高校照片档案规范化管理的探索与实践

1、    高校照片档案规范化管理的探索与实践    宋金秀摘 要：本文对高校照片档案管理的现状进行了分析，提出规范管理照片档案的措施。并对我馆目前的管理方式进行解读，进而对照片档案管理的前景提出展望。关键词：高校 照片档案 规范管理照片是历史“瞬间的凝固”， 它与文字互为补充，互相印证，更好地反映和记录客观事物。尤其是进入读图时代，图片让我们用最短的时间，最少的关注就能掌握想了解的事物的本质。照片作为图片的一个分支，从1826年的第一张照片到现如今的数码照片，经历了翻天覆地的变化，由此形成的照片档案也对档案人员的管理能力提出了严峻的挑战。高校中的照片档案是

2、高校各项活动的历史见证，是再现高校发展历程的有力佐证，肩负着文化传承与传播及社会教育等多项功能，因此做好照片档案的管理，最大限度地发挥照片档案的作用，是每个档案人义不容辞的责任。1 高校照片档案管理现状因为照片的发展，目前我馆保存的照片分两大类，一类是传统的纸质照片，一类是数码照片。对于数码照片的保管借用文件的保管方式，采用两套制。1.1 传统纸质照片的检索利用难照片档案来源广泛，有各个职能部门还有各个学院，各个团体甚至个别人，造成了照片分类较多并且数量庞大，而传统照片采用手动检索，找一张照片先找目录，再把好几个相关相册翻一遍，效率低下。如果是要找某一人物的照片更是从头翻到尾，工作强度大，耗时

3、长，却达不到满意的效果。如果想要查找效率稍微高一点，有时就需要利用者提供照片拍摄时间，拍摄者，拍摄事由等等条件，这对利用者造成了极大的不便，也跟不上现在社会发展的节奏。1.2 数码照片收集整理利用难（1）前期控制不到位。数码照片来源分散，可能每场活动都由不同的拍摄者去拍摄，由此使得档案馆无法对提交格式统一规范，也难以对归档的数码照片进行质量控制，移交过来的照片良莠不齐，杂乱无章，更惶论六要素了。（2）数码照片成本低廉，随着手机与数码相机的普及，一场活动下来，有成百上千张照片，而这些照片并不是所有的都可以进入档案馆进行或长期或短期或永久地保存，怎样才能选择出真实有效且具有代表性的照片，这是对档案

4、管理人员鉴定能力的考验。（3）数码照片的格式影响着它的利用效果。目前市场上流行的三种格式分别是jpeg、tiff和raw，jpeg压缩比大，体积小，便于网络利用；tiff图像格式复杂、存贮信息多，有利于原稿的复制；raw可形象地称为“数字底片”， 几乎是未经过处理而直接从ccd或cmos上得到的信息，非常便于后期处理1。如何选择最适宜的保存格式，这是个难题。2 规范管理照片档案的措施2.1 坚持前端控制的原则各个单位应当指定专人负责数码照片的拍摄工作，以便于档案部门对拍摄者的照片格式，相机选择，元数据，提交规范等提出要求，从而严格归档制度。由于照片档案的特殊性，一张照片如果没有文字说明，将没有

5、任何意义，所以照片的六要素：时间，地点，人物，背景，事由，拍摄者，缺一不可。文字说明的原则：字唯其少，意唯其多2。为了做好这项工作，照片的归档时间应该异于文件的归档时间，不应该一年一交，而是活动结束之后即可归档，也叫即时归档。同时档案部门也应该嗅觉敏锐，多渠道、多方位探察学校的重大事件，重大活动，按内容向相关部门提出即时归档的要求。2.2 堅持去伪存真，去粗取精的原则数码照片归档时档案管理人员应该对每一张照片的exif信息进行检查，通过读取exif信息，可以判断该照片是否进行过修改、添加、合成、挖补等后期编辑处理，保证归档数码照片的有效性和真实性，达到去伪存真。同时还需要去粗取精。选择具有代表

6、性、能全面反映事件全貌及细节的照片，去掉那些图像不清晰、角度不佳、压缩率过大的照片，这对档案管理人员提出了较高的素质要求，只有选择好了照片，才可以有效控制图片数量，减少后期整理、检索以及存储的压力。2.3 坚持两手抓，两手都要硬的原则一方面要接收管理好现在产生的数码照片，一方面也要兼顾传统的纸质老照片，将传统的纸质照片以数字化的形式进行异质备份，这个工作一般都是通过扫描来进行。在扫描过程中要注意扫描分辨率的确定，扫描分辨率的计算公式为：扫描分辨率=（打印照片的物理尺寸*打印分辨率）/（照片档案的原始尺寸*n）当打印设备为连续色调输出设备（如数字印相设备、热升华打印机、数字彩扩机等）时，n=1；

7、当打印设备为半色调输出设备（如激光打印机、彩色喷墨打印机等）时，n=4. 32.4 坚持因地因时制宜的原则照片档案归档格式可根据自身条件来定。如果存储充裕，完全可以三种格式都保存，以备各种利用。如果存储紧张，jpeg是最适宜的选择。如果考虑后期编辑，存储适当的情况下，可以考虑raw格式。任何一种格式都有利弊，顺应时代，适时调整，尽可能完整、长期地将照片保存，以备后期利用。3 规范管理照片档案的实践目前，我馆在管理照片档案中采用的方法。在经费不足没有平台的情况下，充分利用现在的办公软件excel进行照片档案的管理。（1）单独使用一台计算机进行照片档案的管理。以一张1t的硬盘来算，单张jpeg格式

8、的照片一般在4m左右，大概可以保存25万张照片，一年的照片按2500张来算，可以存100年的照片。本着异地异质保存的原则，对照片进行光盘，移动硬盘的备份。（2）照片采用分级管理，第一级是年度，第二级是分类，第三级是图片文件。（3）照片档案的卷内目录表作了调整，实现对图片文件的按“件”整理。一般照片档案的卷内目录仅有照片号/底片号、题名、拍摄时间、备注四项，因为我馆现在都是实行电子目录，所以在项目上适当加了一些内容，以便于检索利用。我馆目前实行的卷内电子目录有以下几项：年度、类别、照片/底片号、光盘号、题名、拍摄时间、地点、人物、事由、背景、拍摄者、图片。照片按年度来整理，一年的照片一个文件夹，

9、如2017年的照片，2017文件夹下有一个excel表是所有图片的目录，然后各个类别分别建立一个文件夹。其中excel表中的图片是个超链接，也就是说利用文字检索到其中的项后，直接可以超链接到对应图片，不必再一张张翻找，大大提高检索效率。不便之处是对于不同年份的同一类别的图片，还需要在每个年度的目录中进行查找。我们尽最大努力实现照片档案的进一步开发利用，同时也为照片档案管理的规范化、现代化打下良好基础。4 展望在互联网发展如此迅捷的今天，高校照片档案也应该借互联网之力建立照片档案数据库，简化归档流程，并提供即时、自助多样的互联网查询利用服务，提高照片档案的利用率。据笔者调查，我省高校目前普遍没有专门的照片管理系统，基本都是手动或者单机管理。在这种情况下，热切盼望省档案学会或者档案局可以牵头开发一套照片管理系统，高校的这块工作基本都一样，统一开发可以减少成本，统一管理，并且有利于数据交换与共享。构筑统一的高校档案信息网络平台，向用户提供全方位、多层次的照片档案信息资源共享与服务，更好地为广大师生员工、社会提供精准的服务，为建设高水平大学做出更大的贡献。