促销品管理制度(4.0版)

1、发 送公司各部门、各分支机构公文编码SC/制度-1008-038/A抄   送总部各业务部密级期限公开/2011.08.26抄   报总裁办急重程度一般/普通发文单位市场管理中心拟 稿 人王绪刚签 发 人林涛审 批 人杜俊、蔡军、马进、范向群2010年08月26日生效日期2010年08月26日共 13页（含此页）文件标题促销品管理规范（4.0版）促销品管理规范（4.0版）前期下发的促销品管理制度（3.0）、长期物料管理办法（试行）及月度盘点制度随着市场环境的变化，已不能适应目前市场发展的需要，特重新修订整合成新版制度。一、定义：1. 促销品包括礼品及促销

2、物料：1) 礼品：指用于零售店店员、店长等奖励，以及用于单店活动、终端促销的消费者礼品。明细分类定义低价值礼品指单价在30元以内（含30元）中价值礼品指单价在30元40元（含40元）高价值礼品指单价在40元以上2) 物料： 明细分类定义易耗性物料指印刷品、横幅、POP、堆头、灯箱片、背胶等低价值物料；长期物料指价值较高的、陈列时间在3个月以上的非消耗性物料，分为如下两类：1、可重复利用的长期物料：促销台、可换画面的亚克力桌卡/单页架/手机托架、拉网展架、便携式扩音器、临促便携式托架、喊话喇叭、展篷、太阳伞等，使用寿命12个月以上；2、不可重复利用的长期物料：模型机、柜台/柜内/店内展示道具、活

3、动展示道具（由总部定义通知），使用寿命6个月以上；3、大型物料，指普通的易拉宝、X展架：使用寿命3个月及以上；4、总部单独开发的新型长期物料的使用时间由总部另行单独通知；3) 促销品命名规范：4) 总部下发的物料、礼品将严格按照以下命名规范进行下发，同时所下发的物料礼品外包装上粘贴相关标签进行提示，以便于机构、办事处进行仓库分类管理；5) 分支机构自制物料、自行采购的纸质包装的礼品，也必须要求供应商在发货外包装上备注上述信息，以便于办事处进行仓库分类管理；品牌机型大类促销主题/描述名称索尼爱立信T707物料发光桌卡三星i908L物料国庆单页酷派6168H礼品校园活动音箱二、促销品的采购管理：1

4、、基本原则1）分支机构所有自行采购的易耗性物料及零售店员、促销员、消费者礼品的采购费用均来自销售支持基金中的市场费用、总部专项费用；2）所有促销品采购实行限价、定点、核价的价格管理原则。有指导价格的必须在总部下发的指导价格内采购；原则上需定点采购，无法定点采购的，由市场部、人事行政部、财务部共同核价后采购。3) 长期物料（含易拉宝、展架、促销台）禁止机构自行采购，一律由总部下发或向总部申请采购。2、 定点采购的规范机构市场部、财务部、人事行政部应共同指定机构所在地不超过5家以下类型的商场作为定场采购点：1） 大型百货商场；2） 大型综合超市；3） 专业家电连锁卖场；4） 各类会员店；不能提供电

5、脑小票的商场不得作为定点供应商；定点采购的商品不须执行采购核价流程；定点商场给予会员（客户）的各类优惠、利益返还属公司所有，用于后期的促销品采购。3、非定点采购的规范1）礼品如在批发市场采购价格便宜较多时，在市场部、财务部、人事行政部执行实地核价流程或进行招标后方可以采购；2）采购流程：市场部询价人事行政部核价财务部复核共同确定供应商人事行政部采购（每次非定点采购均应签订采购合同并填制采购核价单，采购核价单由参与流程三部门签字；采购合同和采购核价单需保存至审计人员审计后）；3）充值卡的采购由市场部、财务部、人事行政部共同指定供应商，并每季度执行一次核价流程。4、招标采购规范1）分支机构经常性发

6、生的易耗性物料，应进行招标确定供应商；2）招标流程：由市场部提供不少于4家供应商的价格明细等合作资料市场部、财务部、人事行政部3个部门全方位比较（价格、质量、时效等）后确定其中12家作为固定供应商签订合作协议每年询价，根据市场行情及时更换供应商（招标过程中价格资料、供应商资料、框架协议、年度询价资料均需保存至内部审计后）；3）中标的供应商应该是具有固定营业场所、能出具经营证照、接受对公司转账结算的公司；4）固定供应商的变动，应通过新的招标流程进行。 5、采购付款及核销1）金额超过1000元采购必须由财务部直接转帐支付或由具体采购人员从财务部领取转账支票形式支付；特殊情况下需以现金支付的须经机构

