GRP时间管理教材

1、时 间 管 理 II *Page 3 of 62如果您的余生只剩下三天,您会做那三件事情?请闭目一分钟思考这个问题Page 4 of 62时间管理不是什么? 时间本身不是问题. 因为每个人每天所拥有的时间都是一般地多 所以时间管理的问题本身不在于时间, 而是在于自己如何善用及分配你自己的时间Page 5 of 62时间管理是什么? 时间管理就是自我管理 自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩效, 更富效能 把事情很快地做完, 叫做效率 把事情很快又很对地做完, 叫做效能 时间管理就是事前的规划或长期的计划Page 6 of 62人, 为何安于现状? 为何你我都不满意现状, 但是却安于现状1.无

2、奈2.不确定改变之后会更好3.因为现状是你我最熟悉的 当你开始不满于现状时, 表示会有新的事物发生在你的身上但是要用对 “新的思考方式”Page 7 of 62请架设一座桥,使A至B距离最短, 但是桥不可歪斜100 公尺300 公尺AB河水Page 8 of 62有三片木条, 如何将它们围成封闭三角形2 cm10 cm4 cmPage 9 of 62你可知道为何会画不出来? 因为你跳不出原来的思维习惯 但是假设你画了出来. 恭喜你, 你可以用新的角度去思考一个旧有的问题. 改变时间管理的第一步, 从你自觉需要时间管理开始Page 10 of 62Page 11 of 62请排出正确的行事优先级

3、?ABCDPage 12 of 62正确的行事优先级Page 13 of 62Page 14 of 62陷阱一:时间的配置不对 Reaction消极回应 vs. Fraction 积极掌握 危机就是转机 规划重于做事 最好的控制是预防 预防胜于处理Page 15 of 62不合理的时间配置Page 16 of 62明智的时间配置1.重要的事情着重在 Plan Plan 着重在 Do Do 着重在 Check Check 着重在 Action2.重要的事情要逐渐地交给 信任的部属, 这叫 “灌能”Page 17 of 62陷阱二: 拖延 除了第四项以外, 其它的做起来都不太愉快 不急的事情一拖延

4、之后往往变成紧急的事情Page 18 of 62克服1.成本/效益分析法成本 . . . . . .好处 . . . . . .Page 19 of 62克服2.思维习惯的改变 这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完它, 以便尽早忘掉它. 养成速战速决的习惯 将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任务 完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般Page 20 of 62陷阱三: 事必亲躬 韩非子.八经 下君,尽已之能 中君,尽人之力 上君,尽人之智 诸葛亮凡事必亲躬, 后来过劳而死. 为何事必亲躬? 因为怕部属取代 不放心部属, 不信任部属 要求标准过高Pa

5、ge 21 of 62陷阱四: 有求必应 会花太多时间, 时间不够会牺牲第二项 受人尊敬重要, 还是受人欢迎重要 不好意思拒绝请托的原因 接纳请托比拒绝请托容易 担心触怒请托者 想要做广受爱戴之好人 不知如何拒绝他人之请托 每个人都有一个好朋友, 叫 “施小惠”, 可以适当地拒绝.Page 22 of 621.舍得2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松一下Conclusions: 时间管理架构1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.决胜于庙堂 之上 2.灌能均 衡紧迫的事不紧迫的事重要的事不重要的事如何提高工作效率Page 24 of 62如何提高工作效率1.了解自己每天工作时段的特性, 善用之.

6、2.以 PDCA 分布周一到周五的工作性质.3.保持良好的体力; 养成运动的习惯4.身心均衡地发展; 培养良好的嗜好Page 25 of 621.工作时段分配法则Page 26 of 622.每周工作性质分配法则Page 27 of 62Page 28 of 62先问自己以下这几个问题1.你一天花多少时间在看 Email?2.你进 Email 会不会看小品?3.你看Email 的时间是连续的, 还是片断的?4.你的Email 有没有做分类?5.你回信时是边看边回, 还是分类后集中回信?6.你进 Email 信箱, 是先看信还是先发信?Page 29 of 62如何提高 Email 的处理效率

7、一进信箱第一个动作就是把所有信件的主题浏览一遍, 然后做分类的动作 养成习惯, 一天只有三个时段看 Email 除了急件以外, 集中时段回信Page 30 of 62看Email 的时段分配Page 31 of 62Email资料夹的分类 Reply: Private, 公务 Follow Up: Urgent, Boss, 重要, 向下, Private Project 进度 有空再看Page 32 of 62Page 33 of 621.舍得2.勇于拒绝3.交待1.怡情养性2.轻松一下良好的时间管理来自于计划1.兵贵速战速决2.快刀斩乱麻1.决胜于庙堂 之上 2.灌能均 衡紧迫的事不紧迫的

