关于档案数字化建设工作的探讨

1、    关于档案数字化建设工作的探讨    梁丽丽摘 要：近年来信息技术取得了较快的发展，信息技术与档案工作有效结合，加快了推动了档案数字化的建设进程。随着档案数字化建设进程的不断加快，档案管理工作开始朝着智能化和自动化的方向发展，档案信息资源也越加复杂，这就对档案管理工作带来了较大的挑战，因此需要针对档案数字化建设重要性进行深入分析，从而采取切实可行的措施推动档案数字化建设的步伐。关键词：档案数字化；建设；数据库；管理模式；安全当前档案信息建设和管理加快了数字化的转化，在档案工作中，数字化档案管理系统得以应用，有效的提高了档案管理工作的质量和效率。但在

2、当前档案数字化建设过程中还存在许多不足之处，需要采取有效的措施来促进档案数字化建设进程，更好的推动档案事业的健康、有序发展。1 档案数字化建设概述（一）档案数字化的含义和内容档案数字化建设工作离不开先进的科学技术和设备的支持，其是一种将现实中的文字和图片向计算机二进制变化的过程，通过运用数字化信息处理系统来转换计算机中的编码。相较于纸质档案，档案数字化需要借助于计算机来对纸质档案信息进行扫描，并将档案中的文字和图片扫描、收集和校对后，输入到档案数字化管理系统中，输入的信息要保证具有较好的准确性。（二）档案数字化建设的必要性在当前社会经济快速发展的新形势下，档案信息量不断增加，档案的种类和形式也

3、呈不断增长的态势，这就导致传统的档案管理模式已无法满足信息时代档案工作的需求。因此需要运用到先进的计算机技术、网络技术和多媒体技术来对档案信息进行管理、开发和利用，通过加快推动档案数字化建设进程，以此来全面提高档案的综合服务水平。而且计算机信息技术对各行各业带来了深刻的影响和改变，档案工作也不例外，大量电子档案的产生，必然要求档案工作要与时代发展相适应，可以说档案数字化作为信息时代的必然产物，同时也是时代对档案工作的必然要求。相较于实体档案，档案数字化具有无法比拟的优势，因此通过加从推进档案数字化建设，使档案工作能够与时代发展要求相适应。当前人们对档案信息获取的时效性和便捷性更为关注，数字化档

4、案为人们对档案信息的利用提供了更为便捷的条件，不仅实现了对档案原件的有效保护，而且有效的提高了档案信息的利用效率。另外，通过档案数字化建设，还能够实现档案信息资源的有效共享，使人们能够快速获取到所需要的档案信息，有利于档案服务水平的大幅度提升，实现档案信息资源的高效利用。2 加强档案数字化建设的具体措施（一）强化档案管理者的数字化意识通过加强档案数字化建设，可有效的将档案管理工作与互联网信息技术进行融合。但档案数字化建设作為一项系统工程，并不能在短时间内完成，这是一个漫长的过程。因此需要进一步强化档案管理人员的数字化意识，加大对档案数字化建设工作的宣传力度，使档案管理人员树立良好的档案数字化管

5、理理念，从而对档案数字化建设工作给予充分的重视，在与现代档案信息管理客体不断磨合过程中全面提高档案数字化的水平。（二）加大档案数字化建设的资金和技术投入当前各行各业都需要对档案数字化建设的重要性给予深入的认识，并在实践工作中加大人力、物力和财力的投入，为档案数字化建设配备完善的设备和设施，做好档案数字化建设过程中硬件和软件的配置。注重先进技术的引进，从而打造一个良好的工作环境，全面提高档案工作的效率，积极调动档案管理人员工作的积极性，通过做好档案数字化建设来加快推动档案事业的更快更好发展。（三）提高档案管理人员的综合素质一是要强化自身的计算机网络知识，提高计算机应用水平，充分发挥数字化档案建设

6、的优越性。管理者不仅要熟练地操作计算机，还必须懂得如何利用数字化档案管理软件，加密隐私和设置计算机防火墙，识别和防范计算机病毒，安全清除计算机病毒，保证档案数字化建设的安全性。二是要熟悉档案管理知识，将档案管理知识充分应用到计算机管理中；能用档案数字化管理软件识别档案信息的正确性、完整性以及数字的逻辑性，使档案数字化建设质量高、效率好。三是要努力提高管理者的职业道德素质。不管是对纸质版档案还是数字化档案来说，管理者的业务素质和道德素质都至关重要。其管理水平和责任态度决定了档案管理的质量以及档案数字化建设的质量。因此，有关部门必须加强管理者的道德修养，严格做好对档案管理者的管理。（四）加强数据库

7、建设和管理数字化信息技术的发展促使档案管理工作不断取得了新的成绩。但是，仍有一部分工作做得不到位，即目前还没有建立一个完备的数据库。档案数字化建设的关键问题就是数据库的建设和管理。有关部门应该应用当前快速发展的信息技术，不断建设和完善数据库；数据库的建立是一个漫长的、由单个到群体的循序渐进的过程。要加强数据库建设和管理，有关领导就必须要求单位上下统一认识，充分认识数据库建设的重要性；坚持计算机技术人员同档案业务人员协同配合，遇到问题共同探讨和解决。此外，在建设数据库的过程中要突出重点，打破传统思想的束缚，实现由单一的数据库向系统的数据库发展；在数据库的管理过程中，要能够重点面向应用、建立活库，

8、应用数据库的使用频率和效率来考核数据库的活性等。（五）建设新的档案管理模式和系统在档案数字化管理模式下进行档案管理，就不能让那个运用以前的管理系统和制度。在档案管理的领导层人员，要及时采取符合数字化管理的模式，对工作人员和设备进行管理。比如，给工作人员进行技能分级，促使工作人员积极提高自己的技能和素质，把档案数字化设备日常的维护和保养具体落实到每个责任人。（六）加强档案数字化的安全工作档案数字化建设在给人们带来诸多方便的同时，也要对档案数字化的工作给予充分的重视。由于网络具有较强的开放性特点，在档案数字化建设过程中，管理人员需要重视系统和网络入口的安全工作，对于计算机系统要定期进行杀毒和更新病毒库。同时档案管理人员还要签订保密协议，做好保密档案的管理工作，同时还要设置访问权限，对保密档案进行加密保护，以此来保护档案信息资源的安全。3 结束语随着档案数字化建设进程的不断加快，当前档案管理工作朝着智能化、数字化和自动化的方向发展，档案管理工作的质量和效率有了大幅度的提升。档案数字化建设对档案管理人员提出了更高的要求，档案管理人员不仅要提高自身的数字化意识，同时还要全面提升综合素质，充分的运用先进的技术手段来推进档案的数字化建设工作，促进档案数字化建设水平的不断提高，为档案事业的健康、持续发展奠定良好的基础。