高校教学档案管理存在的问题及对策分析

1、    高校教学档案管理存在的问题及对策分析    摘 要：高校教学档案管理是日常行政管理工作内容之一，高校内部设立的教学管理机构较多，其工作执行内容和职责、权限等均存在较大差异，高校师生在教学活动中无论是图像、文字、声音文件还是教学资料，均要以档案的形式将这些文件资料予以妥善保管，为后期的教研活动开展奠定基础。本篇文章在此基础上，主要对高校教学档案管理中容易存在的一些问题及其成因进行研究与分析，积极总结、制定出有效的解决办法，提高高校教学档案管理水平与质量。关键词：高校；教学档案；管理；问题；解决对策；分析关于高校教学档案管理需要保证信息资料的搜集完备

2、，在整理好相应资料的基础上予以合理分类和归档，另外必要时还要做好档案备份和建立数字档案的工作，整个档案管理工作流程要求规范和流畅。但是在实际工作中发现，由于高校教学档案管理中相关部门和管理人员对档案管理工作存在认识上的偏差，导致管理理念和管理手段落后，在规范高校教学档案管理行为上存在制度不足、监管不力等问题。基于此，需要根据高校教学档案管理基本工作内容和要求，对档案资料保管中存在的问题进行分析，制定出有效的解决对策，提高高校档案管理水平。11 高校教学档案管理存在的问题1.1 档案资料的分散性高校教学活动中生成的档案资料具有明显的分散性，由于这些档案资料属于教职工在教学活动中个人劳动成果和智慧

3、成果的展示，这就造成高校档案资料的来源和文本形式存在较多差异。在教学过程中，教师进行教学计划设计，并根据实际的教学要求对教学计划予以不断调整，在此过程中使高校档案资料在形成时间和保管时间上存在交叉性。高校档案资料管理中关于档案归档处理，部分是按照学年活动进行划分，档案资料具有一定的时间统一性，而另一部分则是按照年度时间对档案资料进行划分，划分依据是自然年，因而在保管年限上具有连续性的时间特性。高校档案资料管理由于是在一系列的教学活动中产生的，而教学活动开展具有周期性特点，这些均导致档案资料在归档和保管中需要不断调整时间次序和保管年限，处理好不同类型档案资料的时间关系。1.2 档案资料完整性问题

4、高校活动中档案资料的保管需要在资料收集、整理和归档、保管中反复确认资料的来源属性，以及相关内容的真实性和完整性，从而进一步为高校档案保管的规范性处理奠定基础。但是在实践中发现，由于高校内部组织的教学活动较多，参与的部门和教职工包括学生组织较多，档案资料的制定程序较多，且资料的适用方也较多，这就造成高校档案资料难以收集完全，其内容的客观性和真实性也难以保障。2高校档案资料的保管工作并不属于简单的文书处理工作或内部行政管理工作，由于高校档案具有后续的使用价值，总体重复利用率较高，若在档案收集和文件归类中未实地考证和比对资料内容的真实性，例如数据杂乱、计算错误、结论与论证不符以及时间次序对不上等，均

5、会给档案核实和借阅带来不利影响。1.3 档案管理人员的素质、技能问题高校教学档案管理中参与管理的工作人员需要不断提高自己的管理技能和实践水平，但是在高校档案管理中，由于相关部门不够重视内部员工的技能培训，导致档案管理人员的总体技能水平难以有效提高，尚且停留在初期的原始阶段，导致高校教学档案管理质量不高。另外，档案管理人员对专业化管理知识不够了解，对于先进的技术、软件等应用水平不高，档案管理效率难以提高。对于高校教学档案管理，教务机构为实行专业人才培养制度，从事档案管理的工作人员以兼职居多，专业素质和水平低下，难以保证档案管理质量。高校教学档案管理中缺乏高素质和复合型人才的培养将会导致档案管理机

6、构内部缺乏一定的人才竞争制度，使高校档案管理工作处于停滞不前的状态。32 高校教学档案管理问题解决对策2.1 建立健全管理制度高校教学档案管理工作属于高校内部管理事务之一，在此过程中针对档案管理部门和相关人员的工作行为以及履责情况，需要不断建立相对完善的体系化管理制度，保证高校教学档案管理工作有序进行。在档案管理机构内部，可以以权责划分的形式对不同工作岗位的管理人员实际工作内容和工作职责予以明确划分，使其能够在权属范围内执行好自己的管理任务，也方便后期的绩效考核和纠责问责。例如在规范化、制度化的档案管理工作中可以建立不同的教学档案，按照学科、时间等要素进行归档依据划分，在此基础上，安排专门人员

7、分别参与档案资料收集、分类、核实、校对和归档整理中，对于不同工作环节的工作人员需要相互配合，同时又要相互监督，将档案管理工作按照标准化程序进行。2.2 先进技术、理念的应用高校教学档案管理中需要积极借鉴先进的管理经验和管理理念，由于我国国内关于档案管理工作研究起步较晚，因而在工作实践中缺乏必要的经验和技术。基于此，高校需要意识到教学档案管理能够为后期的资料调用和参考提供便利，为教学调研活动的进一步开展和完善提供理论基础，促使学校的教学教学水平不断提高。4在高校教学档案管理工作中积极引进先进的管理技术和理念，能够通过计算机技术和互联网技术的综合应用，促使新型档案管理系统或软件升级，给档案管理工作

8、带来便利。对于较高级别的教学档案资料可以通过系统加密操作，防止重要文件资料的流失或泄露；另外在档案管理系统的开发研究中能够进一步保证信息资料的传输、保管安全，提高工作效率的同时，提高高校教学档案管理安全系数。2.3 打造专业人才队伍高校教学档案管理中，主要参与的是档案管理人员，其基本的工作素质和工作水平直接影响最终的档案管理工作质量，针对这一点，高校领导人员和管理层需要足够重视档案管理工作的重要性，在资金支持和技術支持的基础上强调专业人才的培养，培养高素质的复合型档案管理人才。例如可以选拔具有一定专业基础和实践经验的档案管理人员，针对高校档案管理工作内容和特性，对其进行专业理论知识和工作技能教

9、育培训。另外对于档案管理人才的培养需要正式建立起岗位考核制度，使其在综合掌握规范性工作标准和实用性管理知识的基础上全面提高档案管理能力与水平，对于高校教学档案管理部门的内部员工在进出档案室时均要实行实名登记制度，严格规范其工作行为，增强其档案维护和保密意识。53 结语高校不同内容和形式的实践活动较多，其中关于教学档案管理需要结合先进的管理理念、管理技术，为档案资料的查阅、调用提供便利。高校教学活动开展中需要参考使用的档案资料较多，同时不同的教研活动中生成的档案信息也较多，基于此，需要在档案建立的基础上实行资料保管。参考文献1徐长忠，李慧鹏，罗献习.试论信息化背景下高校教学档案管理存在的问题及对策j.中国校外教育，2015，12：11.2蒋娟.浅议高校教学档案数字化管理存在的问题及对策j.黑龙江史志，2014，15：139-140.3梅琼.地方高校教学档案信息化管理中存在的问题与对策j.长春教育学院学报，2012，