大数据时代的档案管理与开发利用

1、    “大数据”时代的档案管理与开发利用    尚楠摘 要：大数据又称为巨量资料，指需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察力和流程优化能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。对于档案管理而言，大数据的科学管理和充分开发利用，能够最大限度的发挥档案的作用，使档案不但能够成为历史资历保存，更能够通过信息化的处理方式和技术手段实现提供决策参考和支持的作用。本文对大数据背景下的档案管理与开发进行研究，在此基础上提出对策建议。关键词：大数据；档案管理；开发利用1 大数据时代档案管理概述大数据又称为巨量资料，指需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察力和流程优化

2、能力的海量、高增长率和多样化的信息资产。对于档案管理而言，大数据的科学管理和充分开发利用，能够最大限度的发挥档案的作用，使档案不但能够成为历史资历保存，更能够通过信息化的处理方式和技术手段实现提供决策参考和支持的作用。大数据有4v特点，即volume（大量）、velocity（高速）、variety（多样）、value（价值）。大数据的4v特点在档案管理过程中同样适用，一是档案的volume（大量），档案主要是用于保存历史资料、历史数据、历史沿革、历史大事件以及其他需要保存的文字、图片、数据资料等，通过长年的积累形成了较为完备、系统的资料群，因此档案的大量特点体现的较为充分，符合大数据的vol

3、ume（大量）特点，从而为档案管理与大数据模式相结合提供了坚实的基础，能够有较为丰富的信息资源作为大数据分析的原始资料。二是velocity（高速），对于目前档案管理信息化实施多年后的档案管理工作而言，目前大多数档案都以电子存档的形式保存。同时，随着信息化的不断发展，信息化基础设施的不断完善与发展，能够提供较为快速的网络环境，这些都为档案管理以及档案开发利用的高速、便捷提供了基础，因此在大数据时代到来之时，档案管理、开发利用与大数据模式相结合的归类、整理、开发、利用、分析、报告生成等方面都能够充分的运用大数据的模型与模式进行充分的开发利用，从而达到高速、便捷的客户需求。三是variety（多样

4、），对于大数据的开发利用是要通过数据的不同类别、不同角度、不同维度的分析，形成多样性的信息产品。同样，对于档案管理而言，由于档案自身的特点与特性，能够从多个角度、更多个层面、多个维度进行需求性信息采集与信息分析，最终形成多样性的信息产品。通过大数据模型与模式的档案化管理模式融合及本地化，能够满足档案管理与开发利用过程中的研究与分析产品的多样性，满足需求者的需要，从而使档案能够发挥大做大的作用。四是value（价值），通过volume（大量）、velocity（高速）、variety（多樣）三个特性的保障与实施，最终达到的是大数据的价值，在档案管理过程中，传统的档案管理是以实现重要文件、数据的保

5、存为目的，而现代化的档案管理则在原有传统的档案管理目的基础上，要达到在档案管理规范及标准要求下的档案开发与利用，实现档案的最大价值和最优化使用。因此，大数据模式与现代化档案管理和开发利用有着相同的目的。大数据管理是基于一定的数据作为基础进行的分析、开发、利用从而为决策的科学化、客观化、准确化提供相应的多样化数据支撑。档案管理与大数据管理其内容、目的是一致的，在信息化的今天，通过档案的充分开发、利用，不但能够实现档案的价值的最大化，同时更是能够为党政机关、事业单位及企业战略发展提供相应的决策信息支持，同时在人力资源管理过程中，运用大数据分析，也能够更为准确、客观、真实的反映人力资源的水平、能力，

6、为更优化的人力资源管理提供参考帮助。2 大数据时代档案开发与利用大数据时代的档案开发与利用应建立现代化的基于信息技术为基础的数据库式档案管理模式，具体而言，应建立现代化档案管理信息系统，具体包括以下方面内容：一是现代化档案管理信息基础数据库，现代化档案管理信息基础数据库，是将现有的和以后需要存档的档案，进行电子化档案保存，对档案中的数据通过档案管理信息系统的的数据编写模式和格式进行规范化保存，对于人事档案等进行图片保存。通过对各类档案的规范化电子存储，建立档案管理信息基础数据库的内容，从而为大数据的筛选、分析、研究提供夯实的基础保障，因此基础数据库是现代化、信息化档案管理的基础和保障，对于基础

7、数据库的信息内容应准确、规范、标准的进行保存。二是现代化档案管理信息分析模型建设，对于具备了丰富内容的档案信息管理系统而言，应根据需求编写和研发相应的分析模型，通过模型能够快速、准确的选取分析、研究过程中所需要的数据，从而为大数据分析提供相应的选取模型、分析模型、研究模型及报告模型，实现档案管理大数据分析的高效、便捷和快速。三是现代化档案管理信息产品的生成，通过档案中保存的可公开及可开发利用的信息的采集、开发、利用、分析，实现信息产品的生成，为需求者提供最为简要、精准、实用的信息产品，从而实现现代化、信息化档案管理的大数据开发利用的最优化。对于档案的开发利用而言，主要是通过定性分析与综合分析的

8、方法以及定性与定量分析结合的方法进行开发利用。此外，还有直接选取相关信息开发利用方法在实践工作中也较为常用。定性分析与综合分析的方法是档案开发利用主要的方法。通过档案的归属、属性的分析能够确定是否属于档案开发和利用的范围内，在通过综合比较、研究、分析、鉴定确定档案的开发利用价值，在实践工作中定性分析与综合分析的方法是档案开发利用主要的方法。定性分析与定量分析结合的方法是档案开发利用的发展趋势。定性分析与定量分析结合的方法在科研工作、经济研究工作中被广泛采纳和使用，随着档案管理工作以及大数据模式、方法研究的不断深入，更多的科研工作者与实际档案管理人员将定性分析与定量分析结合的方法运用到档案开发利

9、用当中，通过定性分析能够准确把握档案的开发和利用的范围，通过定量分析能够全面、系统的对档案进行保护与开发利用。直接使用在实践工作中也最为常用。在实践工作中，通过档案管理人员的理论与实践经验直接、具体的审查档案，直接选取档案中的内容即为直接鉴定法。这种方法的优点在于高效的完成档案的开发利用工作，但是也存在一定问题，受档案管理人员及档案价值鉴定人员的学术水平、工作能力及知识结构等方面的限制，可能会造成档案开发利用的缺失与不完整。3 大数据时代档案开发与利用中的几个问题对于按数据适当的档案开发与利用应注意以下几个问题：一是档案开发利用的公开与保密问题，在档案管理中涉及到国家秘密、商业秘密以及个人隐私

10、问题应慎重开发利用，严格按照档案管理的规定、规范与标准进行操作，只有规定允许公开的档案内容才能够作为开发利用的基础性信息进行分析与研究。二是档案开发利用的标准化，对于档案开发利用而言，应建立统一规范的指标体系，对于不同区域、不同行业、不同部门在进行信息化档案管理的过程中，在档案的电子存档过程中的标准应统一、规范，从而为大数据分析提供基础性保障，避免形成档案信息内容的存储的不统一，出现“档案信息孤岛”现象。三是档案开发利用的组织管理，在档案开发利用过程中，应加强组织领导，从档案管理工作的发展规划入手，严格按照档案管理与开发利用规定与标准，在实践操作中严格按照要求进行操作，保障信息安全与隐私安全，实现合法合规的档案大数据开发与利用。4 结束语档案管理中的大数据开发与利用是与时俱进的档案管理工作新趋势、新方向、新课题，只有不断深入研究才能够真正的确保档案管理工作中的大数据开发利用的理论价值