7、负责人书面同意；1000元以下小额采购可借支现金支付；2）所有的采购借支均应在二周内核销，否则财务部应暂停借支；3）促销品采购核销时，定点采购需提供电脑小票、发票、入库单，非定点采购的需提供核价表、发票、入库单。6、大区集采流程：1）大区集采的促销品需分配至各分支机构核销和管理。发票必须根据实际分配数量开给各分支机构，分支机构根据实际发放数量作ERP入库管理，流程要求同机构自行采购；2）供货商要求一起付款的，可由其中一个分支机构借支垫付，再通过总部做内部结算；发票不能分开开给分支机构的，不能作为集采供货商。三、促销品仓库管理1、仓库管理仓库管理实行4大管理原则：分类分区原则、先进先出原则、账实

8、相符原则（单据状态与货物状态保持一致）、标识醒目原则（所有促销品包装箱上都要贴标签）。1) 分区分类陈列A. 仓库分为4个区：礼品区、易耗性物料区、长期物料及大型物料区;B. 尽量使用陈列架、壁柜进行陈列，尤其是礼品没有陈列架的机构可使用自主费用自行采购，由机构人事行政部负责采购实施；C. 各分区有一定的陈列顺序,具体见附件<<仓库平面图>>D. 仓库管理准则KT板上画（张贴在仓库入口醒目处），内容包括仓库平面图及仓库管理准则，尺寸为：高40CM*宽60CM；2) 明确仓库管理责任人A. 物流部仓库责任人为市场经理，一般为市场部助理或市场经理指定的其他市场部成员管理；B

9、. 办事处仓库由办事处负责人负责，一般为办事处助理或办事处负责人指定人员进行管理；C. 办事处下各独立区域，由独立区域负责人管理（如市场代表、客户代表等）；3) 标签管理A. 所有促销品外包装上都必须有标签,所有标签朝外；B. 标签统一格式：品牌+机型+用途+大类+品类+领用时效。举例“酷派6168H物料X展架天”等;C. 各种物料包装箱贴标签位置均为2个侧面左下方； D. 标签范围：促销品包装箱2侧面，X展架外套上，易拉宝2个侧面上。2、分支机构促销品出入库管理1）分支机构采购的促销品需在ERP系统中填制采购入库单，财务部门对未办理入库的促销品采购不予以报销；分支机构办事处自行采购的促销品由

10、市场部代为办理入库和出库手续；2）分支机构在ERP系统中物流仓库；按实际库存情况进行管理，总部统一采购下拨的促销品、机构自采的物料及礼品必须全部录入物流仓库，由物流进行实物管理；3）促销品发生领用时在ERP系统中填制内部领用出库单，内部领用出库单备注栏应注明领用区域、人员；5）促销品用于非市场目的时，应经机构负责人审批同意；出库的申请流程：申请人部门负责人市场经理财务经理机构负责人；6）领用促销品时，应权衡区域特性、使用量、销量、促销品使用的期限长短等因素，合理调配数量，以避免促销品前期充裕、后期不足或前期不足、后期大量剩余积压在库现象产生；7）任何促销品原则上只有分支机构一线人员才可领用，其

11、它人员不得领用。3、办事处促销品出入库管理由办事处负责人指定人员建立手工促销品进销存台账，在根据实际收入和发放数量及时登记台账，对于自行采购的促销品，由分支机构市场部代为办理虚拟的入库和出库手续，办事处按实际登入台帐，保持帐实相符；4、促销品管理台帐管理1）台帐包括：长期物料台帐（纸质帐簿，含展架、易拉宝和机构自制物料）、礼品台帐(纸质帐簿，含总部下发和机构自采礼品)；2）分支机构市场部、办事处都必须有长期物料台帐、礼品台帐；3）具体台帐登记要求模板见附表，要求所有台帐都运用总部财务中心统一要求的格式：1、分支机构由市场助理登记纸质物料及礼品台帐，按分支机构物料礼品的进、发、存登记数量；2、办

