共享服务中心

1、共享服务共享服务共享服务共享服务介绍及设计，实施经验介绍及设计，实施经验1. 对共享服务的简要介绍对共享服务的简要介绍2什么是共享服务? 共享服务包括: 将共同的重复的流程从企业个体中抽出，转移到一个共享服务中心 (SSC);或在共享服务中心分享稀有的资源 这允许:SSC 在给企业提供高级服务时获得高效率和规模经济优势企业个体用更多的时间完成高附加值的任务 专业技能大量的，常规流程全公司范围的信息可能成为可能成为SSCSSC的主要候选对象的功能类型包括：的主要候选对象的功能类型包括：3现金管理财务管理资金管理客户支持 采购人力资源信息技术供应链管理工厂工厂零售商零售商物流提供商物流提供商员工员

2、工供应商供应商总部总部工厂工厂工厂工厂员工员工共享服务中心共享服务中心员工员工市场营销市场营销资金资金工厂工厂员工员工包括哪些功能，为什么?4传统的行政及业务支持部门往往重叠设置传统的行政及业务支持部门往往重叠设置收购、兼并、业务扩展、部门分离等等都使整个企业机构中部门重叠，层次过多，且流程操作多样化IT服务人事工资税务预算总部总部业务服务业务服务分公司分公司A A现金管理.应付款采购(一般固定资产总帐应收款资产管理 风险管理.应收款分公司分公司B B分公司分公司C C现行功能结构现行功能结构IT服务人事工资税务预算现金管理.应付款采购(一般固定资产总帐应收款资产管理 风险管理.IT服务人事工

3、资税务预算现金管理.应付款采购(一般固定资产总帐应收款资产管理 风险管理.5共享共享服务中心的作用图解服务中心的作用图解财务服务中心财务服务中心业务单元业务单元高价值的活动由高价值的活动由本地财务管理部本地财务管理部门负责门负责决策决策支持支持业绩考核业绩考核标准的法定报告标准的法定报告和管理报告和管理报告交易处理交易处理数据收集和输入数据收集和输入（与业务单元的操作系统连接（与业务单元的操作系统连接）“外包外包”给共享服务中心给共享服务中心6共享服务能够帮助解决企业管理经营的一些重要问题外部因素外部因素: : 竞争压力 资本市场及股东价值 变革速度 产业调整及并购 全球性客户的出现 技术变化

4、 贸易自由化 全球性投资对企业所带来的影响对企业所带来的影响: : 对业务扩张进行支持 削减成本 对整个企业的控制及信息的透明和共享 对全球性客户提供服务 对整个企业的价值链进行管理 着重于企业的核心竞争力 着重速度及适应力 企业接受共享服务的主要原因企业接受共享服务的主要原因: : 更为灵活的业务模式以支持业务增长 利用规模效益削减成本 将业务流程及数据标准化并提高服务水准 在满足当地需求的同时支持“一个企业”的概念 能够将最佳实践及技术推广运用 将业务中心放在自己的核心竞争力上 快速地适应变革7确定战确定战略和政略和政策策面向客户面向客户, ,提供产品和服提供产品和服务务交易处理和支持交易

5、处理和支持基础设施工作基础设施工作公司总部公司总部业务单元业务单元/ /部门部门共享服务中心共享服务中心4确定公司整体的发展战略、计划、政策，品牌管理4制定公司统一的财务流程、规范和标准4决定公司资源的分配和股东价值的管理4获取和服务客户4定价、生产和销售服务和产品4日常性的交易活动，如应收帐款管理、人员招聘、固定资产的维护等4这类服务需要专门的技能进行管理，专业中心的管理能够更为有效4共享中心能够提供更有效和更有效率的服务4支持公司和业务单元的业务和流程共享服务中心的目的在于价值创造共享服务中心的目的在于价值创造8共享可兼顾服务与控制共享共享分散分散集中集中9最大最大收益水平收益水平如果实施

