物业管理公司财务部管理制度

1、管理制度一、经济合同管理规定为维护公司的信誉，加强对经济合同的有效管理，特制定以下管理规定。（一）形式及适用范围1. 为明确权利、义务及责任，所签订的合同均以书面形式进行（及时清洁的经济交易行 为除外）。2. 本规定适用于以公司为主体签订的经济合同，包括：工程施工合同、设备和设施维修 保养合同、材料设备采购合同、其他业务性质的经济合同。（二）合同的订立1. 合同的订立必须符合国家合同法的规定，应严格遵循合法、真实、平等协商的原 贝ij。2. 合同订立前应对市场价格、对方履行其资质和信誉状况进行充分了解，同时还应了解 对方完工后或售后服务的承诺。3. 合同的标的金额在10万元以上的施工工程及设备

2、维修保养合同，应通过招标方式进 行。4. 合同签订应先由对方签团。（三）合同的条款1. 合同所立的条款应符合合同法的要求，必须具备以下条款：（1）当事人的名称和住所；（2）标的；（3）数量及质量;（4）价款或报酬；（5）履行期限、地点和方式；（6）违约责任；（7）按法律规定或按经济合同性质规定所应具备的条款。2. 各种合同的订立应彩相应的合同格式，并结合公司的实际情况，可适当悠入及补充相 关内容。（四）合同的审批1标的金额在1万元以下，由经办部门负责洽谈，采取货比三家的方式，并呈交工程报 价分析表，由公司领导审批确定。2. 标的金额在1万元以上5万元以下，可由经办部门牵头并负责洽谈，但洽谈时须

3、有公 司领导或财务人员参与，最后由总经理签批。3. 标的金额在5万元以上，由经办部门编写对比报告，呈公司领导审查。同吋，由公司 领导、财务人员及有关专业人员组成洽谈小组进行洽谈签订。4. 标的金额在10万元以上，合同应由公司领导集体讨论决定。5. 对市场紧缺的材料设备或急需物资，可不采用货比三家的办法，但需由供方提供报价 单，由公司领导审批决定。（五）合同的履行为确保工程施工的质量标准或材料设备的性能规格符合合同条款规定，经办部门应指定 专人负责跟进、监籽，定期或不定期对工程的质量、进度等各个环节进行监管，并做好跟踪 记录，定期向公司领导汇报。（六）合同的完工1. 每一项合同完工都须进行验收。

4、2. 工程验收必须由负责监督该项工程的员工、工程部负责人参加。涉及机电中央系统改 造工程或工程标的在10万元以上的工程项目完工，还须有业务委员会的代表等参与 验收。3. 工程验收完毕后，负责监督该项工程的员工应在技改工程验收报告书上签署意见，并 须工程部负责人签字确认。技改工程验收报告书一式二份，工程部及财务部各一份, 以备查用。（七）有关责任凡因违反本管理规定而造成公司经济损失，将视程度轻重，由相应的部门予以处罚。本 管理规定自签发之tl起执行。（八）合同存档合同履行完毕后，合同正本应rti行政办存档，填写合同存档记录表，且保存期不应少于 5年。（九）相关记录合同存档记录表（表5-1）大厦技

5、改工程验收报告书（表52）工程承包方对比分析表（表53）分承包方评估表（表54）分承包方年度评估表（表55）表51合同存档记录表序号合同摘要签约对方电话合同标的标的金额备注1物业管理合同劳务（管理）2购蒸镭水合同货物3大厦绿化服务合同劳务4制服洗涤合同劳务5物业租赁合同货物6电梯保养合同劳务7中央空调水处理合同劳务8电脑维护合同劳务9擦窗机维修保养合同劳务10复印机保修合同劳务11余泥垃圾清运合同劳务12电视系统维修保养合同劳务13清洗高层水池合同劳务14空调维修保养合同劳务15电话交换机维护合同劳务16消防系统维修保养合同劳务17停车场经营管理合同劳务18柴油发电机组保养合同劳务表52大厦技