8、事重要的事不重要的事Page 34 of 62PADC不好好耗用时间花时间在计划上才是最节省时间的作法耗用时间Page 35 of 628.80/20法则1/2 the Vital Few & the Trivial Many 柏拉图法则 花最少的力气, 获得最多的效益 你所完成的工作里, 80%的成果,来自于20%的时间=也就是说80%的努力是与成果无关的Page 36 of 6280/20原理意示图80% 时间20%时间80% 成效20%成效重要的少数事物琐碎的多数事物Page 37 of 62目标金字塔长程目标年目标季目标月目标周目标日目标Page 38 of 62如何列管重要计

9、划 将自己短中长期的计划依工作,个人及生活这三个主轴一一列举出来, 并算出每个计划的效益. (如下一页所示) 在同一个时间点进行这三个主轴的前3个项目(项目件数依自己能力而定,红线的右手边) 有项目结束之后下一个项目就可以往左递补Page 39 of 62每个计划如何给予评分 先将所有计划列出来, 分成短中长期 (自行定义) 分成三个项目(也可依自己的价值观调整), 依照: 重要性, 急迫性及成功机会来给分数. 最好给 5 分, 最不好给 1 分 将三个分数相乘, 分数最高者为最优先执行的计划Page 40 of 62范例: 项目评分的范例Page 41 of 62以 Notes 信箱管理计划

10、的分类 执行力: To-Do, 记录, Routine (最重要的部份, 下一章节再讲) 自我成长: Pareto, 前3个计划 生活: Pareto, 前3个计划 工作: Pareto, 前3个计划Page 42 of 62Page 43 of 62备忘录时间管理的利器: to-do List备忘录紧急的事情1.老板今天交待2.临时状况重要的事情1.工作计划2.人生规划3.家庭,健康,财富Schedule List1.Meeting2.行事历3.纪念日Routine Work1.日常工作2.定期约会Page 44 of 62范例: 备忘录的范例Page 45 of 62范例: 周计划的范例P

11、age 46 of 62善用 Notes BookMark 的功能 连结书签 (BookMark) 的建立可以用来建立一系列相关计划的连结 在Notes里头, 点一以下黄色书签即可把该计划给打开, 并 Update按Ctrl+V之后就会出现黄色书签Page 47 of 62善用Notes 颜色管理的功能红色粗体字体为重要一定完成的部份红色粗体字体为重要一定完成的部份蓝色斜体字体为已完成的部份黑色字体为应执行事项绿色字体为 Routine SchedulePage 48 of 62良好工作习惯的养成 兵贵速战速决 养成做备忘录的习惯 可以早上做完的事,决不拖到下午完成可以一天做完的事,决不分成两

12、天完成 每天至少完成一件事情, 特别是在工作情绪低潮时Page 49 of 62“执行”的写照 Just Do It 奉备忘录的 To Do-Check List 如圣旨 行动才是企划的开始 把掌控着力焦点集中在计划最紧要的20% 执行能力锋利如倚天剑. 剑锋到处, 刀折剑断Page 50 of 62执行不是一成不变的 合理性 Reasonable 表示用心 试探一下是不损伤毫发的 平时基本观念(Sense)的建立, 在临场应用时最能显现效果Page 51 of 62执行的速度: 兵贵速战速决 养兵千日, 用在一时 (资源珍贵) 时机稍纵即逝 将变量降至最低 生米已煮成熟饭型 (老公,来不及了

13、) 自废武功型 (成绩已经贴出去了) 客户的感受 加速度, 势如破竹. Page 52 of 62兵贵速战速决的时机 并不是每一件事情都需要兵贵速战速决 #1 是项目的要径任务或是一群人要等你的决策之后方能动作 (丢球) #2 重要事件的关键任务. 通常要完成此关键任务只占全部项目时间的 20%. #3 时机稍纵即逝的机会. 有时候机会的有效性仅限于某段时间, 甚至短到几分钟而已.Page 53 of 62Hand Carry ! 让程序进行最迅速的方法 当然需要先了解程序及关键点 见面三分情 亲自与关键人物(经理) 面对面沟通Page 54 of 62执行的技巧: Key Success Factor 灵活如庖丁的刀,在牛的关节中游走(游刃有余). 分解完毕牛尚不自知已经被解体 由计划阶段时即被简单勾勒出来 做对的事情, 并不会耗费太大的力气. 反而做不对的事情, 才需花时间东补西补.