电子招投标与财务一体化的设计与实践

1、神华科技 2017,07(15),8-11电子招投标与财务一体化的设计与实践李乐一 中国神华国际工程有限公司导出/参考文献关注分享收藏打印摘要：本文以神华工程公司信息化项目为背景，研究电子招投标与财务系统之间的集 成对接，重点介绍利用电子支付、虚拟账户等手段，有效解决标书费、保证金收 退等难题的设计思路，最后分析和总结实践应用的效果。关键词：电子招投标;财务管理系统;集成投标;保证金;作者简介：李乐一（1985-）,男，工程师、招标师，工程硕士，2014年毕业于 中国矿业大学（北京），现任职于中国神华国际工程有限公司业务管理部，从 事招标管理和项目管理。tel: e-

2、mai 1:13707582shenhua. cc收稿日期：2017-04-17the design and practice ofintegration of electronic bidding and financialli leyichina shenhua international engineering co.、ltd;abstract：this paper focuses on the integration and docking of electronic bidding and financial system, based on the background of sh

3、enhua engineering company，s informatization project, and mainly introduces the design ideas of utilising electronic payment and virtual account to effect!vely solve the problems such as bid fee andbid bond collcc tion and ref und. fin ally, the paper analyzes and summarizes the effect of practical a

4、pplication.keyword：electronic bidding; financial management system; integrated bidding; deposit;received： 2017-04-171背景分析随着全球电了商务的发展和我国电了招标投标法的颁布实施，电子招投标已 经成为行业发展的必然趋势。神华工程公司是国内领先的招标代理机构，自成立 起就已经使用招标系统和财务系统，实现信息化管理。招标业务与财务的衔接非 常紧密，包括标书费、图纸押金、投标保证金、中标服务费和专家劳务费的收与 退，传统工作方式是依靠人工来进行，以下问题难以妥善解决：仃）财务收（退）款

5、频率高、业务量大，人员工作量大。工程公司2015年收（退） 款共计13. 5万笔，开票4. 6万张，制作凭证5.1万张，发放评审劳务费3. 5万 笔，财务人均工作量达2. 8万笔/肌（2）款项收与退的纸质单据多，填报和审批起来极不方便，手工操作容易出错， 招标部门与财务部门的单据交接工作量大。（3）投标保证金数额较大，且需要退回到未中标人的账户，实际操作起来工作 复杂、难度较大。（4）投标人需要到售标大厅來购买标书和缴纳费用，人数众多、秩序难以管理； 专家劳务费普遍采用现金方式发放，现金使用量大，存在一定风险。2016年，工程公司建成了全电子招投标平台，为了解决上述招标财务的难题， 釆用“互联

6、网+”技术手段和设计思路，设计开发了财务系统与招标及相关系统 的系列接口，实现招标与财务的系统集成和一体化运行（集成架构如下图所 示），多项功能在国内招投标行业实现了创新和领先。经过实践运行，很好地解 决了传统模式下产生的难题，取得了良好收效。现将新模式下的招标与财务系统 的集成设计以及实践效果进行分析和总结。退款*投标人门户网站(告目息 厂公项信（订单 （订单n调用c电子友 j处平厂虚拟账 i 1n款f©对接网银、汇款、 k微信、支付宝招标系统,对接-系统集成关系示意图下载原图2集成设计思路2.1借鉴电子商务模式，引入招标与财务前端2. 1.2 统一入口“神华招标网”是投标人参与工

7、程公司组织的招标活动的经过合法认证的官方 通道，是招标系统向投标人、专家和外部监督与管理人员提供的客户端。首先, 潜在投标人需要经过资质审核成为“神华招标网”的正式会员单位，领取企业 版的ca数字证书;之后，投标人方能通过用户名、密码和数字认证来登录网站， 系统会根据授权进行后台的控制，投标人能在自身权限范围之内进行公告浏览 和投标操作。2. 1. 2订单模式在功能场景中，对于正处在公告阶段的项目，“神华招标网”的公告列表能自 动推送到投标人登录后的浏览界面，投标人根据自身业务范围选择感兴趣的项 0 （或标包），查看详细信息或者选择购买标书;对于投标人正在参与投标的项 目，网页会显示项目的进行

8、状态，并根据不同阶段生成待缴费的列表。投标人可 以批量选择后，统一地加入“购物车”，填写和完善有关的必填信息，创建并 生成缴费订单。在实践中，通过会员管理和ca认证，确保了投标单位的合法性;通过官网来远 程自助购标，避免了投标人奔波往返，减少不同投标人在公告时间来现场购标 的碰面机会;界面和操作借鉴电子商务模式，像网上购物一样，具有良好的用户 体验。22依靠电子支付手段，解决标书费小额支付2. 2. 1电子支付在招标业务活动中，标书费这样的小额支付的数量很大，在保留传统的现金付 款方式下，通过网站与银行系统的功能调用，实现了基于b2b和b2c模式下的电 子支付。在新的购标场景屮，投标人在网站上

