关于固定资产投资项目档案管理质量控制策略研究

1、关于固定资产投资项目档案管理质量控制策略研究iiii论文联盟编辑。固定资产投资项目档案管理是现代市场经济条件下档 案管理领域出现的一个新课题，是一项专业性很强的系统工 程。该工程具有涉及部门多、涉及环节多的特点。笔者将从 固定资产投资项目档案管理的要求、固定资产投资项目档案 专项验收的内容与方法出发，阐述加强固定资产投资项目档 案管理质量的控制策略与方法。一、固定资产投资项目档案的概念固定资产投资项目档案是为适应现代建设项目管理的 需求而提出的一个特定概念。要明确这一概念，首先要清楚 什么是固定资产投资项目。所谓固定资产投资项目，是指利 用国家预算内基本建设拨款、自筹资金、银行贷款等多种方 式

2、，以扩大生产能力（或新增工程效益）为目的而进行的新建、 扩建、技术改造等基本建设工程和设备设施的更新等建设项 目。其投资的主要内容有：固定资产的建设和安装（包括建 筑物、构筑物的建设和机器设备的安装）；固定资产的购置 （包括设备、工具、器具的购置）；其它基本建设工作（主要 包括勘察设计、土地征用、拆迁补偿和科学实验）等工作。由此可见，固定资产投资项目档案是指在整个项目建设 当中按照其自身的程序从项目立项、代写论文可行性研究、 勘察设计、施工、生产准备到竣工投产（使用）的全过程中所 形成的、应当归档保存的文字、图纸、图表、计算、声像等 各种形式与载体的文件材料。一般包括：立项审批文件，设 计基础

3、材料，设计文件，工程管理文件，施工文件，生产技 术准备、试生产文件，工艺、设备文件，涉外文件，财务、 器材管理文件，竣工文件以及特殊载体资料等。固定资产投资项目档案是项目建设的历史记录，是建设 过程和建设成果的真实反映，是项目投产后运行、维修、管 理、改扩建及后评估等工作的主要依据，也是项目建设及竣 工投产、交付使用的必备条件，对于加强建设质量控制，追 究建设质量责任，惩治项目建设领域的腐败行为等具有重要 的作用。建设单位必须严格按照项目建设程序将建设过程中 形成的文件材料全部归档保存。二、固定资产投资项目档案管理质量控制的要求固定资产投资项目档案管理的质量控制，必须从加强规 范化管理入手，从

4、源头介入，并对整个过程的管理提出全面 的、系统的质量控制要求。（一）一般性要求1 加强管理，提高认识，实现项目档案管理制度化档案管理是固定资产投资项目管理工作的重要组成部 分，是建设项目的重要内容。一个项目建成后留下有形的东 西，一个是工程实体，另一个就是工程档案。这两部分共同 组成了一个有机联系的整体。建设单位要加强固定资产投资 项目档案管理，必须改变重外延、轻内涵，重投入、轻产出， 重技术、轻管理的做法，注重基础资料的原始数据的收集、 积累。从项目立项开始，就要有主管领导分管档案工作，把 项目档案工作列入领导的议事日程，纳入领导责任制、项目 法人责任制、监理制和合同管理制；加强领导，并且及

5、时研 究解决工作中的实际问题，为工作的开展创造一个宽松环境。建设单位要加强项目档案管理的超前介入，确保档案管 理与项目建设进程同步，使收集、归档制度化。在项目立项 之初就要依据国家和本行业的各项管理制度，制定本单位的 具体管理办法，完善本单位的项目档案管理体系；根据每个 项目的不同特点制定其文件材料的归档范围和归档计划，培 训指导专（兼）职人员，从而保证项目建设过程中产生的文件 材料完整、系统、规范。2.各部门密切配合，形成项目档案管理网络体系化一个项目的建设不是一个部门所能完成的。在建设单位 内部，涉及了项目管理、基建、财务管理、设备管理、档案 管理等多个部门。这些部门因为项目建设而形成了一

