如何把纸质文件通过扫描转化成文档巧用office2003实现

1、巧用Office 2003实现OC戚字输入为了迎接市里的工作验收，领导拿来了许多存档文件，要求小王在三天内摘录并形成汇报文 档。看着厚厚的材料小王发愁了，这时有人提醒：你的笔记本电脑不是刚装上2003吗，里面的Microsoft OH Document Imaging不错。它是一个光学字符识别（OCR）软件， 可以用扫描仪扫入纸文档中的汉字，用它，摘录文件的速度可快多了。局里只有一台比较旧的 F1210 以后安装扫描仪驱动程序。单击 "MicrosoftOffice Document Imaging扫描仪，小王把它连接到笔记本电脑的并口，接通电源开始”-> 所有程序”->

2、 a Microsoft m 工具”中的，”将纸文档放入扫描仪，准备将其中的汉字输入Word。打开Microsoft OHH Document Imaging窗口以后，单击工具栏中的扫描新文档"按钮，即可看到如图1所示的对话框。首先单击其中的 扫描仪”按钮打开选择扫描仪对话框，查看当前扫描仪的型号是否在里面。如果对话框或下拉列表中没有当前扫描仪，就要检查驱动程序安装和电源连接是否正确。接下来要根据文档的特点选择扫描预设。如果是彩色纸张上的黑色或彩色文本，或者是白色纸张上的彩色文本，可以选择 将彩色页面扫描为黑白图片”；对常见的白色纸张上的黑色文本而言，可以选择黑白模式"或灰

3、度模式"。Microsoft HHH Document Imaging提供的扫描预设功能可以满足大多数文档的要求。如果文档使用的字体太小，或者由于纸张等缘故导致文字不太清楚，就得适当调整扫描预设中的分辨率。用户只要选中要调整的某种扫描预设，单击图1中的 预设选项”按钮打开菜单，选择其中的 编辑所选预设”，就可以看到 预设选项”对话框的 常规”选项卡。单击其中的 高 级”按钮打开如图2所示的对话框，可将默认的分辨率（ DPI）值由200修改为300。当扫描 文档中的文字是彩色或具有彩色背景时，选中图2中的 自动设置对比度，保存为单色”，让扫描的图像具有较高的对比度，这样可以获得更好的文

4、字识别效果。除此之外， 预设选项”对话框还有三个选项卡。其中页面”选项卡设置扫描仪的幅面，常见的A4扫描仪应该选择 “A4”（默认）；输出”选项卡可以设置扫描文件的保存位置，还 可以设置扫描文件的命名方式，可以根据自己的需要进行调整；处理”选项卡控制 OCR的工作设置，一般采用其中的默认值就可以了。O扫描文档文档放入扫描仪以后， 根据其特点选择图1中的某一个扫描预设方式， 单击 扫描”按钮 开始扫描文档。与大多数 OCR软件不同，Microsoft m Document Imaging扫描结束即开 始文字识别，完成后即可在窗口中显示结果。该窗口分为 缩略图窗格"和 页面窗格"

5、;左右两部分。如果用户连续扫描了多页文档，缩略图窗格显示各页的缩略图，页面窗格显示当前文档的图像。如果用户有多页文档需要扫描和识别，可以在一页扫描结束后再次扫描下一页，完成后会弹出一个对话框。单击继续”按钮可以放入下一页文档，继续进行扫描，但不识别和保存 当前文档；单击 完成”按钮则停止扫描，执行识别并保存文件。 再次扫描新文档时只要将它 放入扫描仪，单击图1中的 扫描”按钮即可；单击 取消”按钮会停止扫描，不进行识别也不 保存文件。建议把 换页提示”也勾选上，这样可以一次用扫描仪扫描完诺干张纸质文件，然后统一识别转化成word文档，提高工作效率Microsoft OH Document Im

6、aging具有自动旋转功能，文档放入扫描仪时无论位置正、倒都可以，软件在扫描过程中会自动识别并旋转到正确的方位。从表面上看，页面窗格显示的是文档图像。其实不然，被识别的文本已经被隐藏在层中了（与文档图像分离）。我们可以采取两种方法获取该层中的文本。如果需要某页文档中的部分文字，只要按下工具栏中的 选择”按钮，拖动光标选中页面窗格中需要的文本，单击鼠标右键选择快捷菜单中的复制”，就可以将这部分文本放入剪贴板，再粘贴到汇报文档中编辑了。如果单击工具栏中的将文本发送到 Word'按钮，软件就会自动新建一个 Word文档，将所选中的识别文字放入其中。以上操作完成后，在页面窗格 中的任意位置单击鼠标，就可以取消已经选中的文本，再次获取其它位置的文本了。（页面中既有文字又有图片，或者既有文字也有表格边框，识别效果可能会受到影响，建议先选中 文字，再识别）当需要某页或几页文档中的所有文本时，可以直接打开工具栏中的将文本发送到Word”按钮，选择添加到 Word的文本范围以及输出版式和保存位置。完成后单击确定”按钮，即可在指定位置自动保存一个htm文档。使用 文件”菜单下的 另存为”命令，很容易将它转存为doc文档。小提示 Microsoft(辑工作带来了很多方便。后记：OCR软件的种类非常多，例如紫