企业数字档案馆建设工作探讨

1、    企业数字档案馆建设工作探讨    张秀平摘 要：如今时代不断进步发展，各个行业领域都随之进入改革发展的状态。在此背景下，企业数字档案馆的建设理念随之成型，通过数字档案馆的建设，能够有效促进企业档案管理的效率和质量。本文针对企业数字档案管理建设工作进行探讨，为此简要论述以供参考。关键词：企业档案管理；数字档案馆；建设企业档案的作用主要在于对内部各项运营工作的真实记录，因此企业档案工作的开展，对于促进企业发展，制定科学化决策，树立企业形象及维护职工利益而言，具有重要作用。同时，企业档案也属于国家层面的重要信息获取资源，是保障企业持续生存与发展的重要核

2、心类资产。因此，为了充分适应当今互联网时代背景下，对档案工作所提出的要求，就必须创新改革企业档案管理，大力建设数字档案馆，由此才能有效发挥档案资源的价值，切实保障档案资产增值，最终能够给企业的经营、改革和发展提供更好的服务。1 企业建设数字档案的必要因素1.1 数字档案馆建设符合社会对档案信息的需求当今时代发展速度迅猛，以往企业所采用的档案管理方式主要是以人工进行查阅的方式，整个过程中，档案信息查阅存在较为繁多的工序，且明显耗时耗力。并且其中部门纸质档案的建档时间消耗过长，导致纸张老化情况越来越明显，这就极大的增加了企业档案的保存管理及利用难度。因此建设数字档案馆就显得非常重要，然而在实际的数

3、字档案馆建设当中，由于增强了档案信息化的管理，促使档案资源能够轻易转换为数字类信息，进而转化为网络化的档案信息。这就需要在充分保障档案材料完整的基础上，充分提供更为优质的档案信息服务，由此促使相关用户能够采用更为便捷的方式来进行档案信息查阅。1.2 充分符合档案工作发展需求如今网络信息技术发展迅速，使得国内各个行业的办公操作得以实现自动化转变。其中档案管理也是如此，电子文件直接成为档案管理自动化的重要主体，以往主要是采用人工管理的方式进行档案管理。这种方式本身存在较大的档案数量，实际管理上明显更为困难，且相应的利用效率也明显偏低，因此很难符合时代发展要求。而采用数字档案馆的形式，则能够有效减少

4、一些实物档案的数量，从而实现档案管理模式的创新，打破了传统档案管理的局限，有效拓展企业档案收集的范围，丰富了馆藏的同时，保障档案后续利用效率的提升。1.3 企业发展现代化转变的必然如今各大企业间的市场竞争发展形势越来越严峻，企业方面要想在此激烈的竞争形势当中切实提升自身的市場竞争力，就要求应当实施数字化发展转变。通过建设数字档案馆能够有效的实现这一目标。因为数字档案馆能够明显促进企业发展的信息化转变，进而全面提高企业管理的科学化转变，使其能够在当前的激烈市场竞争当中占据有利地位，最终达成企业现代化发展目标。2 企业数字档案馆建设存在的问题2.1 企业统筹规划不足从宏观的角度来分析，当前多数企业

5、数字档案馆建设明显缺乏较为统一的规划管理，再加上国家方面关于数字档案馆建设的指导文件较为滞后，相应的建设标准体系不够健全，导致相应的建设资源在实际分配上不够合理。而从微观的层面来看，多数企业数字档案馆的建设都直接呈现出“重建设、轻利用”的情况，主要是多数企业过于重视数字化设施的建设，而忽略了数字档案内容建设的重要性，缺少数据的深入发掘分析，导致空有数字化系统，而缺乏数字档案内容，难以有效的发挥出数字档案馆的对外服务功能。2.2 单一化的资金渠道目前我国数字档案馆建设更多都是借助大量资金的投入，但却缺乏长效的资金投资机制。从整体的角度来分析，各个区域范围内的数字档案馆建设发展都不够协调，导致整体

