大数据环境下事业单位文书档案的信息化管理

1、    大数据环境下事业单位文书档案的信息化管理    张瑶摘 要：单位文书档案是记录事业单位日常经营管理活动的重要凭证，文书档案管理的完整高效是保证单位在激烈的市场中站稳脚步的重要保证，可以为日后的发展战略提供详细的资料参考。文书信息化管理工作在现阶段的大环境中已经逐渐普及。以大数据文基础的文书档案管理具有显著的存储空间大、检索灵活、存储周期长的优势，是需要不断调整前进的一个方向。关键词：大数据环境；文书档案；信息化管理；作用；利用文书档案管理是机关事业单位经营管理工作的主要内容，做好文书档案管理工作，有利于优化机关事业单位整体管理效果。但是，在信息化

2、背景中，文书档案在实际管理中存在一定问题，进而降低了档案管理效率，影响了机关事业单位持续发展。由此可见，本文探究信息化背景中该工作的创新，具有重要性和迫切性。1 大数据环境中文书档案信息化管理与利用1.1 单位文书档案的类型的完善在大数据环境下，单位文书档案均有大规模的数据信息组合而成，同时这些数据具有一定的相关性，对数据处理能力也非常迅速，对数据信息分析具备强大的处理能力，为更好的查阅、调用文书档案提供了高效率的服务。在传统文书档案管理中，档案的类型相对非常单一，一般只包括纸质文件，图片等资料，而大数据环境下的文书档案信息化管理中，所包换的文档类型多种多样，例如除了普通电子性文件，图片外，还

3、有单位文化相关的宣传课件，动画，视频，音频，大型数据库信息等等内容，使得单位文书档案的类型非常完备。1.2 单位文书档案处理技术大数据环境下，单位文书档案处理技术，主要包括以下几种功能：第一，单位文书档案的查询功能，主要对文书档案进行全面、准确的检索，并且可以进行各种条件指令的检索、查询与筛选。第二，能够通过快速的检索技术，实现对单位文书档案类型、级别、时限以及共享等方面快速确定。其中单位文书档案的分类归档可以分为三种：上级单位、单位自身以及合作外联。对于单位自身的级别又可以细分为会议、业务、劳资、决定以及单位文化等方面资料。建立信息化管理数据库，就需要对会议、业务、劳资、决定以及单位文化等方

4、面资料建立各自的数据库。第三，大数据环境下的信息管理需要网络技术的支持，对于单位文书档案的网络连接包括了内部局域网、城域网、广域网，实现对内部网络与外部网络的连接，并实现之间档案信息资料的共享。1.3 信息化管理中单位文书档案的利用文书档案的建立实际上就是为了能够给用户提供更好、更快捷的查询、调取服务，达到科学、合理的利用目的。单位文书档案对单位的发展和管理起着非常重要的作用，具有参考价值、记载价值、凭证价值以及分析研究的价值。这些价值是为用户提供利用服务的基础，信息化管理基础上的文书档案管理能够为用户的不同需求提供所需要的服务，并能体现大数据环境下的优势。通过采用电子邮件、网络视频、电话、短

5、信等目前信息化传输措施，为用户提供所需文书档案的检索、查询与调用服务。通过云处理技术、网络硬盘、电子邮箱等信息化技术，为用户提供远程传输服务。2 信息化背景下文书档案管理工作的创新途径文书档案工作具有明显的服务性，信息化时代中创新工作形式、改变工作手段，有利于缩短工作时间、提高规定时间内的工作效果。2.1 强化管理认识通过加强文书档案信息化管理认识来开展实际的文书档案管理工作，即借助信息技术进行档案管理，并以先进思想指导档案管理工作，在发挥技术优势的基础上，实现文书档案管理信息化。所以，无论是机关事业单位的领导者还是工作人员首先要強化对该项工作的认识，提高对这项工作的重视程度，将其纳入机关事业

6、单位发展战略的一部分，在先进思想的引导下，促进文书档案管理工作顺利进行、有序开展。在强化认识的同时，还应适当投入文书档案管理建设资金，加大先进设备的引进和使用，以此实现文书档案管理的合理分类和秩序整理，促进文书档案向信息化方向发展。2.2 构建科学化管理平台之所以要对文书档案进行科学管理，主要是为了充分发挥档案资源的利用价值，实现档案信息的全面挖掘。争取在内容上不断丰富、服务上不断优化、技术上持续提高，借助网络优势以及媒体优势，进而提高档案信息的利用率。因此，机关事业单位要构建科学化管理平台，通过平台对文书档案规范搜集、整理、分析和应用，此外还能通过平台实现文书档案的在线阅读、信息整合、信息库

7、建立、档案销毁以及库房管理等丰富性功能。在文书档案信息系统方面，要做好三方面工作，分别是档案加工系统、存储系统以及保密系统。加工系统：在结合文书情况的基础上，优化档案加工设计，形成完善的加工系统，该系统主要提供信息查询、文件处理等帮助，以此减轻工作人员的工作任务，合理分配管理时间。存储系统：信息化设备能够在文书档案数据库建立中发挥积极作用，通过数据库将文书档案妥善存儲。同时，还能实现档案便捷化检索。此外，还能确保档案格式统一化、规范化，进而发挥档案信息利用率。保密系统：专业人员将精心设计后的软件应用于文书档案资料分类管理工作中，同时对其进行相应的权限设置，确保文书档案信息的安全性和保密性，在此

8、基础上进行档案信息共享和应用。2.3 成立高素质管理队伍文书档案管理者是确保管理工作有序进行的主体，为了实现文书档案的信息化，有必要成立高素质管理队伍，在这一队伍的带动下，提高文书档案工作的准确性，促进文书档案管理工作规范化进行。与此同时，机关事业单位定期对文书档案管理工作人员进行培训，聘请专业教师开展具体的培训工作，使员工在实际档案管理工作中规范工作行为、端正工作态度，提高工作人员对先进设备的掌握能力和运用能力，提高工作人员对先进设备的应用率。除此之外，有条件的机关事业单位还可以为员工提供外出实践机会，通过实践借鉴文书档案管理的经验，提高工作人员自身的工作素质和工作能力，开阔工作人员的视野，进而会促使员工在文书档案管理的过程中不断积累经验，增强工作责任感，减少工作失误。3 总结文书档案管理工作在信息化背景中，通过强化管理认识、构建科学化管理平台以及成立高素质管理队伍等措施开展工作内容，这不仅能够提升文书档案管理的数字化水平，而且还会提升档案信息资源使用率，进而优化档案信息管理工作效果。这对于档案管理工作可持续发展具有重要意义。参考文献1张英奎.大数据时代的企业档案信息