6、个具有 裙带关系的网络体系。在项目建设过程中，每个职能部门都 会产生与项目相关的文件材料，这就要求各部门都设有专 （兼）职档案人员负责收集积累项目建设过程中形成的文件 材料，以确保这些文件材料能够齐全完整的归档。另外，项 目建设当中还有建设单位（业主）、设计单位、监理单位、施 工单位为主体的项目建设网络体系。项目档案的形成贯穿于 整个项目建设的全过程，建设单位、设计单位、监理单位、 施工单位是项目档案形成的主体和主要责任者，必须承担档 案资料收集、积累及移交的职责，在项目建设中相互配合, 各负其责，共同实施项目档案的管理，以确保项目档案工作 的正常开展。3加强过程管理，确保项目档案管理程序化项

7、目档案管 理必须坚持建设项目档案工作与建设项目“三同步”的做法。 具体内容包括：第一，在制定建设项目的各项计划、合同、协议和工程 技术以及工程管理人员的岗位职责时，同时相应地提出对档 案工作的要求，从一开始，档案工作与工程建设就同步进行。第二，在检查落实建设项目的实施过程中，同时检查落 实档案工作情况，以确保建设过程中档案工作同步进行。第三，竣工验收时，同时验收工程档案资料，做到档案 工作与竣工验收同步进行。可见“，三同步”的做法实质是将档案管理纳入到工程 项目管理的工作程序和业务流程，紧密结合防止脱节；项目 各阶段要随时收集、积累文件资料，不能滞后，如在设备开 箱时要有档案人员的验收以保证设

8、备档案能够及时完整地 归档保存。4重视法制建设，实现项目档案管理合同化合同是市场 经济环境下约束参建各方的法律依据，是对项目建设过程进 行管理与控制的行之有效的做法。合同法第十六章'建 设工程合同” 一款中明确了文件资料提交的问题。建设单位 与项目建设参建各方签订合同时，要把档案资料方面的要求 纳入到合同条款，对文件的编制质量、套数、归档职责（如： 归档程序、归档范围、归档要求等）由当事双方根据各自的 利益加以明确，作为制约档案收集、归档的手段。如：建设 单位负责组织协调、检查、指导本单位和参建各方，并完成 项目档案实体的管理；承包商（施工单位）负责建设项目施工、 竣工及竣工图等档案资

9、料，自检后立卷并向建设单位移交； 监理单位负责向建设单位提交项目监理档案，并监督项目文 件的完整、准确，审核、签署竣工图；监理单位和建设单位 负责各自归档范围资料的收集及负责档案技术内容的审核； 最终由建设单位档案部门按文件形成规律分类组卷，保持各 种资料之间的有机联系；设计单位负责向建设单位提交经整 理立卷的设计基础材料和设计文件，并受委托编制竣工图。（二）具体性要求一般性要求为固定资产投资项目档案管理质量控制提 供了良好的外界环境，而具体性要求则是在这一环境下为确 保项目档案管理质量对建设单位在项目档案管理程序上的 要求。这些要求归结起来主要包括：1加强组织建设，成立项目档案验收领导小组建

10、设单位 要加强项目档案管理的组织建设，在管理体制上组成由项目 负责部门、档案部门、计划、基建、财务等相关部门参加的 档案验收领导小组，全面负责项目档案验收工作的组织和协 调，组织对已归档整理完的档案进行档案自检工作，并配合 档案部门做好项目档案的登记上报工作。2细化管理程序，建立项目档案登记制度项目档案登记制度是行业档案主管部门和建设单位档 案部门及时掌握、了解各建设单位建设项目及项目档案管理 情况，有效监督和指导项目档案管理的必要措施和手段。建 立项目档案登记制度，是指各建设单位根据建设计划，对新 建、在建、收尾等项目按时填写固定资产投资项目档案管 理登记表，一般新建项目可在开工6个月时填写

11、，在建或未 竣工项目可每年填写一次。该登记表作为项目档案专项 验收的依据之一。3把好鉴定关，确保项目档案资料准确无误对项目档案 资料归档时的质量控制是项目档案管理质量控制的关键环 节。完成这一环节的工作任务，需要各建设单位在接收归档 文件材料时从齐全完整和准确无误两个方面进行技术鉴定 和质量把关，确保归档的档案不仅能够反映项目建设的全过 程，且其内容能够真实反映项目建设过程和竣工时的实际情 况，做到图物相符、技术数据准确可靠、签字手续完备。4严格执行有关标准，对归档文件材料进行系统整理系统整理是项目档案质量控制的核心内容，也是考核项 目档案管理人员项目档案管理技能与水平的一项重要指标。 各建设