6、建设水平严重参差不齐。同时在资金的投入上也不够平衡，像国内东部经济发展较好的区域范围，其数字档案馆的建设资金就相对充足，而一些西部经济发展落后地区，则相应的资金较为匮乏。此外，我国企业数字档案馆在投资结构方面较为单一，专项资金非常有限，融投资明显不足。2.3 技术运用不够深入当前多数企业对于数字档案馆建设都已完成了基础设施建设，但目前绝大多数都尚未实现信息资源的一体化转变。同时当前所部署的网络结构大都建立在以往传统档案信息化实践基础来实现，严重缺乏一些云计算、物联网等全新技术的运用，因此难以符合时代的发展需求。再加上当前多数数字档案馆始终处于数字化存量阶段，因为各种条件、技术及管理的不足，导致

7、多数电子文档都无法及时的收归馆内，因而致使数字档案馆资源总量非常有限，在结构呈现单一化。与此同时在信息资源的开发深度与广度层面明显不足，更多资源建设具体集中在传统的馆藏资源方面，严重缺乏对新增数字档案资源内容的开发。主要是多数企业对于数字档案资源的整合深度不足。2.4 信息服务亟待完善当前我国档案服务工作的开展成效较为显著，但数字档案馆本身的信息服务始终处于初步阶段，从服务的内容角度来看，数字档案资源在结构上明显单一化，内容开发的深度和广度相当有限，很难真正实现知识的转换。而从服务方式层面而言，对于数字档案资源的利益，更对集中在对目录的查询，因此实际的利用形式非常单一，难以满足用户对档案资源便

8、捷化、个性化利用的需求。从服务的路径交来来看数字档案资源更多是借助档案平台来达成信息服务的目标，因此在服务渠道方面相当有限，直接影响到数字档案资源的竞争力水平。3 企业数字档案馆建设对策3.1 强化顶层规划设计这种顶层设计主要是指采用系统的方式，整体的角度来针对某个任务及项目多方面、多层次及多要素实施统筹规划设计，借助资源有效集中、高效快捷的形式来实现最终的目标。很多西方国家在数字档案馆建设中就采用顶层设计理念。比如英国ndad项目、美国era项目等，这些项目最终均被纳入到了政府的预算控制当中。因此就要求我国数字档案馆建设也应当积极改善以往传统建设形式，针对数字档案馆建设实施统一规划设计。3.

9、2 多渠道融资首先需要积极引入国家的财政投入，将数字档案馆建设纳入企业发展日程，可实施逐步筹措资金，分期开展建设的形式。由此来逐步的实现对数字档案信息资源的网络化管理，并通过分层多渠道的方式来强化档案信息资源的利用，实现信息资源社会服务共享。最后可以积极的拓展融资思路，可考虑引入社会资本，如各项基金、个人、其他企业等，共同实现数字档案馆建设，由此才能极大的改善数字档案馆建设资源匮乏的问题。3.3 强化技术支撑技术通常是阻碍数字档案馆建设发展的主要因素，为此就需要从技术层面来强化数字档案馆技术的研发，并在此基础上积极的引入相应的国外先进技术。同时也可借助技术外包及外购与学术支持的形式来保障数字档案馆的整体建设过程。而在整个过程中，技术外包主要是指将数字化扫描的工作直接外包至专业公司进行处理，由此来控制企业自身的运营发展成本。而技术外购，则具体是指对外购买数字档案管理类软件，可面向具备数字档案馆技术研发力量企业来实现，这样才能有效促进数字档案馆建设的明确路径。3.4 构建统一规范标准，强化档案服务具体需要严密结合国家乃至行业档案管理的规范标准来实现，坚持以企业现有的制度标准为准，以此来对整个档案业务发展展开梳理、咨询与完善。当前所构建的数字档案系统功能较为庞大，这样讲增大企业组织、多业态的复杂形势，并且各个企业当前情况参差不齐，这就要求数