浅析信息时代档案数字化管理的意义与策略

1、    浅析信息时代档案数字化管理的意义与策略    吴远霞摘 要：改革开放以来，我国各项事业都在飞快发展，随着科学技术、网络技术、计算机技术和信息技术的快速发展，我们已经进入到了信息时代，档案数字化管理是应时代发展而衍生的一种档案管理模式。本文主要通过研究信息时代档案数字化管理的意义及实施策略，为信息时代档案数字化管理提供参考。关键词：信息时代;档案数字化管理;实施策略档案数字化管理是应时代发展而衍生的一种档案管理模式，也是档案管理发展的必然趋势。数字化其实是在档案管理中融入了信息时代的新的数字化技术，实现信息资源的有效传递，最大化发挥信息资源的价值。

2、1 信息时代档案数字化管理的意义纸质档案是一种传统的资料档案管理方式，而数字化档案则是一种进几十年来才逐渐发展起来的新管理方式。科学规范、完善的档案管理可以为国家单位或者企业提供发展和建设的资料保障，为制定长远决策提供重要依据。1.1 档案数字化管理对需要长期保护的档案具有深远意义自文字和纸张发明以来，我们一直在使用纸质档案。纸质档案具有容易损坏、损坏无法修复、成本高、易脏、字迹褪色等缺点。很多档案在频繁的使用或者查阅的过程中往往被使用者进行无数次的翻动，特别容易造成磨损，甚至造成不可挽回的损伤。档案数字化管理通过利用数字化技术将信息档案转化成单子档案，不仅更加安全可靠，同时也方便查阅、保存和

3、更改，对需要长期保护的档案具有深远意义。1.2 档案数字化管理是发展的必然趋势信息时代也是互联网时代，档案管理处在这一时代必然要适应时代的发展和要求。信息时代对档案管理提出了更多的要求，档案数字化管理比纸质档案管理更具有优势。一是需要更加高效和便捷的传播方式，现在很多企业或者个人都更多的依赖于信息技术，在调阅、传送档案时希望档案更加的便捷和高效，实现随时随地的调阅和传送;二是人们对纸质档案的依赖感越来越低，纸质档案存在的诸多缺点会随着科学技术、网络技术、计算机技术和信息交汇技术的发展而逐渐显露出来;三是需要查阅档案是电子档案比纸质档案更具有优势;四是在科学研究、社会服务以及科教普及等方面，档案

4、数字管理可以及时、快速和便捷的为使用者提供更为系统化的信息档案。1.3 档案数字化管理对提高经济效益有很大的助力档案数字化管理在对社会活动的档案管理中起到非常大推力。经济效益在市场经济中是产值和成本的对比管理，是劳动成果和劳动投入的对比关系。档案数字化的管理是应运是市场发展的需要的衍生的。信息是第一资源，档案本身就具有经济价值，其利用率、查阅效率和传递效率越高，其产生的经济效益就越大。在社会进行各项活动的过程中，很多时候急需信息档案，时间便是金钱，档案数字化后有效解决社会活动的需求，比如在警方查案的过程中，如果需要查阅纸质档案的话，需要投入很多人力、物力，而数字化档案可以将人力和物力降到最低，

5、不仅降低投入成本，还能提高办案效益;纸质档案的保存成本和使用成本需要消耗大量的人力、物力，容易造成资源浪费。国家或者某些大型企业有收集和存档的需求，保存和使用档案需要经过整理、登记、归类存档、提档等工作环节，每年投入到档案管理中的人力、物力都十分庞大，数字化管理档案可以使传统的纸质档案转化为电子档案，可以省掉很多不必要的人工成本、保管费用和占地空间，不仅提高经济效益还能减少很多不必要的纸张和人力资源浪费，降低劳动强度，缩短档案整理的周期。1.4 档案数字化管理可以提高办公效率和工作檔案工作服务质量社会的发展推动了城市的发展，社会的经济重心逐渐向城市转移，各行业的档案工作也就越来越多，传统的纸质

6、档案在科技和信息进步的过程中逐渐的暴露出它的不足和弊端。反观档案数字化管理可以让档案资料及时有效的归类和存档，并且方便查阅和使用，不仅可以提高企业的经济效益，还能提高办公效益。而在服务性方面，纸质档案查阅效率过慢，工作繁琐复杂。档案数字化管理通过构建档案信息资源数据库，实现对档案的数字化处理，在需要使用档案是只需要提供编码、目录或者关键词，就能实现档案的快速查询，极大的提升了档案信息服务的质量和水平。2 信息时代档案数字化管理的实施策略2.1 加大技术和设备投入技术和设备是档案数字化管理的基础，在档案数字化管理工作中扮演着十分重要的角色。要进行档案数字化管理，首先是要对纸质档案或者信息进行相应

7、的数字化处理，将档案转化成电子文档，这个过程必须需要借用更加先进和科学的技术及设备进行转换处理、相应的归档工作以及安全防范措施;其次是建立完善的档案数据库，包括目录管理、图像处理、信息归档和查询等环节，确保数字化档案的资料完整和高效，提升档案管理水平。档案数字化管理是一项前期投入大的工程，通过引进信息技术和新设备来对档案进行数字化处理，同时还要对相关的技术和软件系统进行定期更新，和对设备进行定期保养，确保档案工作的高效;最后是建立完善可靠的信息档案的保障体系，为了确保数字化档案不会丢失、不被泄露和不被盗取，需要在数字化档案的传送技术、加密技术和查阅访问技术上需要投入资金。2.2 健全和完善档案

8、数字化管理规章制度在进行档案数字化管理的过程中，需要结合信息时代的发展需求，建立和健全和完善档案数字化管理规章制度。重视规章制度在档案数字化管理中的意义，严格按照国家标准，结合自身实际，制定档案数字化安全管理制度、档案保密管理制度、数字化档案中心规章制度等制度，制定档案数字化管理规范，制定档案数字化管理岗位职责，制定档案数字化工作纪律及管理办法。通过档案数字化管理规章制度来加强档案数字化安全管理，确保档案数字管理的各项工作都能有章程可循，有制度约束，确保数字化档案的安全。2.3 建立一支高水平，高素质的档案数字化管理团队档案数字化管理的建立和实施需要建立一支高水平，高素质的档案数字化管理团队。

9、一是加强管理人员的专业知识培训，提升管理人员的专业水平，让员工能熟练掌握档案数字化技能;二是建立健全工作规范，增强员工对数字化档案的保密意识，签订档案保密责任书，进一步加强保密管理，杜绝档案出现泄密的事情发生，一旦发生从严追究。必要时安装全方位的视频监控;三是明确档案管理人员的职责，落实专人监管和分层管控，确保各项工作都能有序开展，促进管理水平的提高。3 结语档案数字化管理是适应时代的必然趋势，是适应信息时代发展的创新策略。在数字化管理工作开展的过程中，要不断的分析和研究存在问题和创新举措，根据管理体系完善档案管理和系统建立，筑牢档案数字化管理的基础工作，努力提升管理和科学合理性，确保各项档案数字化管理工作高效、有序的开展，实现创新型发展。参考文献1王磊岩.浅析信息时代档案数字化管理的意义与策略j.群文在线，2018.2李智华.新时期档案数字化管理的意义分析j.综合论述，2018.