6、改工程验收报告书工程名称工程地点：合同造价：施工单位：开工tl期：竣工日期：施工单位检查意见：管理公司验收评定：参加验收评定单位单位名称姓名单位名称姓名及人员签名：表54分承包方评估表 分承包方名称分承包方名称表53工程承包方对比分析表工程项目名称：日期：公司名称：公司名称：公司名称：公司地址：公司地址：公司地址：营业执照号码：营业执照号码：营业执照号码：负责人：负责人：负责人：电话：传真：电话：传真：电话：传真：相关内容：相关内容：相关内容：工程部意见：工程部意见：工程部意见：签名：签名：签名：分承包方注册登记号注册资金法人代表/负责人资质等级分承包方地址及电话分包方项目：分包项目主要指标要

7、求：分包方达到指标要求的能力：项目费用价位适度情况费用结算方式服务承诺前次/前年度分包项目评估结果：经办人员意见：经办部门主管意见：公司领导意见：表55分承包方年度评估表tl期:单位名称：地址：法人负责人：注册资金：营业执照号码：主要营业范围：分包项目：分包项目质量状况：分包项目能力状况：分包方服务后承诺：经办人意见：部门主管意见：相关人员意见：总经理签署：二、会计档案管理规定为加强会计档案管理，更好地发挥会计档案的作用，特制定本管理规定。1会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单 位经济业务的重要史料和证据。具体包括：（1）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇

8、总凭证、其他会计凭证。（2）会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。（3）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包扌舌会计报表、附表、附注及文字说 明，其他财务报告。（4）其他类:银行存款余额调节表、银行对账单及其他应当保存的会议核算专业资料， 会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。2. 本单位每年形成的会计档案由财务部按照归档要求整理立卷、装订成册，并编制会计 档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年芳终了后，由财务部保管两年。期满之后，可由财务部 编交清册，移交行政办统一保管；不移交的，应当在财务部内部指定专人保管。出纳人 员不得兼管会计档

9、案。移交行政办保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的, 行政办应当会同财务部和经办人员共同拆封整理，以分清责任。3. 财务部保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经总经理批准，可供查阅或攵制, 并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽 换。4. 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限为3年、5年、1（）年、15 年、25年五类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。5. 本规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本 规定附表所列期限执行。会计档案的具体名称如冇同本规定附表所列档案

10、名称不相符 的，可以比照类似档案的保管期限办理。6. 保管期满的会计档案，除第七条规定的情形外，可以按照以下程序销毁：（1）由行政办会同财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案 的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时 间等内容。（2）总经理在会计档案销毁清册上签署意见。（3）销毁会计档案时，应当由行政办和财务部共同派员监销。（4）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销 毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报 告总经理。7. 保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始

11、凭证，不得销毁, 应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会 计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。&本单位采用电子计算机进行会计核算，应当保存打印出的纸质会计档案。9.相关记录会计档案保管期限表（表56）会计档案调阅登记表（表57）表56会计档案保管期限表编号档案名称保管期限备注一、会计凭证类1原始凭证15年2记帐凭证15年3汇总凭证15年二、会计账簿类4总账15年包括日记总账5明细账15年6日记账15年现金和银行存款日记账保管25年7固定资产卡片固定资产报废清理后保管5年8辅助账簿15年三、财务报告类包括各级主管部门汇总财务报告9月、季度财务报告

12、3年包括文字分析10年度财务报告（决算）永久包括文字分析四、其他类11会计移交清册15年12会计档案保管清册永久13会计档案销毁清册永久14银行余额调节表5年15银行对账单5年表57会计档案调阅登记表部门:序号日期调阅者调阅内容调阅用途经办人核准者备注三、会计电算化管理制度会计算化是对电子计算机处理会计业务的通称。它主要是通过计算手段和会计管理决策 手段的现代化，提高会计信息搜集、整理、传输、反馈的灵敏度和正确度，提高会计的分析 决策能力，为提高现代化管理水平和经济效益服务。制定会计电算化管理制度是为保障管理 公司会计电算化系统的正常运行，使会计工作更进一步规范化、科学化。（-）内部控制制度确