12、单位对归档的文件材料应按照国家及行业有关标准 进行科学的分类、组卷、编目，以确保归档后的项目档案质 量符合完整、准确、系统的要求。5实行前端控制，进行项目档案自检项目档案自检是控制项目档案管理质量的又一重要环 节。一般是由建设单位在项目建设完成后，根据建设项目的 完成情况，在申请项目档案专项验收前，组织档案部门、设 计、施工、监理及有关单位的项目负责人、工程管理人员、 工程技术负责人等共同完成。项目档案自检的结论可体现在 自检报告上，即根据自检情况从项目档案工作管理体制，项 目文件材料的形成、积累、接收、管理与归档情况，竣工图 的编制情况，项目档案资料的整理质量、存在问题、解决措 施，在施工、

13、试生产中的作用等方面提出档案完整、准确、 系统性评价。自检通过是项目档案进行专项验收的前提条件。三、固定资产投资项目档案专项验收的内容与方法建设 项目的竣工验收是项目建设全过程的最后一道程序，档案专 项验收是这道程序中的重要组成部分。项目档案专项验收是 督促建设单位规范项目档案管理、控制项目档案管理质量的 重要手段。通过对项目档案验收内容与方法的了解，也可以 帮助建设单位进一步明确项目档案管理的方法与措施，以便 有的放矢地完成项目档案管理的全部环节和内容。（一）建设单位提出项目档案专项验收申请建设单位在 准备档案专项验收前必须首先检查建设项目是否具备了档 案专项验收的条件。这些条件主要有：项目

14、主体工程和辅助 设施已按设计、批复建成，能满足生产或使用的需求；项目 试运行考核合格或者达到设计能力；经过项目档案自检并完 成了自检报告；完成项目建设过程中文件材料的收集、整理、 分类、组卷、编目等整理工作并按要求归档；按要求完成了 项目档案登记上报工作。项目档案具备了以上验收条件以后，建设单位根据本行 业年度项目竣工验收计划，在竣工验收前1-2个月内，以正 式文件向本行业档案主管部门提出档案验收申请。档案验收 申请的内容应包括以下两部分：第一部分是档案验收申请的主体部分，内容包括：项目 （工程）概况（任务来源、建设起止时间、投资额、建成的主 要单项工作、购置的主要设备等）；档案资料概况（档案

15、种类、 数量、归档情况、竣工图质量、案卷质量、存在的主要问题 及整改措施等）；申请验收时间。第二部分是档案验收申请的附件，内容包括：档案自检 报告；固定资产投资项目档案验收申请表；项目档案总 目录。（二）行业档案主管部门组织档案专项验收行业档案主 管部门于每年年初根据上级单位下达的固定资产投资项目 竣工验收计划制订档案专项验收工作计划，并以正式文件印 发至当年具备项目验收条件的项目建设单位。建设项目具备 了档案验收的条件后，由行业档案主管部门负责组织项目档 案专项验收工作。档案专项验收的程序一般如下：1.审查项目档案验收申请材料行业档案主管部门在接到建设单位的档案验收申请后, 首先要根据有关规

16、定认真审查建设单位验收申请材料是否 满足了档案单项验收的条件。如不满足验收条件，则退回建 设单位要求其进行整改并重新上报验收申请；如满足了验收 条件，则组织相关人员组成档案验收组，并向建设单位下发 档案验收通知。2确定档案验收组织在确定验收时间后，行业档案主管部门组织有关人员组 成档案验收组。3.进行档案专项验收验收主要对建设项目档案的管理体制，所形成档案的完 整、准确、系统情况，案卷质量及保管条件等方面进行审查。 一般从五个方面着手检查：查制度，看项目档案管理体制; 查可研（批复），看项目建设内容；查目录，看项目档案归档 情况；查案卷，看项目档案整理情况；查库房，看项目档案 保管条件。4.验收结论上报备案验收合格后，验收组填写固定资产投资项目档案验收 评审表，由行业档案主管部门审查盖章后生效。评审表一 式三份，分别由项目主管部门、建设单位和行业档案主管部 门归档备案。项目申请总体验收前，建设单位应将项目档案 自检报告、项目档案总目录及固定资产投资项目档案验收 评审表作为竣工验收申请报告的附件上报上级项目主管部 门审查，上级项目主管