12、事处由办事处助理或办事处负责人指定人员登记纸质物料台帐、礼品台帐；3、需手工登记的台帐严禁用电子表格代替，要求按促销品的品名建账，一页帐簿登记一种促销品；4、领用人在“领用”栏上签字； 5、促销品要登记使用期限；6、月末一定要另记结存数，并与月初盘点数据进行核对，年末也要有结存数；4）台帐建立责任人：分支机构为市场经理；办事处为办事处负责人；5）台帐检核：每月初分支机构市场部和财务部抽查至少一个办事处的礼品、物料台帐和陈列明细，台帐的调入、领出、结存需跟分支机构的出库单、签收（含未收回签收）和盘点表对上，并在10日前将核对结果、未收回签收数量、签收核查情况和分支机构对差异的处理报至总部终端监察

13、部及销售预算部；附件：7）所有台帐必须留存，不可销毁；5、相关人员离职、异动交接1）市场代表：由办事处负责人根据长期物料门店陈列明细和礼品台帐中已领出、未收回签收数跟交接双方办理交接； 2）促销品库存管理人员：由直接上级核对长期物料台帐、长期物料门店陈列明细和礼品台帐，根据台帐中库存数量进行交接；3）交接结果由直接上级转发给机构市场部、财务部、人事行政部，有遗失和损坏的，由分支机构市场部追究赔偿责任后方可办理离职异动手续。附件：一线人员促销员交接表四、促销物料使用管理1、物料分配和发放：总部下拨和机构自制物料，分支机构市场部应在第一时间根据零售店的数量和区域市场的重要性等分配给各个区域，并及时

14、通知相关的区域负责人，同时组织好物流发放；2、易耗性物料投放市场：1）易耗性物料及时效性较强的促销品，如POP、海报、单页、价格贴、降价宣传物料、堆头等，应在规定的促销品标签上标注的领用时效内领用出去全部投放市场；2）对于物料的及时投放，分支机构市场部应组织相关的检核，并对于未在规定时间内使用完易耗性物料，或者没有按照要求对零售店进行易耗性物料覆盖和布置的区域追究相关责任人的责任；3、长期物料投放市场：可以循环使用的长期物料，如易拉宝、X展架等要求在使用时效内进行使用，要求一线市场人员在使用中注意维护，以便于回收再利用；4、长期物料管理责任人：1）实际承接市场工作的一线市场代表为非驻促店（含厂

15、促）长期物料维护和管理的直接责任人；2）驻促店的长期物料直接管理责任人为该门店我司促销员；5、长期物料管理流程（其他易耗性物料不做特殊要求）a、总部在每次物料下拨时，单独明确长期物料种类、采购单价、使用寿命、使用要求和领用时效；b、机构市场部在长期物料（含易拉宝、X展架）领用出库后，在物料台帐中做好到区域的分配明细；c、办事处助理物料分配到人，其中长期物料（含易拉宝、X展架）需在台帐中做好到人分配明细；d、一线人员根据投放要求将长期物料投放到店，其中促销员门店需对促销员提出明确管理要求，市场代表将具体到店分配明细录入电子版长期物料门店陈列明细反馈给办事处助理；五、礼品签收回执管理1、签收表要求

16、：签收表按礼品品名建表，不同礼品签收不能放在同一签收表中，严禁事后进行誊写或修改，凡非原始签收表一律视为不合格；2、中、高价值礼品在ERP系统中的核销要求大于30元的中、高价值礼品必须办理礼品签收回执核销手续，市场助理收到符合要求的核销材料后，在ERP填制礼品签收核销单，市场部、财务部根据ERP形成礼品签收核查表跟踪管理礼品签收回执的情况；3、签收回执要求序号活动对象礼品类别（按单位采购价分类）签收要求签收合格率要求1消费者30元以下（含30元）不需要签收2消费者30元至40元（含40元）零售店店长或店主签收须加盖零售店公章1003消费者40元以上消费者签收1004店员现金等价物（充值卡、代金

17、券等，价格不限）实收人签收100备注：1）总部每次下发礼品时，负责礼品下发的市场部门必须提供具体的礼品单价供分支机构参考；2）蓝牙耳机、TF卡必须做消费者签收，不属于不需要签收的礼品范围；3）对于T4-T6城市无我司促销员的EKA/DSA/DKA客户，单价40元及以下礼品可随货配送，但配送比例不得高于当月渠道出货数量的50%，月渠道销量10台及以下客户不受此限制；4）对于T4-T6城市新开发的EKA/DSA/DKA客户，合作3个月之内单价40元及以下礼品可随货配发，但单月随货配送的礼品不得超过渠道出货量的80%，月渠道销量10台及以下客户不受此限制；5）价格高于40元高价值礼品不得随货配送，必

