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文档简介

1、公寓项目营销部办公室文档处理程序 公寓项目营销部办公室文档处理程序之相关制度和职责,公寓项目营销部办公室文档处理程序营销部基本上是群体性的工作,而办公室整体运作档案和系统、文书处理等则由营销部秘书负责统筹和管理。1、文件处理营销部文件处理可分为以下三点:. 公寓项目营销部办公室文档处理程序 营销部基本上是群体性的工作,而办公室整体运作档案和系统、文书处理等则由营销部秘书负责统筹和管理。 1、文件处理 营销部文件处理可分为以下三点: (1）营销书信往来 处理所有有关客户营销的信件,来源大约分为: 书信往来； 电报、电讯; 图文传真、电子邮件。 (2)营销书信回复及处理 基本上所有客户合同可分为两

2、大类:商务客户协议书及旅行社合同。所有客户合同均为公司之商业机密，必须由秘书或其指定之文职人员负责统筹编印及存档之工作，任何人员未经许可不得携离公司。所有经客户及公司双方签署生效之合同书,其正本应有一独立之档案保存,而抄送一影印本于专门存放该客户之有资料档案内，以防遗失及备查。 2、档案资料处理 基于营销部与外界来往之文件比较多，所以档案资料的处理必须系统化。 (1)营销书信档案的处理 营销书信档案基本上以书信、电报、电传及图文传真等为主,处理方式如下: 以上所有文件均要分门别类独立处理,所有外来之信件按照其类别存放于有关之档案内； 所有营销部发出之信件应有一影印本存放于独立之主档案内;此外,亦须影印一份存放于有关该事项或该公司资料的档案内。 （2）团队确认记录档案处理 所有团队记录档案的处理包括内部及外部使用的处理如下: 以每年、每月及每日为分隔; 所有有关该团队的文件,除了分派给有关部门外，还要影印一副本并连同该档案一同存放。 (3)营销报告档案处理； 营销报告档案可分为预算报告、营销探访及旅行社产量贡献报告，处理如下: 每份报告要有独立的档案处理； 营销探访报告须再以其公司之英语字母顺序再行排列存档; 签署人:物业管理有限公司质量控制 质量体系 实施

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