浅析文书立卷中存在的主要问题及其对策

1、    浅析文书立卷中存在的主要问题及其对策    赵海荣摘 要：文书立卷是机关事业单位进行公文处理的重要内容，是文书档案保管的基本单位。文书立卷不当，就会影响档案管理的质量，影响档案管理工作的开展。文章梳理了当前文书立卷存在的主要问题，并对其进行了探讨，提出了相应的对策，以期提高档案管理质量，提高档案管理工作水平。关键词：文书立卷；主要问题；对策措施文书立卷是文书处理的重要环节，认真做好文书立卷，不断提高案卷质量，是做好档案工作的重要基础。目前，文书立卷中存在有若干问题，在一定程度上影响了档案作用的充分发挥。一、文书立卷中存在的主要问题从近几年进馆的档

2、案看，案卷质量问题主要有：（一）归档的文件材料收集不齐全当前收集不全的主要散存在有关业务人员手中的一些文件材料，这些材料大都没有经过收发文登记，文书立卷人心中无数，有的虽然有数，但有关业务人员以经常使用为借口，不愿交立卷人员归档，只是立卷归档的文件材料不全。归档不全的文件材料主要有：（1）.对一项重要工作的调查报告以及上级对报告的批复。（2）.经济活动中形成的合同、协议书等。（3）.土地征用，房地产处理协议及重大纠纷的处理结果。（4）.领导同志外出开会带回的与本单位有密切关系的文件材料。（5）.重要会议记录及有关人事材料。这些文件材料是一个单位的历史记录，是全宗档案中不可分离的重要组成部分。如

3、不归档，就会严重影响案卷质量额提高和今后的查考利用。（二）立卷归档的重点不突出本单位在职能活动中形成的有紧密联系的上下级的报告、批复，是应立卷归档的主要组成部分，是立卷的重点。有的单位在立卷时没有突出这个重点，而是将同一年度同一问题都立在一个案卷里，以为这样可以方便利用。其实这样成立的案卷，只能导致归档文件的主次不明。（三）案卷标题不准确案卷标题是案卷的名称，是直接指引和帮助利用者查找档案的向导。因此，案卷标题必须简明而准确地揭示卷内文件的内容。案卷标题准确与否与立卷人员的业务知识和文化水平有关。有的立卷人员在拟写案卷标题时存在的问题是：一是问题揭示的比较琐细，文字不够简练；二是问题揭示的不够

4、全面，没有将卷内全部问题概括出来。利用者通过案卷标题查不到应有的档案文件，使档案信息不易于发挥作用；三是案卷标题的基本结构不完整。由于结构不完整，同样不利于查阅利用。如人事部门将本单位地区一年的干部名册立成若干卷，将案卷标题写成干部名册（1）（2）、，由于没注明作者，利用者要查找某个单位的干部情况，必须将干部名册卷全部调出，给接待人员和利用者带来麻烦。（四）卷内目录不能简明揭示文件内容有的卷內目录对文件的题写的过于简单。如，：“山东省委通知”。“关于启用印章的通知”等等。究竟山东省委是什么内容的通知，启用哪个单位的印章，都没有明确地揭示出来，给利用人员带来了不便。（五）卷内文件排列不合理有的文

5、书立卷人员在卷内文件的排列上不能与案卷标题结合起来，排列的顺序与案卷标题中揭示的问题相呼应，不是将同一问题的文件按照问题的主次和时间的先后顺序排列，以及将同一问题的文件分散，严重影响了文件的条理性。（六）卷面的书写不规范字迹不端正，影响了案卷的整洁美观，有的立卷人员装订案卷不合要求，长短宽窄交错。窄的没有订上，有的装订线挤压文字痕迹，有的折叠不当，装订后不易打开。影响了文件的原始性、严肃性和今后的查阅利用。二、解决的问题与办法如何解决上述存在的问题，使案卷质量不断得到提高，笔者认为应该做到以下几个方面：（一）加强领导，提高认识是做好文书立卷工作，提高案卷质量的关键。因此，必须解决好三个问题：一

6、是克服一些模糊的认识，明确文书立卷是历史对现实工作负责非搞好不可的一项重要工作；二是将文书立卷列入本单位领导工作的议事日程，经常了解检查工作进展情况，及时解决存在的问题。三是建立健全文书立卷工作制度，使大家有章可循，都能按照统一的制度规定搞好文书立卷工作。（二）加强宏观管理，搞好业务指导做好基础工作。立卷前要做好基础工作，处理好三个关系：一是正确处理文件材料立卷归档与查考利用的关系，充分明确文件材料办理完毕后进行立卷归档，它不但方便当前利用，而且更有利于今后长久的利用。二是正确处理文件材料收集齐全与立卷归档的关系，不全不要急于立卷，立卷必须尽力保证齐全。三是正确处理文书立卷与案卷质量的关系，初

7、步组成案卷后，要严格进行质量标准检查，对不符合质量要求的案卷要认真调整修改。（三）举办业务培训班，提高人员业务水平文书立卷中存在的一些问题，很多是由于人员经常变动，业务水平不能提高所引起的。针对这种情况应经常举办业务培训班，系统讲解文书立卷的基础理论知识，并注意理论联系实际，突出实践性。培训班的教学内容要有针对性，既讲明理论依据，又特别与实际操作结合起来，明确提高案卷质量要注意的问题。（四）积极推行现代化管理，加速实现计算机在档案管理中的应用如计算机编目，检查，可以一次性输入，多次多种形式的输出，实现多途径检索，组配检查等多种技术要求。这不但让工作者从手工编目，人工查找繁重的劳动中解放出来，同时也可以及大地提高编目与检索质量和效率，提高档案的查准、