6、符合如果实施符合当地的最佳实当地的最佳实践，能够取得践，能够取得多大的收益多大的收益? ?标准化带来的收标准化带来的收益能够在不同的益能够在不同的企业部门及地方企业部门及地方实现吗？实现吗？共享服务能共享服务能否带来规模否带来规模效益？效益？外包是否可行外包是否可行，有效并合理，有效并合理规避风险？规避风险？简单化简单化标准化标准化共享服务共享服务外包外包最小最小全球全球区域区域地方地方你的机构目前在何位置？注意，共享服务只是在各种改进方案中提供的一种选择！10共享服务中心既是组织的优化又是流程的优化共享服务中心既是组织的优化又是流程的优化对流程进行重整以达到统一的流程标准以标准的方法实施统一

7、的信息系统平台共享服务共享服务实现的实现的困难困难程度程度35% - 50%35% - 50%20% - 35%20% - 35%20%20%标准化标准化实现收益实现收益变革的程度变革的程度流程优化流程优化外包外包按照最佳实践优化流程对不同的系统进行优化统一的信息系统单一的服务提供者，侧重服务的质量和客户的满意度优化优化标准化标准化共享服务共享服务外包外包 将公司的资源集中于核心竞争力的创造 降低成本11障碍复杂度标准化标准化潜在收益潜在收益变革程度变革程度简单化简单化共享服务共享服务4明确服务水准及责任明确服务水准及责任l提高业务关键流程的质量l明确转交步骤l消除功能重复4提高流程操作效率提

8、高流程操作效率 l使流程操作标准化l使用标准技术l不同的技能能分配到工作的不同部门4设立在正确的地理位置设立在正确的地理位置4通过规模削减成本通过规模削减成本共享服务如何带来收益？共享服务如何带来收益？12创建共享服务中心的关键因素创建共享服务中心的关键因素O（机构，人员）机构，人员）Organisation T（技术）技术）TechnologyS（服务）服务）Service R（政策，法规）政策，法规）Regulatory S地点地点（Site）P（流程）流程）Process确定共享服务中心的合适地点。流程设计以便确立共享中心同其它相关部门的各自责任及联系合理调整组织机构，明确相关人员的责任

9、和义务，相应的变革管理。相关的政策，法规可能对共享中心的营运模式产生巨大的影响。相关信息技术及基础设施可以产生巨大影响。服务水平的确定，服务价格的设立。 13设计共享服务的关键原则设计共享服务的关键原则 如企业般运作并注重顾客服务 主要由新招聘员工组成 无以前的操作习惯及级别概念 扁平化的组织结构以反映最少的管理层次 共享服务团队逐渐向自主管理方面发展 相关的激励机制 共享服务的提供人及顾客制定并遵循“服务水平协议服务水平协议“ “ （”Service Level Service Level AgreementAgreement”）共享服务同一般的“支持”功能又有很大的不同142. 对财务共享

10、服务的着重说明对财务共享服务的着重说明15财务共享服务中心所承担的财务功能财务共享服务中心所承担的财务功能应付帐款财务报告现金管理总帐成本，预算管理资金管理固定资产管理月底关帐资产登记财务共享中心16集中财务服务与共享财务核算财务共享服务不是简单地把会计职能集中起来。广义的财务核算集中包括共享财务服务。简单的财务集中是共享财务服务的过渡雏形。简单的财务集中一般是将各下级单位的简单的财务集中一般是将各下级单位的财务职能集中于总部财务部门。其仍然财务职能集中于总部财务部门。其仍然是职能部门（目前财务总部方案就是简是职能部门（目前财务总部方案就是简单共享服务）。单共享服务）。集中的财务部门具有管理决