9、确认订单后，页面自动跳转到电子 银行系统的“收银台”（支付界面），后台调用银行系统提供的强大收款功能， 能够支持来自全国不同银行的个人网银、企业网银和快捷支付，以及主流第三方 平台（微信、支付宝）的扫码支付。收款时，系统进行必要的数据校验。例如： 超岀标书售卖截止吋间的缴费拒收接收，投标信息填写不全、不正确的订单拒绝 生成，付款金额出现偏差的拒绝接收等，系统会自动提示，直到符合要求为止。在实践应用中，电子支付为购标的大量小额支付提供了极大便利，全国各地的 投标人不用再专程来指定地点，在网上界地即能轻松购标;收款时间从原来的 5x8小时升级到现在的7x24小时，全天候地保持收款服务“在线” o2

10、. 2. 2凭证批量生成在传统模式下，收款员每收到一笔來自现场的现金缴费，都要开具发票，并制 作一张收款凭证。随着近年来项目数量的增加（招标总金额减少，但标包数量增 多），财务收款和制证的工作量激增，但由于岗位人数限制，收款人员每天不 得不超负荷地进行着重复性的工作。在新的功能场景中，电子支付手段为批量凭证牛成提供了必要的技术前提。来自 不同渠道的电子支付转到公司账户后，会在系统上留下清晰完整的记录，财务 系统与银行系统会在每天下班后，自动核对支付订单与实际到账的情况，并列 出明细，收款员在确认无谋并批量地开具发票后，会通过系统一次性批量生成 收款凭证，各种必要信息自动带入，取代了逐一手工制作

11、凭证的传统方式。在实践应用中收款员的工作量骤减，无论项目数量如何增多、来自网上的付款如 何增大，系统每天定吋将每一笔电子支付汇总、批量开票与生成凭证。故此对收 款员来说工作量几乎保持不变，解决了工作量激增与人员限制的矛盾。2.3引入银行虚拟账户，处理保证金的收退投标保证金的数额相对较大且多来自于银行汇款，其收款与退款的工作最为繁 重。在传统模式下，投标人汇款成功后，需要将电汇底单及相关单据提交给业务 人员，业务人员审核后将单据转交到财务部门，收款员手工地将收款认领到项目中；退款时，为了确保将保证金安全地退还给每个未中标人的账户，需要经过 一系列的确认、单据交接和审批，手续非常繁杂。为了解决投标

12、保证金的收退难题，公司通过与银行的协商合作，创新地将银行 虚拟账户服务引入到投标保证金的收退业务。虚拟账户应用具有以下优点：（1） 能够在实体账户下创建任意多个，这样就能与每一个订单信息相关联，以识别 账户资金的用途。（2）能够记录完整的付款方信息（普通汇款和电子支付不 能），这样保证金收款时就能通过校验，来确保资金从投标人的账号汇出（避 免他人代付风险），退款吋就能方便地将专款按照原路径退冋。通过财务系统与 银行系统的集成对接，将银行虚拟账户服务融人到保证金收退业务场景屮的设 计如下：2. 3. 1保证金收款系统会为来自网站的每一笔保证金订单牛成一个收款虚拟账号，以供投标人向 虚拟账户（而非

13、企业实体账户）中汇款。这样，系统就能通过虚拟账号的唯-性 來自动地关联到订单信息，來识别这笔资金來自哪一个投标人，以及关联到的 项目和用途，在财务系统完成收款后，推送到招标系统上进行审核和确认。此时 投标保证金还被存放在虚拟账户中（以方便原路径退回）。在中标通知书发出以 后，中标人的保证金通常会申请抵扣服务费，在招标系统上进行保证金抵扣的 申请和审批，再向财务系统发岀收款指令，并推送到银行系统，银行将资金从 虚拟账户转入到公司的实体账户。2. 3. 2保证金退款由业务人员在招标系统上根据项目的阶段发起退款中请，经过相关负责人的线 上审批后，将退款中请（通过接口）推送到财务系统，经财务审核后（通

14、过接 口）向银行系统发送退款指令，银行将款项从虚拟账户中按原路径退回到投标 人的账户。系统在退款时进行必要的“应退不人于实收”的校验，避免多退的风 险。在实践应用中，业务、财务和银行之间的交接一律转到线上进行，通过接口实现 互联互通，效率大幅提升;虚拟账号与订单的匹配能够将账款自动识别到项目中, 消除了认领困难现象;保证金原路退冋机制方便快捷，消除错退的风险。2. 4采用业务批量处理，减轻重复工作量 2. 4.1发票批量打印与集中快递 按照国家“营改增”统一部署，公司的财务系统与国家金税发票管理系统进行 集成对接。在功能场景中，每天下班后财务系统自动统计汇总当日的已支付订单 收款，与银行的实收