18、须进行消费者1：1签收，随货配送分公司内部终审；6）随货配送后客户发生退货行为，终止合作客户需退货全部剩余礼品，非终止合作客户退货比例高于礼品配送比例的，需退回超出部分礼品；4、签收责任要求驻促店由促销员负责签收；非驻促店由市场代表负责签收。5、签收合格定义1）实际收到礼品与签收表上礼品种类一致，数量一致；2）实际收到礼品与ASD销售产品一致；3）电话没有接通、电话不存在或联系不到的，一律认定为不合格；6、签收抽查的流程1）分支机构必须由市场部、财务部、人事行政部联合组成抽查小组，月度或活动结束后（活动时间不超过2个月）进行抽查，抽查人员由机构各部门经理指定；2）所有签收回执表次月初5号前或在

19、该活动结束后10天内交回财务部。财务部收到市场部核销的签收表时，与市场部、人事行政部约定时间，在5天内进行抽查，抽查时通过免提电话方式进行；3）零售店主和消费者礼品签收不少于30抽查比率，对于大量礼品签收可适当降低抽查比例，但需经过总部终端监察部同意后执行有效；4）月度抽查时间安排及结果处理A、每月5号前各办事处交回上月所有签收到机构市场部；B、每月10号前抽查小组对签收进行核查并出具检核报告，同时内部上公文对相关人员进行处理；5）抽查要点A、以签收表为单位抽查30%，按30%计算样本数达不到5个数量时，应至少抽查5个样本；B、抽查小组应在签收表上标记已抽查的记录，抽查不合格的应注明不合格的原

20、因；C、抽查后小组成员、市场经理、机构负责人在签收表上签名注明抽查数量、合格数及处理意见。D、所有礼品签收回执表均应保管至内部审计审计完；6、抽查处理30%抽查样本范围内未能达到公司规定的合格率的，低于合格率部分的数量，按同等价值的2倍处罚金额，由相关责任人员负责赔偿。如某单价50元礼品签收表共100个签收记录，在总计30个抽查样本中，应该30个全部签收合格，如实际合格28个，则不合格的2个按该礼品2倍的价值进行赔偿（50*2*2）；赔偿责任划分如下：1）促销员：负责自己的签收赔偿；2）市场代表：负责区域内非促销员店的签收赔偿；3）办事处负责人：负责办事处区域内签收赔偿的10%进行处罚；六、促

21、销品盘点管理1、月度常规盘点1）盘点时间：每月1日盘点，10日前提交盘点报告；2）盘点内容：礼品、长期物料（含易拉宝、X展架）及其他总部要求盘点促销品；3）盘点责任人：机构市场经理、财务经理、办事处负责人；4）盘点形式：a、礼品盘点范围：机构物流仓库、办事处仓库及独立区域仓库；b、长期物料盘点范围：机构物流仓库、办事处仓库及独立区域仓库、零售店；c、机构物流仓库由市场部负责盘点，办事处仓库及独立区域仓库由办事处人员负责，零售店由各市场代表负责盘点；d、各办事处对长期物料、礼品仓库及门店进行盘点后汇总到机构市场部；（办事处长期物料汇总表需细化到零售店）;e、领出到店长期物料由各办事处将责任人明细

22、表提报机构市场部注明责任人和店名作为抽查依据；f、由机构市场部按总部统一表格将礼品库存、长期物料库存和长期物料陈列汇总、整理成物料表及礼品表，并对库存大、滞压时间长、退市产品礼品等做出处理意见，每月10日前报至总部； 附件：长期物料及礼品盘点表2、抽查盘点1）时间安排每月5号前，由机构市场部、财务部（每个部门至少1人）联合抽查至少一个办事处仓库，并在每月10号前出检查报告，检查报告包含仓库礼品/物料库存情况，对库存较大的礼品/库存及过季或将过季礼品/物料给出处理意见，对相关责任人的处理情况；2）主要抽查中高价值礼品及长期物料、X展架、易拉宝等（注 ：促销台列入月度必须核查长期物料范围