11、策职能。集中的财务部门按照详细的会计职能进行管理共享财务服务中心，在财务总监的领导之下，但又独立于总公司财务部门。共享服务由服务水平协议作为其营运操共享服务由服务水平协议作为其营运操作的基准。作的基准。共享服务中心不再是职能部门了，而是一个经营单位经营单位。共享服务中心只为管理决策提供信息支管理决策提供信息支持持。共享服务中心按照业务循环进行管理（共享服务中心按照业务循环进行管理（内控的七大循环）内控的七大循环）17 Closing Guidelines and Schedules Overall Period Co-ordination Closing Coordination Mainte

12、nance of Standard Reports Master Data maintenance Execution of Allocation cycles Execution of side line Business Correction postings Verification of Profitability Accounting Preparation of P/L Standard ReportingProcess analysis is integratedExample: Business Partnering with Shared ServicesClosing Ac

13、tivitiesCost AccountingProfitability Accounting Co-ordination of local closing activities Co-ordination: Value flows Indirect allocation cycles Costing structures Product costing Special Purpose Reports Explanation of Report ContentsSSCBusiness18Example: Business Partnering / Shared Services (2)Acco

14、unts PayableTravel ExpensesAccounts Receivable Master data verification and maintenance Invoice verification Invoice data entry Payment runs Plausibility checks Archiving Query resolution Master data verification and maintenance Posting Payment runs Random checksSSCBusiness Master data verification

15、and maintenance Clearing Account maintenance Receivables controlling Credit Control Bank accounting Plausibility checks Query resolution Dunning Archiving Query Resolution Query Resolution Query Resolution19Example: Business Partnering / Shared Services (3) Preparation of VAT declaration Provision o

16、f related documents Verification of payments and reimbursementsAsset AccountingVAT Master data maintenance for specific cases Administration of asset retirements Depreciation calculation and posting Reporting Support of Investment projects Confirm asset completion Maintenance of asset structures, ma

17、ster records Inventory take Verification Information preparation Presentation to legal authorities Fiscal representationGeneral Ledger Legal Account maintenance and posting control Report maintenance Reconciliation Preparation of legal reports Manual Postings Accruals Responsibility for correctness

18、of HB I and HB II Local reporting Extraordinary postings Contact for auditorsSSCBusiness20% ofActivities93%93%93%85%80%7%7%15%Accounts PayableTravel ExpensesAcc. ReceivableGeneral Ledger,Closing Fixed Asset Accounting50%Cost Accounting50%20%7%65%Profitability Accounting35%SSCBusiness31Typical activi

19、ty splits between SSC - Business21共享服务中心与其内部客户之间的关系通过服务水平协议共享服务中心与其内部客户之间的关系通过服务水平协议( (SLASLA) )进行进行管理管理服务水平协议的目的是：确定和管理共享服务中心所提供的服务界定服务的质量和成本界定服务双方的责任、关系，流程的交接界面和服务水平协议的内容：服务的内容、成果和范围服务质量、反应时间和成本预计的服务需求、工作量业绩水平的衡量解决问题的机制服务水平改进的目标对服务水平协议进行调整的机制22服务水平协议举例服务水平协议举例对公司总帐会计流程的服务水平的定义和目标如下：侧重于服务质量的提高和服务成本

20、的降低23计划、预算和预测成本会计和成本控制成本管理评价管理财务效绩成本管理成本管理账务处理和账务处理和报表报表管理财务政策和制度执行日常的账务处理编制财务报表选择供应商，签订和管理合同订购原料/服务批准供应商处理应付款处理费用报销费用循环费用循环确定收入并处理发票确定营收款管理收款处理客户对账和调整处理坏账收入循环收入循环固定资产预算固定资产维修固定资产折旧资产管理资产管理财务共享的运行模式职能范围确定哪些财务职能应当共享，那些职能应当分散确定哪些财务职能应当共享，那些职能应当分散24财务共享流程 应付款处理采购方，包括总部及采购方，包括总部及分支机构分支机构发票传送发票传送 总部总部或分支