13、定公司财务部经理为会计电算化管理员，其他为会计电算化操作员。各岗位职责及权 限如下：1会计电算化管理员（财务部经理）主要职责及权限（1）负责会计电算化系统安全、保密、维护、管理及相应管理制度的编制。（2）督促、检查各操作员认真、安全、正确地操作相关硬件、软件。（3）负责科目设置，进行科目管理，明细账、科目修改删除及初始建账等帐目维护及 摘要管理。（4）进行凭证审核、凭证汇总、凭证编号维护、凭证登账、月终结账及年终结账。（5）设定财务报表参数，根据需要建立或修改报表结构，输入相关定义、表达式，按 时生成、输入报表。（6）系统发牛故障时，采取相应的处理措施，进行中断恢复，记录故障及处理的结果， 并

14、及时报告系统管理人员。（7）根据各岗位分工情况，设置各操作员的使用权限。（8）每天进行数据备份，平时根据需要进行数据软盘拷贝，负责系统参数设定。2会计电算化操作员（会计主任）的主要职责及权限（1）根据日常发生的费用的原始凭证，进行支出凭证录入，打印出正确的支出记账凭 证，把有关现金、银行存款支出额分别与出纳每天编报的现金、银行存款报告核 对。（2）根据人事部提供的工资资料，生成工资报表，进行工资分配。（3）负责财产、物资的跟踪、记录及账账、账实核对。（4）组织“应收款”和“催收款”核算工作，编制应收账款明细表。（5）稽核应收账款各明细账发生数，调整应收账户、装修保证金等账户，每月1号进 行应收

15、账款借方的自动挂账，编制、打印该挂账凭证。（6）主要权限为数据的录入，凭证生成、输出，凭证、账目的查询，及对自己编制的 记账凭证在登账前的修改、删除。3. 会计电算化操作员（会计员）的主要职责及权限（1）专职收取公司对业主/租户的有关费用，编制收款凭证、数据的录入、修改，将每 天的收入交出纳记账并送银行，并将现金、银行存款的收入额分别与出纳每天编 报的现金、银行日报表进行核对，打印出正确的收款凭证。（2）组织业主/租户有关资料、每月应收账款挂账资料及发生的各种数据的输入，建立 应收账款数据库统计，根据业主/租户的变动情况调整相应账务，月末编制用户资 料变动汇总表，每月月初发出付款通知单。（3）

16、主要权限为业主/租户资料输入、修改、删除、保存、统计、数据录入、凭证生成 输出，凭证、账日的查询，及对自己编制的记账凭证在登账前的修改、删除。4. 会计操作员（出纳员）的主要职责及权限（1）每天根据有关收、支原始凭证数据及时准确地输入电脑，进行流水账记录。（2）每天输出打印现金、银行存款日报表。（3）主要权限为现金、银行存款数据的流水账输入、管理、，及未登账前的修改、删除。（一）电算化操作守则1. 每个岗位的人员操作电算化系统，都必须按照规范的操作要求进行正当操作。2. 要爱护所使用的硬件、软件，做好维护保养工作。不得在设备上放置任何杂物，并注 意防尘、防潮、通风、整洁。3. 严格按各自负责的

17、工作范围、所授予的权限进行操作，未经批准不得擅自进行授权z 外的操作。只能修改、删除自己已输入的未登账的凭证或数据，不能修改、删除他人 输入的凭证或数据，以便分清职责。4. 不得泄露密码。为加强保密工作，可定期或不定期更改密码。5. 为了预防电脑病毒，严禁使用专用磁盘外的磁盘。专用磁盘必须按规定做好标签，登 记存档，并注意防潮、防霉、防震、防磁、防折、防尘。6. 对一些重要的数据文件进行后备，以便磁盘损坏后进行数据恢复。7. 非本部人员确因工作需要使用本部计算机，必须经本部负责人同意，不得擅自使用。8. 每天工作完毕，要进行必要的文件存档，正确退网、关机、切断电源。9. 记账凭证应每日打卬，每