23、，必须100%反馈照片）；3）总部由终端监察部、销售预算部、商务部组成联合检查小组，每个月随机抽取5个办事处进行抽查，机构提交该办事处盘点数据，由总部联合小组实地抽查1个办事处；4）对于盘点执行不力、盘点结果未做内部处理、盘点损耗异常机构将扣除市场经理、财务经理、办事处负责人等人的当月考核分外，进行月度市场费用、长期物料下发控制，由总部直接执行；七、促销品遗失和损坏处理1、已领用的长期物料1）赔偿原则a、长期物料使用寿命内产生的遗失，促销员负责所在门店，非促销员店面由市场代表负责赔偿；b、促销台、帐篷、临促服饰等公共长期物料，因实际在终端操作中多为流动使用，如办事处未明确分配到具体市场代表，盘

24、点出现遗失或损坏追究办事处负责人责任不低于50%的赔偿；2）长期物料处罚核算办法a、每月10号前，根据长期物料月度盘点数据及月度分配数量对相关人员进行处理；b、月度损耗率计算方法：某长期物料上月盘点数据x，上月总部分配数量y，本月初盘点数据z，月度损耗率=(x+y-z)/(x+y)*100%，要求月度损耗率不得高于长期物料生命周期，如展架、易拉宝生命周期是3个月，月度生命周要求为33%，超过33%即视为损耗率超标；c、具体处罚方法：² 促销员：促销员门店月度损耗率超过月度生命周期要求部分，按物料采购金额处罚；² 市场代表：非促销员门店月度损耗率超过月度生命周期要求部分，按物

25、料采购金额处罚；² 办事处负责人：办事处月度损耗率超过月度生命周期要求部分，按物料采购金额10%处罚；如：某市场代表区域非促销员门店，8月盘点X展架为5个，8月下发5个，9月盘点数量为3个，按33%的损耗计算，该市场代表8月损耗率为(5+5-3)/(5+5)=70%,超过33%的部分有4个X展架，按27元的采购价格计算，该市场代表8月应赔偿27*4=108元。d、对机构考核措施：月度考核机构的长期物料管理情况，虚报或损耗严重机构将扣除1：2相应金额的市场费用。 项目 内容处罚标准处罚措施扣减市场费用核算机构月度盘点每月1号各分支机构以办事处为单位进行盘点对高于公司要求的最高损耗标准的

26、部分次月扣除分支机构相应销售支持基金费用核算=超出标准部分采购单价总部抽检每月10号前由终端监察部、营销财务部、商务部组成联合检查小组，每个月随机抽取;5个办事处进行抽查如发现盘点数据与实际数量不符的次月扣除分支机构相应销售支持基金费用核算=超出标准部分*采购单价*2例如：A机构5月初盘点X展架100个，5月总部分配100个，6月初盘点100个，损耗100个，而按照月度最高损耗率33%计算，最多能损耗66个，次月应扣除A机构的销售支持基金【（100+100-100）-（100+100）*33%】*25*2=1700元（X展架采购单价25元）注：总部将视各机构的盘点数据调配促销品分发数量。2、礼

27、品赔偿礼品盘点差异由促销品仓库管理责任人赔偿；签收回执不合格的赔偿按照签收管理办法执行赔偿；注：礼品盘点差异部分=（上月盘点数量+本月下发数量）=（本月领用数量+本月盘点数量）3、赔偿流程：1)市场部和财务部按赔偿核算方法算出赔偿金额，按机构负责人终审的机构内部公文通报处理；2)赔偿金由赔偿责任人在财务部进行缴纳或工资中扣除；4、过期促销品处理1）对于因不进行月度例行盘点、促销品领用不及时导致促销品过期无法使用的需进行经济处罚；2）为了加快过期、报废促销品的处理，每半年为单位，分支机构可针对目前在库的无法再行使用的过期促销品或非人为因素损坏的促销品申请公文进行报废处理；（其中办事处仓库由办事处负责人提报公文、物流由市场经理负责提报公文）公文申请流程：办事处负责人-市场经理-财务经理-分支机构负责人-会计核算部（库存管理岗位）-终端监察部经理-营销财务部经理终审；3）公文内容必须包括：报废促销品明细、报废促销品照片、报废促销品责任人、责任人赔偿金额等；4）报废过期促销品由相关仓库责任人按采购价值的20%予以赔偿，费用在当月工资中体现；明确独立区域仓库责任人：独立区域负责人，办事处仓库责任人：办事处负责人，物流仓责任人：市场经理；5）报废非人为因素损坏的促销品相关人员不必承担赔偿责任；6）报废公文终审同意后，报废促销品方可进行丢弃处理；7）无报废公文