21、机构或分支机构订单财务共享中心财务共享中心供货方供货方24小时内进行处理24小时传送到共享中心发票付款E-mail，附发票图象付款被拒付款报告生成供应商问询网站五天后向上层报告样例五天后向上层报告253. 地理位置分析地理位置分析 - 共享服务中心设置共享服务中心设置26一个单独的一个单独的SSCSSC处理各地的所有的经济单位的处理各地的所有的经济单位的D) D) 全球性全球性流程方法流程方法 - - 每个处理都来自最佳中心每个处理都来自最佳中心 B) B) 最佳中心最佳中心在各区域内重复的按组织划分的共享服务中心在各区域内重复的按组织划分的共享服务中心 ( (SSC)SSC)A) A) 组织

22、单位组织单位SSC SSC 处理特定区域内所有经济单位处理特定区域内所有经济单位C) C) 区域的区域的共享服务组织模型27在公司内可以建立不同层次的共享服务中心在公司内可以建立不同层次的共享服务中心可能包括的流程有可能包括的流程有:采购到支付流程采购到支付流程资金管理资金管理 企业级信息系统管理 信息系统功能的升级全球共享中心全球共享中心可能包括的流程有可能包括的流程有:通用会计通用会计管理报告管理报告收入流程收入流程 数据中心区域共享中心区域共享中心可能包括的流程有可能包括的流程有:财务分析财务分析客户支持 针对所在国的特殊支持 专业信息系统国家共享中心国家共享中心层次层次 1层次层次3层

23、次层次 228地理位置分析 地理位置分析用来帮助客户确定共享服务中心的位置的清单. 个主要标准:成本技能稳定性 基础设施 人员成本人员成本办公经营成本办公经营成本 US $US $人员安置成本人员安置成本 US $US $通信成本通信成本电力成本电力成本机票成本机票成本上海上海新加坡新加坡悉尼悉尼台北台北东京东京BangaloreBangalore曼谷曼谷北京北京香港香港雅加达雅加达神户神户 吉隆坡吉隆坡马尼拉马尼拉墨尔本墨尔本新德里新德里PenangPenang汉城汉城29 本工具用于比较评估一系列地理位置选择，如果可能，需考虑权重因素.01020304050607080Points Con

24、verted from RankingsPoints Converted from Rankings* *CostCostInfrastructureInfrastructureStabilityStabilitySkillsSkillsCostCostCountryCountryOverall Summary - No WeightingsOverall Summary - No WeightingsConsolidated from RankingsConsolidated from RankingsLocation 1Location 1Location 2Location 2Locat

25、ion 3Location 3Location 4Location 4Location 5Location 5Location 6Location 6Location 7Location 7Location 8Location 8Location 9Location 9Location 10Location 10Location 11Location 11Location 12Location 12Location 13Location 13Location 14Location 14Location 15Location 15Location 16Location 16Location 17

26、Location 17地理位置分析(续)304. 共享服务中心实施案例共享服务中心实施案例 凯捷凯捷315. 如何开始如何开始321. 1.可行性分析可行性分析 （BUSINESS CASE)BUSINESS CASE)至关重要！至关重要！2.选择一个特定地理位置3.确保有最高层管理人员的承诺4.设计目标流程5.确认流程6.针对国家实施或针对流程实施7.额外的注意点大致时间段大致时间段 可行性分析 6 星期 实施 3 到16 月达到成功的实施目标的关键步骤33开始.公布高层管理层的支持详细记录现有的操作水平从最早开始建立服务概念服务水准和质量只能提高有充足的人力资源以满足项目需求在实施中.注重“最早，最易采摘的果实”公布最早的成功成果给服务中心人员的工资水准应超过市场水平避免机构官僚及行政级级次注重流程，人员级机构，而不仅仅是技术注意流程的完整性让数字指标在流程实施中发挥作用沟通，沟通，再沟通让共享服务中心得到每个人的认同是共享服务成功实施的第一部让共享服务中心得到每个人的认同是共享服务成功实施的第一部成功实施的关键是学习和运用他人的经