走。二、优化事业单位档案规范化管理工作的策略（一）完善档案规范化管理制度在信息社会，信息就是财富。档案是一种宝贵的信息资源，它在事业单位的发展过程中起着重要的作用。而要想发挥档案在事业单位经营管理中的积极作用，事业单位必须对档案管理工作给予高度重视，以制度的形式将档案规范化管理固定下来。这就要求事业单位从档案信息化管理制度建设入手，完善档案规范化管理工作制度，就档案收集、鉴定、归档、借阅、保密、复制、统计、管理

5、和销毁事项作出明确规范，为档案规范化管理提供制度保障。然后，完善档案工作岗位责任制，明确档案部门、档案员的职责和权限，严格档案规范化管理标准，要求档案部门、档案员认真履行职责，做好档案规范化管理工作。（二）增强意识，提高服务水平随着社会发展与进步，事业单位的各项工作与档案管理工作的关联也会更加紧密。这也要求事业单位的领导干部、管理层站在发展的角度，给予档案管理工作以高度重视和大力支持。首先，事业单位的领导干部要树立现代管理理念，增强档案规范化管理意识，为档案管理工作提供足够的人力、物理和资源配备。其次，做好档案管理领导工作，建立档案管理队伍，培养档案管理人才梯队，并就档案部门的工作态度、工作标

6、准、工作目标提出具体要求，定期对档案管理工作进行检测和指导，督促相关部门严格落实管理责任制，配合档案部门做好档案管理工作。再次，结合单位档案管理工作实际，在单位范围内积极开展档案宣传教育工作，借助展板摆放、发放宣传页、集体活动等形式宣传档案管理工作的重要性，鼓励档案部门强化服务意识，积极探索档案规范化管理途径，拓宽档案规范化服务路径。最后，完善档案管理考核机制，推动档案工作朝着制度化、规范化方向不断前进。（三）改善档案管理水平，提高档案开发水平如今，许多行业的信息开发和管理已经进入了信息化时代，事业单位在档案规范管理上也要以信息化为方向，制定信息化、电子化管理目标，逐步提高档案信息化管理水平。

7、事业单位的档案信息化管理要从档案管理环境优化做起，这就要求事业单位加大档案管理资金投入，建立档案信息化管理专项资金，实现专款专用，建设专门的档案室和档案管理部门，为档案管理工作配备专业的设备和器材，如档案柜、专用微机、打印机、扫描仪、除湿器等等，并要求相关人员按照规定做好档案室的防火、防盗、防潮、防虫工作，防止档案损坏或丢失。在此基础上，档案部门要加大内部资源整合力度，充分利用信息技术进行档案信息开发。与此同时，打破部门和地域限制，加强与其他信息部门的联合，开发档案检索工具和档案资源，互通档案信息，通过信息化操作、结构连接化实现档案信息资源优势互补、资源共享目标。（四）重视档案管理队伍建设档案

8、管理人员是事业单位档案规范化管理所依靠的主要力量，建设一支高素质的档案管理队伍，提高档案管理水平，是事业单位档案规范化发展的根本要求。因此，事业单位要重视和加强档案管理队伍建设，引进一批专业的档案管理人员，优化档案管理队伍的年龄构成、知识结构；然后，改善档案管理队伍的薪资待遇，适当提高他们的福利水平，为档案管理队伍提供晋升和发展空间；立足于单位内部学习管理制度，针对档案管理队伍开展职业技能培训和思想政治教育，增强他们的服务能力、敬业意识和综合素质；同时，对档案管理队伍采取多元激励制度，在档案管理工作中坚决贯彻落实岗位责任制和绩效考核制度，以提高档案管理人员的工作热情，为事业单位的档案规范化管理工作注入无穷动力。总之，在新的历史时期，事业单位的档案管理工作仍有待进一步发展和完善。事业单位必须强化档案规范化管理意识，正视单位档案规范化管理存在的问题，并通过规范化管理制度的完善、档案信息化的开发和管理队伍的建设，为档案规范化管理营造良好的环境。（作者单位为威海市文登经济开发区管理委员会）参考文献1 夏丽颖.事业单位档案规范化管理现状以及优化策略j