18、月装订成册；会计报表每月编报完成后打印存档；会计账簿 应每半年或一年打印一次，归档保存。（二）相关记录委托操作记录表（表5-8）岗位权限变动记录表（表59）会计数据修改记录表（表5-10）表58委托操作记录表 部门：年 月序号委托工号被委托工号委托时间委托事由操作内容备注12345表59岗位权限变动记录表工号姓名原岗位变动后岗位变动原因性质变动时间表5-10会计数据修改记录表部门:日期序号原操作者原记录修改者修改后记录核准者备注四、财务公开监替制度制定财务管理公开监督制度，是为增加财务管理的透明度，真正体现管理公司财务管理 的公平性、公开性、公正性、有效性。（一）年度预算编报的规定1. 管理公

19、司每年度的财务预算编报必须遵循“量出而入，以支定收；量入而出，收支平 衡”的基本原则。2. 年度预算屮的费用支出特定项目的变动程度，如员工薪金、福利的增减变动幅度等, 须先征得业主联合会同意，方能列入预算。3. 年度预算报表中每一项目应附有详细的注释及说明。4. 年度预算报表须经业主委员会审批后，方可执行。（二）收费标准公开化1. 管理公司所有的收费标准均应公开。同时，在执行过程中，严格按公开的收费标准统 一尺度收费。2. 管理费收费标准须经业主委员会审批，并报市物价局备案。收费标准的明细项日表张 贴在服务中心。3. 管理公司对用户有偿服务收费标准，在执行前，应先咨询业主委员会或行文通知用户，

20、 且收费标准结构只能为标准费与适当耗工费，即合理的工料费。（三）费用支出公开化1年度的各项费用支出必须控制在年度预算内。2. 中央系统设备的技巧、维修保养及重大的楼宇工程紺对外承判的，应通过招标方式公 平竞争，择优选择承包商，最后报业主委员会审批。3. 各项费用支出务必坚持专款专用，不可挪作他用。（四）经营状况与财务报表公开化1定期公布财务报表，主要是管理费收支表。月报月后10天内、季报季后15天内、年 报年后45天内在大厦公告栏内公布，以便用户监督。2. 每月给业主委员会报送有关财务报告及管理费收支表。3. 每年度至少一次向全体业主汇报公司的经营效果及财务状况。特殊情况根据业主委员 会提议而

21、写。例如，公司财务收支赤字。4每年度的财务报告须经合格的会计师事务所进行年度审计，审计后应在公告栏公布, 并报送一份副本给业主委员会存档。（五）管理费押金公开化管理费押金是指大厦所有业主在大厦入伙时缴交的相当于n个月管理费押金。主要用 于当大厦管理账户出现赤字吋弥补管理费收支不足，从而维持大厦的正常运作，其所有 权属于业主，管理公司需动用时，须经业主委员会审批，并于管理账户有结余时及时划 冋。（六）相关记录管理费用预算分配且（表5-11）财务报告（表5-12-1）财务报表（表5-12-2）财务报告一一补充资料（表5-12-3）管理费收支表（表5-13）表511管理费用预算分配表单位：元（人民币

22、）（a）支出项目行次合计金额写字楼商场a商场b停车场%金额%金额%金额%金额一、薪金及福利1员工工资12.工资附加费2二、系统维修及保养1.升降机32.扶梯43.空调系统5（1）主机6（2） 一般维修74.电讯系统85.楼琮自控系统96.楼宇工程10（1）砖木维修及更换11（2）走廊天花更换127.给排水系统13&消防系统149.电器设备15（1）年检及维护费16（2） 一般维修及备件1710.擦窗机系统1811.发电机系统19三、管理费用1.电费202.水费213.排污费224.保险费235.节tl装饰246.园艺及植物257.清洁及灭虫26&大厦储备金27四、财务费用28五

23、、行政费用29六、经理人酬金30七、税金31支出合计32（b）收入33（c）管理费结余34表5121财务报告企业名称：年 月单位：元（人民币）项目行次本期累计实际金额预算金额偏差率实际金额预算金额偏差率一、收入11写字楼22.商场33.停车场44.住宅567二、支出8（）薪金 及福利91.薪金及津 贴102.工资附加 费111213（二）维修 及保养141.保安系统152.通讯系统163.消防系统174.供电系统185.电梯系统19（1）升降机20（2）扶梯216供水系统227.空调系统23（1）主机24（2）非主机258.擦窗机269.工具及材 料2710.楼宇自控 系统2811.楼宇工程2

