新升格专科院校数据采集存在的问题与对策

1、新升格专科院校数据采集存在的问题与对策高等教育学论文新升格专科院校数据采集存在的问题与对策广西教育科学研究所邓学铭【摘 要】以广西幼儿师范高等专科学校为例，阐述新升格院校在全校性数 据采集中存在的问题，并提出相应的对策，确保数据采集的有效、准确、完整, 为学校领导的科学决策、学校的发展提供数据支撑。关键词新升格院校职业院校 数据采集 问题对策【中图分类号】g【文献标识码】a【文章编号】0450-9889 （ 2016 ） 06c-0017-03随着教育事业的不断发展,作为教育统计的一项重要基础性工作,院校数据 的采集已经成为国家和地方教育主管部门不断完善职业院校宏观管理的重要途 径，并作为加快

2、推进教育信息化建设的主要抓手，纳入国家和省级教育发展战略 中统一谋划。国家中长期教育改革和发展规划纲要（2010-2020年）提出： 制走学校基础信息管理要求，加快学校管理信息化进程，促进学校管理标准化、 规范化。推进政府教育管理信息化，积累基础资料，掌握总体状况，加强动态监 测,提高管理效率。广西教育信息化建设三年行动计划（20152017年） 也提出：建成广西教育管理公共服务平台，教育管理信息系统不断完善，基础 数据库动态更新,为教育管理和宏观决策提供支撑和服务。当前,面临教育行政主管部门众多系统平台的数据采集任务,职业院校如何 能够高质量地完成数据采集工作，并通过对海量数据进行分析，开展

3、自我诊断、 自我评估等一系列院校研究活动，深入掌握院校发展现状,揭示发展中存在风险, 是职业教育改革与发展过程中诸多学者研究的热点问题。作为新职业院校评估方 案一个重要创新，高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台（以下简称数据 平台）在反映职业院校人才培养工作中积累了许多成功的经验，在院校发展硏究 中发挥了越来越重要的角色。数据平台已经成为教育行政部门对高职院校进行宏 观指导，建立高职院校自律、社会参与、市场监督、教育行政部门宏观指导等多 方共同参与的教育质量保障体系，足进高职院校实现管理制度化、科学化、公开 化、现代化的重要途径。广西壮族自治区高等职业院校人才培养工作评估实施 细则（试行）

4、指岀，要将高等职业院校人才培养工作状态数据采集平台 建设作为评估工作的重要内容,不断完善、实时更新。同时，院校需要在专家 组进校前30天内提交人才培养工作书面自评报告和近3年来数据平台信息，并 同时在网站上向社会公布。本文将以数据平台作为研究对象，基于广西幼儿师范 高等专科学校升格5年来数据采集工作的探索，提出新升格职业院校全校性数据 采集的改革思路和具体实践步骤,为其他院校完善数据采集工作提供参考。、数据采集存在的问题广西幼儿师范高等专科学校于2009年3月获教育部批准由原广西幼儿师范 学校升格的一所公办全日制普通高等专科学校，现为广西唯一一所独立建制的幼 儿师范高等专科学校。尽管广西幼儿师

5、范高等专科学校已经在2010-2013年 连续四年开展数据平台的采集工作，但仍然存在许多问题。（-）教师教育统计观念不足，教育统计工作滞后于学校的发展。升格初期, 大多数教师都是从中专办学时代直接进入到大专。与大专层次办学相比，由于中 专时代办学规模比较少，学生仅有2000名左右,所需要采集的数据内容相对简 单，并且主要依靠几名行政人员完成，大部分教师均没有参与到全校性数据采集的实践经验。经过升格后四年的快速发展,全日制在校生规模发展到近7000人z 年培训人次突破万人，校内外教师近600名，专业（方向）增长到23个，数据 采集信息量呈几何倍数增长。由于大部分教师教育统计观念的缺乏,各业务部门

6、、 教学系部往往把数据采集当成上级布置的一项任务被动地接收完成，没有与 部门的日常工作有效地结合起来，也无法体会到院校数据会为国家和地区教育事 业发展的政策制定起到至关重要的支撑作用，教育统计工作远远滞后于学校的发 展。（二）数据平台缺乏基于互联网的应用,采集过程烦琐且缺乏监控。全校性 数据采集工作最初使用单机版数据平台,通过excel电子表格的形式开展数据 采集工作。由于单机版数据平台并不是基于网络技术研发的，无法充分利用互联 网开放共享的优势，采集任务必须通过自上而下将电子表格纯手工依次分解到各 教学系部/行政部门、教硏室/科室、教师/行政人员进行填报。在数据汇总的时 候，同样需要纯手工方

