关于做好档案管理信息化建设的思考与研究

1、    关于做好档案管理信息化建设的思考与研究    钱红摘 要：小到单位，大到国家，档案都是一种重要的资源。档案在一个企业或单位的日常管理当中十分重要的工具，有助于该组织或机构把握自身的发展情况和规律。随着信息时代的到来，档案信息化建设也离不开信息技术的支持，应用信息技术到档案建设过程当中是提高档案资源利用效率的重要途径，也是推进档案资源由实体化向信息化转变的必经之路，同时也是提高政府办公效率，促进档案管理工作高效运行的重要方法。然而档案信息化建设的道路任重道远，必须完善相关的法律制度，同时进行科学合理的规划，规范档案管理工作，加速档案信息的开发和利用

2、，便捷信息资源共享，为社会提供更高质量的服务。关键词：档案；信息化；建设当下正处于信息技术高速发展的阶段，提升档案管理的信息化水平是一项势在必行的任务，而计算机和网络等现代技术为构建高效的档案管理体系提供了便捷的方式。档案信息化建设是一项需要多方合作的复杂工程，一方面需要技术的支持，另一方面还需要资金的投入。针对我国目前档案信息化建设工程的现状，本文对建设过程当中存在的问题和矛盾进行深入的分析和探讨，同时结合针对这些问题提出若干实用意见。1 档案信息化的概念在国家的统筹规划下，现代信息技术开始应用到档案工作当中，档案管理从传统的实体保管模式转向数字信息化管理，极大程度上促进了社会对于档案资源高

3、效利用的需求，同时也促进了社会发展的进程。由于信息技术的高速发展，档案信息化的概念应运而生。简而言之，档案信息化管理就是指档案管理部门利用计算机技术来管理档案资源，通过硬件设施的支持来搭建相应的平台，并用于档案的收集、管理和开发。2 我国档案信息化建设中存在的问题分析2.1 档案信息化建设理念较落后尽管当下信息技术发达，但是在我国部分地区，一些单位的领导者并没有对档案信息化建设得到重视，依旧保留传统理念，认为档案管理只需要手工操作处理即可，不需要投入资金建设，殊不知这种工作方式开始逐渐被时代淘汰。包括一些中小型的民营企业主认为档案信息化建设可有可无。以上对于档案信息化建设的观念问题普遍存在。2

4、.2 档案信息化建设基础设施条件薄弱要构建起一套高效实用的档案信息化管理系统，必须要有硬件和软件资源的支持，包括基本的计算机硬件和网络等等，同时还要配套相应的软件。这些资源的供给毫无疑问需要足够的资金投入，然而并不是所有单位都具备这样的能力来建设，部分单位的档案管理部门依赖于内部财务支持，资金并不是很充裕，难以为档案管理的信息化建设提供资金。如果单位内部没有相应的资金供给，档案信息化的建设便难以继续进行，这也直接导致了这类部门的信息化设施条件较差。2.3 档案信息化管理人员素质偏低信息技术的发展引领我国档案信息化建设进入新的阶段。同时，数据时代中各类文件材料，数据资料爆炸式增长。这无疑给档案管

5、理工作带来了极大的挑战，同时也考验着档案管理人员的素质能力。但是目前我国从事档案信息化管理的人员的专业技能普遍不高，具体表现在学历不高，计算机应用水平低下并且缺少专业的训练，由此导致各种管理不当的问题层出不穷。因此有必要加强对档案信息化管理人员的培训力度。2.4 档案信息化管理的利用程度不够不少拥有充足资金的单位或企业会构建专属的档案信息管理系统，但是尽管如此，部分機构在建设完成之后，忽视了系统后期的维护和保障，由此带来的直接后果就是档案信息化管理的利用效率逐渐降低。例如，很多企业尽管已经建成信息化系统，但是由于在管理过程中智能化和网络化的水平比较地下，导致日常查询还是，系统利用率低下，不足以

6、满足新时代档案信息化的需求，同时不利于因此影响了档案信息管理的高效化和高质量。3 完善我国档案信息化建设的对策3.1 加大对档案信息化基础设施建设的投入力度档案信息化建设离不开资金的支持，其进一步的推进需要投入大量的人力物力。基于我国档案信息化基础设施建设水平相对落后的状况，政府需要增加相应的投入。要切实档案信息化基础设施薄弱的现状，政府投入的作用十分关键。比如，各级地方政府或单位应当结合自身的财政收入状况，划定对于档案信息化建设投入的最低比例，并将资金下拨到急需建设的基层单位，以促进基层单位的档案信息化建设水平。3.2 加大对档案信息化管理人员的培训力度档案信息化管理人员在提高档案资源利用效

7、率的过程当中发挥着举足轻重的作用，因此应加强该类人员的综合素质的建设，从外部引入人才创建多元化的人员体系用于档案信息化管理，同时也不可忽视已在岗的人员的专业培训，进一步提高他们档案信息化的专业技能。具体来说，应从以下几方面着手：3.2.1 加大对档案管理人员责任感和事业心的培训力度档案管理工作本身具有繁琐无趣的特性，这也极大地考验工作者的耐心和责任心，唯有管理人员具备强烈的责任感，方能把这项工作做好。对此单位领导者应组织多种形式培养教育档案管理人员责任感和事业心，例如可以组织学习、专家讲座等方式提升他们的职业道德操守。3.2.2 加大对档案管理人员信息化业务水平的培训力度对档案管理人员要能够熟

8、练掌握管理系统的运用，需要一定的计算机操作能力和专业知识，因此应该要时常对管理人员加以培训，以提升他们的档案管理水平，促使他们进一步熟悉信息化模式下档案管理的工作流程。3.2.3 加大对档案信息系统的利用率各单位的领导者不仅要充分意识到档案管理信息化的便捷性和高效性，同时还要采取必要措施提高档案管理系统的利用效率，投入相应的资金保障管理系统 的日常维护。此外，还可以结合单位自身的财政情况，引入先进技术来完善现有档案信息系统的业务和功能，以适应单位档案信息系统所需要的规模，进而为档案管理工作的高效进行和单位长远的发展打下良好的基础。4 结论本文具体分析了我国目前档案信息化建设过程中存在的问题，并针对这些问题提出了若干针对性地解决方案。档案信息化需要长期地建设，这项工作不是一蹴而就的，随着信息技术的进一步发展，档案信息化建设应紧跟时代潮流，不断完善管理系统，当然未来必然会有更多的问题出现，完善档案信息化建设需