24、912.车场自动 系统30（三）管理 费用311电费322冰费333排污费344.清洁费355.花木费366.保险费377.节tl装饰38&储备金39（四）行政 费用401电话费412 .租金423 .办公费434.制服及洗 涤44（1）洗涤费45（2）制服465.顾问费476.其他税费487.缴政府部 门费用49（五）税金50（六）经理 人酬金51三、财务费 用521 .利息532,银行费用54总经理：副总经理：会计经理：制表：企业名称：表 5-12-3年财务报告一 月补充资料单位：元（人民币）项目行余额项目预算预算本本期累累计次金额期金额计金额一、应收账款1五、工资及津 贴1.写字

25、楼管理 费21 员工工资2.商场33.停车场45六、工资附加 费61.职工福利费72.劳动保险费二、预提费用83.住房公积金1 电费94.职工培训费2.水费105.工会经费3.电话费114.清洁费125 .租金13七、办公费141.业务招待费三、货币资金152家具用具1.现金163.印刷费2.银行存款174.文具纸张其中：定期存 款185.交通费196.折旧费四、基金207.差旅费1 储备基金21&办公费其他2.管理费结余229.劳动保护费3 .维修基金2310.机动车辆 费2425表513管理费收支表企业名称：年 月单位：元（人民币）项目行次本期累计1.应收管理费1未收管理费2已收本

26、期管理费3己收前期管理费42.实收管理费53.费用开支6管理费用7管理酬金8税金94 .管理费节余105.财务费用11利息支出12银行费用13汇兑损益146.本年管理费结余157.以前年度管理费结余168.发展商拨补179.总计：管理费结余18总经理：副总经理：会计经理：制表:五、财务预算管理规定为确保大厦管理正常运作，提高财务收支预算的合理性，特制定公司年度预算规定。（一）相关职责1. 财务部经理负责公司每一年度财务预算的编制工作，每年10月份着手编制下年度的 财务收支预算。2. 费用支出岗详细提供当年1-9月份财务报告。3. 用户资料管理岗详细提供当年19月份大厦电缆情况统计表和水费统计表

27、明细资料。4. 工程部提供下一年度年大厦工程费用预算（明细表）。5. 人事部提供下一年度用工计划与调资计划表。（二）编制要求1坚持“以支定收，收支平衡”为预算原则，以业主委员会审批的收费标准为准则。2. 根据各职能部门提供资料，进行准确的计算分析。3. 对计算分析出的数据资料，着重进行可行性研究。4. 根据有关数据资料，形成初稿。5. 预算编制按一定格式进行，务必列明当年度预算数、当年度实际执行（计划）数、下 年度建议数。下年度建议数的每一列示均须附上注解。6. 先经公司领导班子讨论研究后，再报送上级主管公司。7. 提交业主委员会审批。&业主委员会审批通过后方可执行，并报送一份给业主委

28、员会存档。9. 业主委员会批准的管理费标准需报市场价局备案。（三）资料处理1. 用于编制年度预算的资料应进行归档登记。2. 年度预算执行完成后，应与实际数进行对比分析，并作为预算附件资料，连同预算资 料一齐归档。（四）相关记录年工程费用预算（表5-14）电费情况表（表5-15）水费统计表（表5-16）年用工计划与调资计划表（表5-17）表5-14年工程费用预算项目内容金额项h合计备注1水费tx/元 t2.电费kwhx 元/kwh3.电器设备(1)饰灯、射灯(2)灯泡、光管、电掣(3)发电机保养燃料(4)高压维护及冷风机(5)低压电容(6)电器设备维修(7)其他4.供水系统(1)水池液位控制器(

29、2)电热水器(3)水泵(4)管道(5)茶水间(6)水池清理5.排污系统(1)化粪池(2)污水池(3)垃圾房(4)洗手间(5)排污管6.监控系统(1)摄像头(2)荧屏(3)录像机及录像带(4)服务器(5)线路及保养7.消防系统(1)系统合约保养费(2)烟感、温感探测器(3)联动柜(4)消火栓灭火器(5)出口指亦(6)灭火器&空调系统(1)主机合约保养费(2)循环水合约保养费(3)凉水塔(4)主机维修(5)服务器(主机电脑)(6)冷水泵(7)冷水管及保温材料(8)盘管风机清洗(9)供、回水阀9供热系统(1)锅炉年检(2)水泵(3)蒸气阀(4)配件10升降机(1)合约保养费(2)维修费11.

