健德铁塔企业施工之信息交流与协商控制程序rev

1、.5.5.3 信息交流与协商控制程序1. 目的 通过协商与交流机制，确保管理体系内、外部信息的有效沟通。2. 适用范围 适用于公司内各职能部门间的信息交流与沟通活动；公司与外部相关方的信息交流与沟通活动。3. 职责3.1 管理者代表负责向最高管理者报告体系运行中的问题及各项需求，并负责外部的联络工作及协调、解决管理体系运行中出现的各类问题。3.2 综合办公室3.2.1 具体负责管理体系有关事务的对内、对外的信息交流、协商和处理工作。3.2.2 负责规范本公司内部和外部之间进行的信息交流活动，确保全体员工积极参与质量、环境和职业安全健康管理工作，发挥协商作用。3.2.3 协助生产部、总工办对公司

2、各类环境、安全事故、事件的调查、处理、统计和报告工作。3.2.4 负责公司文件管理，跟踪收集有关法律、法规，并贯彻实施。3.2.5 负责工伤保险的申报和管理工作,财务部负责工伤保险的核算和管理工作。3.4 员工代表3.4.1 负责向管理层反映职工职业健康安全管理方面的要求，参加对事故事件的调查、处理，对职工劳动防护的改善事宜与管理层进行协商交流。3.4.2 负责员工参与质量、环境和职业安全健康相关活动和提出合理化建议，参与职业安全健康方针、目标、指标、管理方案的制定工作，对职业健康安全管理工作有参与权和决策权。3.5 物资部、营销部3.5.1 负责向顾客宣传公司职业安全健康与环境方针。3.5.

3、2 负责向相关职能部门传递顾客或其他相关方对公司管理体系提出要求的信息。4. 工作程序4.1 信息分类4.1.1 根据信息来源可将信息分为内部信息和外部信息。4.1.2 内部信息是管理体系运行过程中各层次和各部门之间的信息。主要包括： a） 方针、目标、指标和管理方案； b） 职责、权限及相互关系； c） 不符合信息或潜在的不符合信息； d） 监视、测量结果； e） 资源管理信息； f） 管理体系的审核、评审及改进信息。 g） 紧急状态下的信息如：重大环境、工伤事故、火灾等情况的环境和安全信息及记录。 h） 其他内部信息。4.1.3 外部信息是指组织外部各相关方交流的信息。主要包括： a） 政

4、策法规标准类信息，如材料标准、环境保护及职业健康安全法律法规及其他要求； b） 上级主管部门的信息； c） 认证机构、当地环境保护机构、安全生产监察机构、质量技术监督机构等监测或检查的结果及反馈的信息； d） 其他外部信息。4.2 信息交流与沟通方式4.2.1 信息承载媒体包括纸张、计算机软盘、光盘或其他电子媒体、照片或标准样品等。4.2.2 信息交流与沟通可采用书面文件、各类会议、培训、面谈、电话、电视广告、电子媒体以及其他可利用的通讯和宣传方式等。4.3 内部信息交流与沟通4.3.1 管理体系的相关信息在程序文件中有明确的交流和沟通渠道的，按程序文件规定进行传递和记录，相关文件和记录的控制

5、按文件控制程序和记录控制程序执行。4.3.2 综合办公室不定期收集和整理管理体系相关的法律、法规，并确定其现行有效性按照法律、法规及其它要求获取与更新程序收集和整理管理体系相关的法律、法规。4.3.3 对管理体系的方针、目标、组织的职责权限和相互关系、体系有效性等，可采用会议贯彻、培训、文件、内部刊物、布告栏、声像和电子媒体等多种形式进行内部沟通，相关部门保留相应的证据资料，确保员工理解管理体系方针目标，保证体系的有效运行。4.3.4 各部门及时确定并提供体系运行需要的资源（包括人力资源、基础设施、工作环境等），并将资源需求和配置等信息及时传递到相关部门和人员。4.3.5 内审和管理评审的信息

6、交流由综合办公室进行收集、汇总，管理评审结果按内审控制程序、管理评审控制程序要求由相关部门组织实施以文件形式传递到相关部门和人员。4.3.6 对体系运行过程中的监视和测量信息、不符合纠正措施和预防措施以及改进信息按由质检部负责收集，并传递到相关部门和人员过程和绩效的监视和测量控制程序、不符合、纠正措施和预防措施控制程序要求由相关部门组织实施，并填写信息交流记录。4.3.7 发生信息交流的部门，可行时双方均要做记录。必要时，接收方还要将处理结果反馈给信息产生部门。4.3.8 综合办公室负责对文件的发放、使用和管理情况进行检查监控。4.3.9 相关部门就体系运行的相关事项与职工进行协商和交流,必要

7、时由相关部门负责收集和整理员工的合理化建议，并将意见汇总至传递给综合办公室员工代表，由管理者代表或总经理，落实相关部门的责任，并监督改进制定措施的制定和并实施。4.4 外部信息的交流与沟通4.4.1 综合办公室负责与相关方的交流和沟通，向相关方传达公司在职业健康安全与环境管理方面的责任和要求并对相关方的职业安全健康行为和环境行为进行监控，答复其所关注的职业健康安全、环境事务。4.4.2 对外宣传与体系相关的信息可采用宣传画、招贴、海报、电视广告等方式，由综合办公室负责实施和记录。4.4.3 上级主管部门发来的信息由综合办公室收集整理，提出处置意见，经总经理批准后按要求同时传达至相关部门处理。4

8、.4.4 各部门将收集到的相关方的信息汇总给综合办公室，由综合办公室负责对各类信息进行识别后，分别进行处置，必要时向总经理汇报，由总经理责成有关部门处理，综合办监督和检查信息的处理情况。4.5 对异常和紧急状况的控制4.5.1 若生产过程中出现异常情况，相关部门应及时将情况报告给总工办和生产部负责人，对情况进行分析，然后落实责任部门，制定出改进措施，并组织和监督相关部门进行实施。4.5.2 在异常和紧急情况下，应按应急准备与响应控制程序执行，需要时启动应急预案，由综合办、总工办、生产部负责公司重要环境因素、重大危险源的控制以及事故的现场处理和善后工作，同时负责对事故、事件的调查、处理、统计和报告工作；管理者代表是应急预案的指挥者。4.6 重要环境因素的外部交流： 公司重要环境因素的环境影响有限，而且与相关方的交流在执行相关法规、条例、规定、惯例中即可实现必要的沟通，对重要环境因素与外部沟通公司不做另行安排。