船检档案数字化现状及对策分析

1、    船检档案数字化现状及对策分析    摘 要：传统纸质的船检档案管理对船检方面的文字、图像以及其他相关的资料进行了有效的记载，在特定的时期发挥了重要的作用，有力促进了我国船检事业的发展。但是随着社会的发展以及档案管理工作发生了转变，传统纸质的船检档案管理模式已经不能适应经济发展的水平以及管理工作的开展。所以在这样的情况之下转变船检档案的管理方式是十分有必要的。基于这样的背景之下，本文对数字化在船检档案管理当中的现状进行了分析，同时提出几点可行性的措施。关键词：船检档案；数字化管理；措施近几年以来，我国越来越重视海洋权益的保护以及海洋经济的发展，所以

2、在这样的情况之下做好船检档案的管理工作能够使我国的海洋权益得到有效的保护，使我国的海洋经济得到迅速的发展。同时在船检档案管理工作当中采用数字化管理的模式，能够在运用信息化的基础之上为船检事业的顺利开展提供有力的支持，促进我国船检事业迅速发展。1 运用数字化手段对船检档案进行管理的重要作用1.1 增加船检档案资料管理的储存空间传统纸质的船检档案在特定的历史时期和发展时期发挥了较大的作用。但是随着经济的发展和社会的进步，传统纸质的船检档案管理模式已经不能适应社会和经济的发展了，其弊端也逐渐凸显了出来。传统纸质的船检档案体积大，占用了大量的空间，同时在管理的过程中也有较大的困难，增加了档案管理工作人

3、员的工作强度。运用数字化手段对船检档案进行管理就能够很好的解决这些问题。数字化的管理模式不仅能够减少档案占用的空间，降低档案管理工作人员的工作强度，同时还能够增加船检档案资料管理的储存空间。1.2 促进船检档案资料的共享在传统的船检档案管理当中，由于采用的是封闭式管理，造成了档案资料信息在使用以及共享上面受到了一定的约束。在船检档案管理的过程中运用数字化的管理手段，能够实现船检各个部门之间的信息共享。在这样的情况之下，就突破了原有的管理制度和信息共享机制，将档案资料的作用充分发挥出来。同时在船检档案管理的过程中运用数字化的管理手段，还能够对档案资料进行信息化管理，在信息技术的作用之下，档案管理

4、工作人员就能够对档案资料信息进行有效的管理。同时通过信息技术的搜索引擎，用户在极短的时间之内就能够对相应的档案数据进行查询，不仅提高了工作效率，而且还在最大的程度上保证了查询数据的准确性以及可靠性。2 现阶段档案数字化管理的现状2.1 数字化管理的相关制度与现有的工作内容不一致目前对于船检档案数字化的管理标准和制度还停留在传统的档案管理工作体制当中，相关部门未能根据船检档案管理事业的发展对相关的标准和制度进行改进和完善，导致在船检档案数字化管理过程中缺乏统一的标准。不同的档案资料使用不同的储存和管理方法，给档案资料的共享以及用户的查询工作带来了一定的困难。2.2 数字化管理工作人员的专业技能水

5、平还有待提高由于档案管理工作较简单，需要协调和处理的问题较少，所以在对船检档案工作人员进行配置的时候，部分档案管理工作人员都没有接受过档案专业教育。还有少部分的工作人员是从工作一线退居下来的，在对档案进行管理的时候，没有较强的针对性，从而也就导致了船检档案管理工作并没有取得相应的成果。2.3 船检档案数字化管理工作当中的网络安全隐患在船检档案管理的工作当中运用数字化的管理手段不仅能够提高管理工作的效率，同时还能够降低工作人员的工作强度，使我国的船检档案管理朝着信息化以及网络化的方向发展。但同时在船检档案管理的工作当中运用数字化的管理手段也会带来一定的网络安全隐患。比如黑客、计算机病毒入侵档案管

6、理系统，造成系统瘫痪，严重的情况下还有可能导致重要的、关键的档案信息丢失，造成严重的经济损失。3 现阶段档案数字化管理的措施3.1 加强对数字化管理标准的重视程度，提高标准化管理意识船检档案数字化管理与传统的管理模式相比，最显著的特点就是储存的媒介发生了变化，传统船检档案资料管理的媒介是纸质的，而数字化管理模式的媒介则是电子文件，同时通过网络技术以及信息化技术实现对档案子资料的管理和共享。根据现阶段的经济发展的情况以及数字化管理的现状来看，要想提高数字化管理的针对性以及有效性，首要就要对数字化管理的标准进行改进和完善，通过相关的制度和标准对船检档案管理、数据共享的相关工作进行规范。比如信息传递

7、的途径、信息交流的制度、信息共享传输的标准等。所以在现阶段的船检档案数字化管理工作当中，应该结合实际的工作情况对档案数据的整理、储存和共享进行统一规定，不断提高档案管理工作的针对性以及有效性。3.2 提高船检档案管理工作人员的整体素质在对船检档案进行数字化管理的工作当中，对档案管理工作人员的专业技能要求较高，特别是计算机的操作能力。所以在数字化管理的工作当中，单位一方面要加强对员工的技能培训，使他们及时掌握计算机的操作技能，促进船检档案数字化管理工作顺利进行并取得相应的工作成果。另一方面要在工作当中采取淘汰-引进机制，对不能适应数字化管理工作要求的工作人员，及时淘汰。同时加强对档案管理专业人才

8、的引进工作，提高船检档案管理队伍的综合素质，促进我国船检档案数字化管理的发展。3.3 提高网络安全意识，为档案数字化管理营造出安全的环境在船检档案数字化管理过程中，加强管理系统运行的安全也是十分重要的工作。所以在日常的工作当中，单位应采取相应的措施来提高网络安全意识，为档案数字化管理营造出安全的环境。比如可以对档案管理工作人员进行网络安全的培训和讲座，提高他们的安全意识以及处理突发事情的能力。同时，档案管理人员在日常的工作当中还应该运用相关的杀毒软件对计算机以及系统的安全进行检测，比如360卫士、卡巴斯基等杀毒软件就是很好的选择。最后就是单位应该增加资金和技术的投入，定期对档案管理系统进行优化和更新，同时加快反侵入技术的研发和使用，为档案数字化管理营造出安全的环境。4 结语为了进一步提高船检档案管理的数字化水平，相关的单位就应该加强对数字化管理标准的重视程度，提高标准化管理意识、提高船检档案管理工作人员的整体素质、提高网络安全意识，为档案数字化管理营造出安全的环境，以此促进我国船检档案管理工作的发展。参考文献