公证信息化建设的现状分析和发展方向

1、    公证信息化建设的现状分析和发展方向    朱泽君摘要：对于承担着部分公共职能的公证机构而言，信息化是一个必然的发展方向。而公证行业很早就有了这样的意识，比较早地开展了信息化建设的实践，取得了一定的成果。但应当看到，随着公证行业信息化程度的不断深入，也出现了一些误区，亟待加以厘清，从而推动公证信息化建设朝着“有序、有度、可控”的发展方向稳步前进。关键词：公证信息化；现状分析；发展方向一、公证信息化建设的现状作为全国公证行业中最早开展信息化建设的省市之一，公证行业很早就开始致力于行业的信息化建设。不仅在上海市公证协会的专门委员会中特设了信息化工作委员

2、会，而且各公证处在信息化建设方面的实践也呈现出百花齐放的局面，主要可以归纳为内部建设和外部建设两个方面。（一）内部建设。主要指的是公证机构内部的办公自动化系统（oa系统）和公证行业内部的信息共享平台。办公自动化系统使得公证机构办理公证案件的全过程得以摆脱以往人工流转的模式，直接通过系统中的各个模块来实现公证案件的受理、拟稿、审批、送达和归档。这种做法实现了公证程序各个环节的可视化和远程化，极大地加快了公证案件的出证速度，也使得公证机构的业务发展不再受制于场地等客观因素。（二）外部建设。作为一个以服务民生、服务经济为己任的行业，公证行业的信息化建设必然要以便民、利民为主要导向。特别是李克强总理在

3、今年的政府工作报告中提出要制定“互联网 +”行动计划后，各公证处都在信息化方面加大了投入，取得一定的成果。公证机构最早接触互联网的手段当属自建官方网站，主要作为公证机构对外宣传的一个载体，但网站宣传的单向性却使得宣传的效果不甚理想。二、公证信息化建设的几个误区（一）各自为战，重复投入。由于公证信息化、特别是“互联网”+“公证”模式中最容易着手的就是公证事项的网上申办，因此几乎所有开展“互联网 +”建设的公证处都将网上公证受理平台作为首要的建设目标。目前，各家公证处都是自主进行信息化工作的运行和研发，缺乏相互之间的交流。这种闭门造车的结果导致了各个公证机构的成果大同小异。姑且不论这样的重复投入是

4、否会造成资源浪费，仅就各家所采用的数据架构和建设标准不统一这个问题，就导致今后公证协会在牵头建立全市统一的网上受理平台时会困难重重，不利于在全行业的层面上达成共识，形成合力。（二）重“互联网+”轻“大数据”。相比较而言，在公证信息化的两个组成部分中，“互联网 +”具有外向型、更易产生成果和建设周期短等特点，从而更受公证机构的青睐。但需要指出的是，网上受理平台也好，网上证据存证平台也好，只是一种服务平台或接入手段上的区别，其在本质上并没有改变当下的公证模式，也难以有效引导公证当事人转变办证的习惯，因此其效用在延展性上具有一定的局限。反观“大数据”，倘若公证行业能够建立起公证大数据库，那么一方面公

5、证行业将掌握社会中相当一部分自然人和法人的身份信息和财产信息。这些信息一旦得到合法有效的利用将极大缓解李克强总理所提出的“证明难”的问题，同时极大提升公证的效用 ；另一方面又可以使公证行业在信息化社会中的未来发展有了坚实的基础，并通过与其他部门的信息交互真正融入到整个社会的信息化进程中。（三）整体建设缺乏体系性。目前并非所有的公证处都根据本处的实际情况构建了信息化建设的体系，甚至许多公证处对于信息化尚没有一个明确的概念，这就使得公证信息化建设缺乏系统性的问题较为突出。其一，某些公证处仅仅把信息化作为一种政绩工程，一味地在表面上去迎合“互联网 +”。结果往往是发一篇信息、拍几张照片了之。至于投入

6、能否产生实际成效则在所不问。其二，尽管现在很多公证处已经推出了自己的信息化服务，但由于公众接受度和服务效用度尚未达到理想状态，使得“出成果易，做推广难”成为公证信息化过程中常见的难题。如何使一项公证信息化服务让老百姓觉得能用、好用，这是公证行业下一步需要着重考虑的问题。作为一项系统工程，公证信息化建设应当至少包含前端平台建设、后端大数据库建设和宣传推广三个部分。这三部分互为表里、缺一不可。三、公证信息化建设的发展方向“信息化”+“公证”，还是 “公证”+ “信息化”，这是个问题。这个问题的实质在于，对于信息化我们究竟是仅仅想要搭一个便车，还是想要并且能够提出一个明确的构想、形成一个自主思索的结

7、晶、取得一个自主开发的产品。（一）着力解决网络身份验证问题。1. 加大与数字证书认证机构的合作。公证行业可以参考之前的成功经验，与数字证书认证机构开展广泛的合作。由申请人向公证机构申请办理电子签名公证，公证机构对申请人的个人信息进行验证，然后向认证机构申请制发并下载电子签名。这种由公证机构颁发的电子签名中除了有认证机构的认证信息，还包括了公证信息，在获得双重公信力的同时也实现了公证行业与信息技术的高度融合。2. 加强行业对数字证书的学习。公证行业应当组织有专业背景或有兴趣的从业人员通过座谈、授课、现场参观等形式多样的活动开展对于数字证书这一“网络身份证”的学习，了解其运行的原理、模式和存在的问

8、题。（二）信息化应用平台体系的构建。1. 公证网上申办及查询平台。网上咨询受理现在已经成为了现实，许多公证处都建立了自己的相关平台，用户凭借登录名和密码可以登录公证平台办理业务，也已获得了一定的成效。但引入电子签名公证的重大意义在于，经过公证的电子签名作为一个载体，将用户的个人信息、办证历史、公证内容、诚信记录等有机地结合为一体，从单一的身份验证发展为个人信息的归纳整理保存。而且，电子签名还可以融入到微信、手机 app 应用软件等移动手段中去，让使用更加便捷，也使得电子签名公证可以潜移默化地为人们所普遍接受，最终创造出一种新的使用习惯，帮助传统的公证行业在信息时代获得新生。2. 电子合同签约平

9、台。由公证机构构建电子合同的签约平台。合同方使用经公证的电子签名登录平台，根据公证机构提供的合同模板制作合同或提供自己准备好的合同范本，再由合同各方在同一电子合同文本上共同加注电子签名，并由公证机构加注自己的电子签名，完成签约和公证手续，并可根据当事人的实际需求出具合同公证书。从而解决异地企业主体之间在合同签署方面的不便。这种便利性可能激发合同方申办公证的意愿。（三）公证信息数据库的建设1. 公证电子档案的录入。公证信息数据库的基础在于将以往和今后所有的纸质公证卷宗内容转化为在电脑上可调取可查询的电子文档。公证行业应当花费一定的时间和财力邀请有资质的电子档案制作公司将过去 30 多年的公证档案扫描入电脑。既利于档案的保存，又利于檔案信息的查阅。2. 关