30、电扶梯(1)合约保养费(2)维修费12.楼宇工程(1)公共走廊翻新(2)防水补漏(3)零配件(4)维修费13.擦窗机(1)合约保养费(2)电器(3)零配件(4)维修费14.1具材料(1)工具(2)材料15.无线通讯(1)对讲机(2)电话总机(3)广播、cd机(4) dnn转播(5)卫星接收合约保养费(6)线路配件合计表5-15电费情况表抄表 月份大厦总用电写字楼商场/住宅管理公司支付金额度数单价金额度数单价金额度数单价金额度数单价123456789101112本年 合计本年 平均去年同期 累计去年 同期 平均表516水费统计表月份大厦总用水大厦用户用水超计划用水用水里单价金额用水里单价金额比重

31、用水 量单价金额比重12345612表517 年用工计划与调资计划表单位：元/人项目前年度（元）上年度（元）计划年度备注年平均用工人数年平均工资薪金 额人均年工资薪金 额用工比上年度增 减数用工升降率工资薪金增减额工资薪金升降率六、财务收支年度决算编报规定为准确反映大厦每一年度财务收支情况，确保年度决算编报符合企业财务制度的规定,特制定本规定。（一）相关职责1年度财务收支决算编报工作由财务部经理负责。2. 财务部经理负责检查其编报截止日期是否是当年度的12月31日。（二）编报要求1. 财务部经理在编报年度决算前，应进行账账核刈2. 检查是否存在应提未提、应摊未摊之费用。3. 所编制的记账凭证是

32、否已全部记账。4. 应对存货物资进行盘点清查，并做好相应记录。5检查盘盈、盘亏及报废的财产是否已进行账务处理。6检查应结转的费用是否己结转，应调整的账务是否已调整。7.确定所有费用已列支，所有的收入已入账，且账账相符、账物相符。&编制编码余额表及科目余额平衡试算表，经验算准确后，才可进行决算编报工作。9根据编报的财务报表，进行财务收支分析。财务分析必须做到对某些财务指标进行定 量及定性分析。10. 最后形成完整的年度财务报告。（三）资料处理1. 对年初余额进行调整的，应记入年初余额调整记录表。2. 连同当年各月报表归档。（四）相关记录编码余额表（表5-18）年初余额调整记录表（表5-1

33、9）科目余额平衡试（算）表（表5-20）表518编码余额表科目 编码类别余额科目 名称级 别港币 余额折算 本位币美元余额折算 本位 币人民 币余 额综合 本位 币表519年初余额调整记录表调整科目调整事由调整金额表520科目余额平衡试（算）表时间：单位：元（人民币）资产类余额负债类余额现金应付账款银行存款应付工资应收账款应缴税金减：坏账准备预收账款累计账款其他应付款其他应收款其他应交款待摊费用预提费用存货长期应付款一年到期的长期投资合计长期投资所有者权益固定资产原值实收资本累计折旧资本公积固定资产净值盈余公积递延资产未分配利润合计负债及所有者权益合计七、大厦储备管理制度大厦储备金是指管理公司

34、每年从管理费收入一定比例提取或预留的，用于大厦共用部分、公共设备设施的重大维修及预防大厦发生重大意外损失的储备基金。为规范大厦储备金的筹 集、使用和管理，结合大厦实际情况，特制定本管理制度。（一）收入管理1大厦储备金的计提列入年度管理费预算，报业主委员会审核批准后执行。2. 大厦储备金的计提基数为年度管理费收入额。3. 大厦储备金的计提比例不超过n%。4. 大厦储备金按月计提列入其他应付款管理。5. 大厦储备金不需要单独设立专户储存，但应单独列账反映。（二）支出管理1大厦储备金应专项使用。2. 动用储备金须报业主委员会审批同意。3. 大厦储备金只能用于大厦重大维修的支出和发生重大意外损失的支出

