办公自动化系统在机关单位公文处理工作中的应用

1、    办公自动化系统在机关单位公文处理工作中的应用    蔡镭震摘要：作为机关单位的重要工作内容，公文处理是其机关有效行使职责权利、顺利开展相关工作的重要措施，直接关系到机关单位上上下下的内容。因此，无论是领导还是部门工作人员，都需要配合完成公文的处理。加强其办公自动化系统的应用，能有效提高处理水平与效率。本文通过探索办公自动化系统处理工作的实际应用，分析其中网络与计算机的安全防护以及应用该系统处理工作对工作人员的素质要求，以供参考。关键词：办公自动化系统;机关单位;公文处理;工作应用：tp317.1 ：a  ：1003-9082（2020）

2、07-00-01一、办公自动化系统处理工作的实际应用1.高效便捷利用办公自动化系统处理公文工作能够保证上级单位与下级单位直接通过网络流转相关公文信息，整个操作界面明了简单，流转起来较为方便，负责公文处理的文书工作人员仅需要收发文档管理，便能够顺利完成公文登记、审批、催办、拟办、传阅等功能，根据机关单位用户职务上的区别，办公自动化系统会赋予其不同的权限，在完成公文管理整个环节之后，由文书工作人员统一对内容进行发送，保证公文处理高效快速，避免公文处理出现积压。以本地区党政机关工作为例，在办公自动化软件中，增加一个公文处理栏目，包括15种公文文种的起草要义、公文排版标准格式、各类公文红头格式模版，使

3、机关工作人员在较短的时间内掌握公文起草、公文格式的有关要求，提高公文起草、公文排版一倍以上的效率。2.清晰明确从文件起草到最终的文件分发归档，整个处理过程非常的严谨全面，系统中拥有不同权限的客户，在工作方面可以操作的方向不同。在发挥办公自动化系统的作用开始完成公文处理时，可以直接选择公文起草中文种的各种不同格式直接进入到发文流程，然后根据流程中的指示完成各个环节。每个环节的负责工作人员只需要按照处理意见完成相关内容，便可以直接送往下一步进行处理。每一个环节的处理痕迹都会直接显示在电子文件上，为后续的处理和修改提供一定依据。3.一体化管理在机关单位之中，文件与档案之间的关系本身较为密切，前者是后

4、者的初始状态，后者是前者的最终状态。随着文书流转活动逐渐产生文件，这些文件具有一定的分散性和零乱性。因此，为保证后期大量储存过程中能够统一化、系统化，应当重视办公自动化系统的应用，以便于能够更好地存储查询相关文件，省去手工查阅时间，便于发挥档案的作用1。二、办公自动化系统应用中网络与计算机的安全防护近些年来，虽然办公室自动化大力推广得到了一定的成效，也在基础部门中建立了内部网络，保证能够结合计算机、网络与应用服务器为基础建立安全防护体系，但由于该体系仍处于初级发展阶段，网络管理方面还存在较多缺陷，可能会有大量危险因素在内外网上运行。因此，必须将计算机安全防护作为当下办公室自动化系统应用的重要内

5、容，加强其安全防护力度，保证信息安全。1.影响安全防护的因素目前，一些常见的操作系统可能会存在网络安全漏洞，这些漏洞将会为黑客提供切入系统的机会。未能使用硬件设备科学、准确的分析评估系统安全防护性能的质量，因此，在提出相关安全策略时缺乏可执行性。黑客对整个系统的攻击超过目前已知的病毒种类，很多攻击都会直接对整个系统造成致命打击。计算机内游走的病毒会导致整个系统瘫痪，严重破坏系统甚至会盗取程序和数据，导致很多功能无法真正投入到使用之中。2.设置安全防护的措施2.1应当对机关单位利用办公室自动化系统进行操作的人员身份进行有效识别，并同时控制其访问权限，避免出现非法侵入问题。若出现日志操作行为，则应

6、当记录当下操作的工作人员信息以及相关的时间内容等，应当使用防非法使用措施完成对于电子印章、数字签署的保护。2.2应当引进身份识别技术，保证能够为机关单位用户的合法性奠定基础，当其进入系统进行访问时，可以利用代表自己个人身份的资料进行验证，若证明其为合法用户便可以接受访问，若不合法則拒绝访问。2.3可以将系统中包含的数字信息文件直接设置成为只读状态，在这种状态下，登陆的用户只能在进入系统之后读取到相关数据信息，而不能对数据内容进行修改，能有效防止系统内的数据信息被篡改，从而保护其数据安全2。三、应用办公自动化系统处理工作对工作人员的素质要求办公自动化系统对于工作人员的素质存在较高的要求，以文书这

7、一工作环节为例，作为将文件信息上传下达的重要工作环节，文书工作人员的综合素质将会直接影响到整个机关单位文件上传下达的效率。因此，在完成文书工作时，需要保证其工作人员思想素质以及业务能力不断提升，要保证负责这一工作的工作人员拥有较好的职业道德，要热爱自己所负责的工作，以此为基础提高工作水平。除此之外，负责文书的工作人员还需要保证自己能够保守机关的秘密，绝不可轻易泄露相关数据信息。工作人员必须保证自己在后续工作的过程中也能不断提高自身业务能力，熟练掌握各类现代化办公设备的应用，尤其是办公自动化系统的应用，在日常工作中，工作人员也应当积极从网络上学习相关技术内容，以保证自己的综合素质能够不断提升。工

8、作人员还需要保证在工作过程中能够熟练掌握计算机专业技能，机关单位的日常工作本身较为复杂，工作的细节将会直接影响到最终工作的成败，若使用办公自动化系统处理文书工作，一旦在某个不起眼的数据上发生了疏忽，将会严重影响到整个工作内容。因此，在办公自动化系统大面积推广的情况下，为了保证自己能够成为一名合格的文书处理工作人员，必须不断提高自己的计算机操作能力，可以适当选择合适的培训班，提高自己的专业技能和理论知识，并将其实际应用在工作之中，在实际工作时也应当谨慎操作每一步环节，及时对其进行验证，避免因为一时疏忽而导致出现无法挽回的问题3。结语随着信息技术的飞速发展，现代化社会的到来使机关单位开始积极使用办公自动化系统完成文书处理工作，能有效提高工作效率与质量，在共享信息方面也表现得较为便利。需要积极研究该系统的作用，才能为机关单位的现代化工作奠定坚实基础。参考文献1徐洪军，张学灵.机关办公自动化系统的