7、式逐级自下而上层层汇总，采集过程极其烦琐，工作量和 压力特别巨大。由于无法对数据采集过程进行有效的监控，数据采集责任部门只 有等到规走结束时间截止后，才能够获得全校数据的采集结果。对于部分数据由 于各种原因造成的拖延、数据缺漏等情况，无法做到提前介入，导致一些数据必 须反复采集,数据采集工作开展非常被动。（三）漏填错填现象比较普遍,教师对数据指标理解不准确。作为一所以教 育、音乐、美术、文秘等文科专业为主的师范类院校，广西幼儿师范高等专科学 校绝大部分教师均是文科类专业毕业,计算机操作水平不高,对excel电子表 格的相关操作不熟练，经常出现输入的字体、字号不统一，大量漏填错填的情况。如课程设

8、置，填报的数量不及实际开设课程设置的1/3 ;在教师性别选择,由于 少数教师漏选导致数据汇总出现男教师+女教师不等于全校专任教师总数等情 况。同时,由于指标涵盖的信息量比较大,尽管教师长期承担着教学实践活动z 拥有着十分丰富的教学经验，但由于面向教师开展教育统计培训不足，教师对部 分指标的理解仍然存在偏差。如不能区分平行班和合班的差别;不能理 解统计的时期是在一个学年内发生的事情，将自己近几年的数据全部填报到平台 中；在双师型教师的选择上，没有充分理解指标的定义进行严格的自我评估 等。（四）数据采集缺乏统一工作规范，采集质量不高。数据是由各部门的干事、 一线教师采集,并经过部门人员由下往上层层

9、汇总。由于缺乏统一的工作规范, 监督和约束措施不健全,数据采集职责不清，各部门采集的结果缺乏向分管校领 导、业务处室领导反馈与审核，数据两张皮的现象时有发生，数据采集质量 不高，这给数据后期的核验、汇总和分析带来很大的困难，极大地影响了数据的 准确性、有效性和完整性，数据无法充分反映学校人才培养工作的成效。（五）数据缺乏深层次分析，大数据价值没有得到体现。数据平台的采集工 作从每年9月份开始到12月底完成上报，历时将近1个学期”是各部门每年历 时最久、投入精力最多、涉及面最广的一项教育统计工作。数据平台指标体系包 括学校基本信息、院校领导、基本办学条件、实践教学条件、办学经费、师资队 伍、专业

10、、教学管理与教学研究、社会评价、学生信息等,对院校人才培养工作 具有重要的参考价值。但各部门对数据的使用仍然停留在表面上，主要关注13 项办学条件的测算结果,对于其他数据指标缺乏深层次的应用和分析”大数据的 价值没有得到充分体现。（六）教学管理制度不健全,数据指标填报缺乏依据。针对数据平台的部分指标缺乏校级层面管理制度的对应依据。如缺乏针对双师型教师和骨干教师 的评选机制，在填报过程中只能要求教师根据指标解释自行评估；在校内实训基 地的统计上,由于各实训室的管理制度不完善，实训室的管理归口没有理清，导 致实训数据存在重复填报的现象；在专职教学研究人员的基本情况填报上，由于 缺乏相关的研究机构和

11、人员的界定，导致这项内容长期处于空白状态。二全校性数据采集工作的对策经过几年的建设，数据平台的指标体系得到了不断完善。2015年版本数据 平台共包含12项一级指标、66项二级指标、上百项填报内容、上干行数据、十 几万个单元格内容，所采集的数据能够有效地反映一所高职院校开展人才培养工 作的基本情况，涉及面广，需要全校所有行政管理部门、教学系部和教师的共同 参与。因此z借助于数据平台工作的开展,广西幼儿师范高等专科学校开始了全 校性数据采集与管理的探索之路。(-)部署数据平台网络版,实现对数据的实时监控。为了推进全校性数据 采集工作的信息化建设，通过多方咨询了解，先后部署了由上海行健职业学院和 广

12、州工程技术职业学院研发的网络版数据平台。这是广西幼儿师范高等专科学校 升格后应用的第一个信息化数据平台，同时也是广西比较早采用网络版数据平台 开展数据采集工作的职业院校。网络版数据平台充分发挥了网络技术的先进优 势，所有的数据采集工作都是通过网络进行，教师填报的数据可以实时按照统一 格式自动汇总到全校数据，无需人工对数据进行整合，采集流程得到极大优化(见 图1 )0此外，学校各职能部门、教学系部数据采集工作负责人还可以实时监控 到每一张报表的采集进度，对于采集进度比较慢的人员可以做到及时提醒,对于 填报的内容可以实现实时审核，发现问题能够尽早解决。图1数据平台单机版和网络版采集流程对比图（二）

13、启动校园信息化工程，减少数据重复采集。作为广西首批入选全国教 育信息化试点单位，广西幼儿师范高等专科学校于2012年启动了校园信息化工 程，制定了教育教学信息化规划方案。随着信息化工程的不断推进，各部门 依据工作职责，分别部署了教务综合管理系统、网络教学支持平台、固定资产管 理等系统。以之前需要全体教师手动录入数据相比，信息系统将各部门在人才培 养管理过程中产生的数据实时的保存起来，在数据采集过程中只需通过针对现有 系统保存数据进行统一的整理即可，无需教师重复输入，工作量大幅降低。（三）制定工作规范，明确各级人员职责。为了保障数据的采集质量，数据 采集责任部门经过对以往数据采集过程中存在的问题