35、。4动用大厦储备金后，应及吋编报支付项日明细表，并报告业主委员会。（三）结存管理1. 大厦储备金的结存应在每月会计报表中反映，并在财务报告中说明其使用项目、使用 情况等。2. 大厦储备金的结余情况至少每半年公布一次。八、维修基金管理制度为规范大厦维修基金的收取、使用及管理工作，根据有关法规、条例及大厦业主公约规 定，结合大厦物业管理实际情况，特制定本制度。（一）基金用途大厦维修基金仅限于支付大厦开业前管理筹备费用及日后大厦设施及设备大型维修、保 养及更换的费用。（二）基金收取大厦交付使用时，每一位业主都必须缴纳相当于其名下单元一个月管理金额的大厦维修 基金，该基金不可退还，但可以在业权发生变更

36、时，转至新业主名下。（三）收入管理1. 每一户业主按大厦入伙吋规定的吋间缴纳。2. 本基金由管理公司收収，也可以由发展商代收后统一划入管理公司账户。3. 管理公司设立专门账户，进行单独核算和反映。4. 管理公司要在会计核算账务系统进行总账控制，并在电脑“客户管理系统”中进行记 录，同时应设置备查簿，详细登记各业主维修基金的缴纳情况。（四）支出管理1一般情况下，管理公司不能动用维修基金。大型维修保养项目需动用维修基金，必须 经业主委员会审批，且使用时不能突破审批限额。2.当单元业权发生变更时，必须取得原业主委托书及新业主产权证明资料，然后办理基 金明细账户的变更处理。（五）结存管理1. 管理公司

37、应根据大厦运作情况，对本基金进行管理，尽可能让其保值及增值。2. 管理公司应及时向业主委员会反映其增减变动情况，在财务报告屮予以说明。3. 其结余情况应报送业主委员会，至少每半年公布一次，接受业主监督。（六）相关记录维修建设基金备查簿（表5-21） 基金使用情况表（表5-22）表521维修建设基金备查簿序号时间房号业主名称基金（人民币）表522基金使用情况表企业名称：年 月单位：元（人民币）项目本期发生额累计金额转固定资产余额应收基金已收基金未收基金基金结余基金支出其中：工具家具电脑办公设备通讯设备其他设备办公费经理人酬金员工薪金工程费税金合计九、管理费收缴管理（一）管理费收缴管理规定1.财务

38、部用户资料管理岗及审核岗每月1日出当月管理费付款通知单，由管理部派送给用户，并设付款通知单签收本签收。外地用户由财务部通过邮递方式通知缴费。2. 付款通知单一式两联，各费用项目分别列示，并注明费用所属期。除管理费为当月费 用外，其余的水费、电费、维修费均为上月应缴费用。3. 管理费缴交期限盆上个阶段进行：（1）正常缴交期：当月1日至当月15 so逾期缴交的用户每日按应缴额的0.1%加计 滞纳金。（2）电话催缴期与书面催缴期同时进行。1）电话催缴期与书面催缴期同时进行。2）初次催款通知催缴期从当月16日发出书而催缴通知起，期限为7天。3）缴费最后通知书从缴期从当月23日发出最后书面催缴通知起，期限为7天。4）暂停服务通知书视情况而定，一般当月30 1=1发出，期限一般不超过7天。4. 所有关于用户的通知书一般由管理部人员派送到各用户，并由用户在催款通知书签收 本上签收。派送完毕后，管理部人员应在签收本上签名。5. 当用户收到暂停服务通知书后，缴清欠费，财务部收款人员应及时发出恢复服务的通 知，通知工程部及管理部恢复对该用户的正常服务，并做好发文记录。6若用户用现金缴交费用吋，财务部收款员必须先当血点清缴款额，然后进行现钞真伪鉴别。7.催缴人员应严格按照催收程序