15、自动对账，结果经审核后，由财务系统牛成当日待开发票 的列表。财务系统将待开发票列表，通过接口传递到金税发票管理系统，便可由 它批量地开具增值税发票;金税发票管理系统再将开具完成的发票信息（发票 号、税号等）列表，回传到财务系统，供其批量地制作和生成凭证。与此同时，金税发票管理系统能够根据财务系统推送的投标人快递信息(地址、邮编、联系 方式等)，批量地牛成和打印快递单，以供专岗人员向全国各地的投标人统一 地寄送发票。2. 4.2银行集中代发专家劳务费。在传统模式下，发放评标专家劳务费一般采用先借款、再报销的现金方式，重复 工作量大，不仅占据每一位项目经理的宝贵时间，而且以现金方式往来存在一 定的

16、风险。在新的场景下，通过招标与财务系统、财务与银行系统的集成对接, 项目经理在招标业务系统上，向财务系统推送经过审批后的专家劳务费的付款 申请，经付款员在财务系统上审核无误后生成报盘文件;通过接口集屮推送到电 子银行系统，银行向发工资一样将评标专家费转入每一名评标专家的账户内， 并短信通知。在实践中，通过发票集中打印和快递，将原先多人干的工作转变为现在的2 人来完成，岀错概率降低;通过银行集中代发劳务费，原先分配到每名项目经理 身上的发放现金工作消失了，改由银行批量打款，极大地提高了效率和降低风 险。25建立校验与审核机制，增强财务合规性 2. 5. 1数据校验机制 在传统模式下，财务收款经常

17、会岀现实收金额与应收对不上、投标人重复汇款、 必要信息漏填等异常情况，处理起來很麻烦。在新功能场景屮，系统通过自动校 验与审核机制，有效地避免了上述问题，主要方式如下：(1) 电子支付校验:投标人通过电子支付方式缴纳标书费，一旦信息填写错误或 漏填，在订单生成界面系统进行自动校验，提示订单生成失败和重填;在支付界 面一旦支付金额与订单对不上，则提示投标人支付失败和重新支付。(2) 虚拟账户校验:投标人通过向虚拟账号汇款、转账的方式缴纳保证金、图纸 押金或服务费，银行系统在每口晚间会根据订单信息和设置的规则，对每笔账 款进行校验。如果检查出不符合收款规则的情况(如他人代付、数额差异等)， 银行系

18、统会拒收，并将虚拟账户中的账款原路退回汇款人;只有通过校验的账款, 才能存放在虚拟账户中，银行将收款记录推送到财务系统。(3) 负责人确认处理:经系统自动校验之后的保证金、服务费的收款信息，再被 推送到招标系统的对应项口经理界面，由业务人员进行确认和处理。项fi经理审 核后能够在招标系统上将款项认领到项目中，也能将异常款申请退回至投标人。 退款时，招标系统将指令推送回财务系统，再命令银行将虚拟账户资金原路退 回。2. 5. 2全线上审核机制在招标财务合规管控的设计方面，除了上述提到的数据自动校验和异常处理以 外，系统的全流程在线审核机制确保招标财务合规，主要包括：（1）业务线上 审批。即全部收

19、（退）款节点需在招标系统上执行线上审批程序，审批用户釆用 ca电子认证方式登录，文件加盖电子签章。（2）财务线上审核。即系统把财务 合规性审核节点固化到整个招标业务流程之中，财务人员审核每一笔单据的合 规性，如遇到问题可以将业务中请退回到业务系统，乃至暂停业务流程。（3） 全程记录可追溯。即基于数据库可自定义各种统计报表（如业务收支表、劳务费 发放表等），财务人员能获得准确而详实的收入和费用数据，并口每一笔业务 往来资金，都能够通过银行交易记录进行跟踪和追索。2. 6采用标准设计模式，支撑系统可扩展性招标系统与财务系统对接通过web service以同步调用的方式实现，遵循 ws-securi

20、ty安全准则，服务访问须经过身份认证，系统之间传递数据经过加 密处理，审批文本采用经ca电子签章的pdf文件，确保传输的安全性。采用基 于soa系统应用架构设计，将财务收款与退款功能进行模块化封装，外部预留 标准化的输入输出接口，即模块前端支持多种方式的收款，后端支持原路径的 退款中请，模块内部封装好数据校验与财务审批流程。这样，收款退款模块的外 部可以扩展集成多个业务系统，也可以支持其它新增费用（如会员费、培训费等） 的收退，具有良好的标准性和可扩展性。目前，除了招标业务系统与财务系统z间的集成对接和协同运转z外，财务系 统与其他系统的接口包括:与银行系统对接实现收款退款，与金税发票管理系统 对接实现发票开具，与集团erp系统对接实现账目传输，与公司公共信息平台 对接实现主数据传递，与公司绩效考核系统对接为业务考核提供收入与成木数 据。3实践应用的收效工程公司的全电子招投标平台与财务系统的集成对接项目已于去年完成，并投 入使用。通过招标与财务的集成一体化，以及电子支付、虚拟账户、业务批处理 等机制共同作用，整体应用给招标财务工作带来了如下变化：（1）工作效率大幅提高。虽然公司业务资金往来超过50亿元/a,但财务部门人 数在10人以内不变，保证金收款周期由原來的3天压缩到1天，开票周期由原 来的5天压缩到1天。同时