14、进行仔细梳理,制定了 三 级审核反馈的数据采集工作流程。三级审核反馈工作流程即教学系部教师 填报的数据，由教学系部领导负责初审，职能部门负责二审，分管业务校领导负 责三审；行政部门工作人员填报的数据，由本部门的科室负责人或指定人员负责初审，部门负责人负责二审，分管校领导负责三审（见图2 l 三级审核反馈 工作流程明确各级领导、数据采集人员的工作职责，做到每一个指标都有专人负 责采集和审核。（四）开展全员分类培训，提升教师教育统计观念。逐年加大对全体教师数 据采集工作的培训力度，依据分层分类原则按照中层及以上领导、行政兼课人员、 部门信息员、专任教师等四类人员开展培训，并分类制作了填报手册。在培

15、训过 程中，着重强调了数据采集工作对学校发展的意义、历年学校各项事业办学指标 变化情况、历年数据采集中存在的主要问题、本年度数据采集的方式方法以及主 要数据指标的解释。在为期2周的填报过程中，采取积极主动出击的方式，通过 现场答疑、在线远程辅导等途径多渠道解决教师在填报过程中存在的问题。教师 的教育统计观念得到不断的提升，对学校近几年的办学成效有了更加深入的认 识，主人翁意识不断增强。（五）成立团队集中整理数据”保障数据的完整性。网络版数据平台更加强 调了数据的初始化工作，许多指标数据如教师信息、课程数据、专业数据、资产 信息等只需通过现有信息系统进行整理导入即可。因此，数据采集责任部门专门

16、成立数据整理团队，将年度的数据初始化工作由9月份前置到6月份进行”依 据只要学校信息系统拥有的数据，就不让教职工重复填报的原则进行集中整 理，突破瓶颈问题，确保了数据的完整性。讦政部门信总员填报部门数据救师填报个人数据t厅政部门的科室负责人对教学系部领导负责教师数据进行一级审核、反馈数据的一级审核、反馈tt芍政部门领导对部门相关的业务数据进行二级审核.反馈校领日对瓦分管业务数据逬厅二级审核.反馈图2学校数据采集工作“三级审核反馈'工作流程三、全校性数据采集工作改革成效(-)数据采集质量大幅提升。随着信息化建设不断推进,许多原本需要教 师重复填报的数据都能够在教学管理的过程中准确及时地记

17、录到学校信息系统 中来,如开设课程、使用教材、教室、考核方式、师资队伍基本情况等，这些教 学数据直接通过系统导出整理就可以直接导入到数据平台，不再需要重复采集, 教师的采集工作量大幅减少。同时，数据平台网络版极大的简化了数据采集的过 程，更加强调了界面的人性化设计和数据的完整和一致性。对于必须填写重要字 段，如若留空则数据无法保存；对于同样数据指标发生前后表格填报不一致的情 况，能够通过核查功能及时预警,数据采集质量大幅提升。以课程数为例，2014 年采集的课程数为1702行，与2013年的662行相比翻了两倍，2015年采集 的课程行数更是达到2535行，几乎是2013年的4倍，改革成效显著

18、。(二) 教学管理不断规范。数据平台的指标不仅是反映一所院校人才培养工 作情况，同时还发挥了指挥棒的作用，体现了国家对职业院校发展进行宏观指导。借鉴数据平台的指标体系，将每一个指标都落实到_个责任部门，并要求各责任 部门将指标的采集工作纳入部门的核工作中，依托数据采集工作不断完善、优 化、规范教学的管理。如逐渐明确校内实训室的界走”完善校外实习实训基地的 管理，开展学校教学名师、骨干教师、双师型教师的评选，建立学校督导团 队，做好校外兼课兼职教师的材料收集，加强招生就业数据的统计，制定校企合 作等制度，学校的教学管理水平得到大幅提升。（三）数据采集工作已经形成规范。数据采集责任部门不断总结,改革采集 方式，数据平台已经形成上级任务下达t任务分解t数据初始化一信息员确定 -分类培训-采集辅导-三级审核反馈-数据上报的工作流程,分类制定校级 领导、中层领导和普通教师在数据采集工作中应承担的职责，并将数据采集工作 的流程和职责应用到其他系统平台的数据采集工作中，如高等教育事业统计年报 等。通过明确规范，增强全体教师数据采集主体责任，保障数据采集的质量。（四）数据平台为院校发展提供决策支持。通过对数据平台的综合分析,责 任处室不仅可以了解13项基本办学指标情况z测算办学所需要的各项投入”如 教师招聘、图书采购、新建教学办公用房等给领导做参考,每年还通过撰写数 据