协同OA,提升办公室主任的素质

1、协同 OA，提升办公室主任的素质我们公司用过一个办公软件大大提高了我们办公效率，在 此与大家分享，谈一下我的心得办公室是一个企事业单位和党政机构的重要职能系统，在单 位里起到中枢作用，各个业务科室和部门的日常工作，都需 要办公室来进行协调与布置，同时办公室又是离单位领导 “距离”最近的部门，领导的政令发布与执行，办公室往往 是重要的参与者和执行者。办公室可以总结为三个中心，即：后勤中心、事务中心、政 务中心， 其“中心”地位的特殊性， 使办公室工作能否正常、 高效的运行，关系到单位的工作执行力和领导的决策力，甚 至有关单位形象和领导威信。因此，办公室主任作为办公室 的直接管理者，应该具备怎样的

2、素质，以保障办公室工作的 有效开展，成为上至党政机关下至企事业单位的领导们普遍 关心的问题。在电脑和网络都非常普及的当今社会，办公室主任的各项素 质与技能要求，都与电脑和网络的应用分不开。特别是目前 流行的协同化 OA 软件，因为其许多基础工作与办公室管理 息息相关，已经成为我公司办公室主任提升自身综合素质的 重要辅助工具。协同软件是辅助多人多组织共同完成一项事 务的新兴管理软件， OA（办公自动化） 是其基础的应用之一， 协同软件目前的应用重点是：公文管理、日程管理、信息共 享与交流，这三个应用重点都与办公室主任的日常工作有密 切关系，因此协同 OA 对于提升办公室主任的综合素质，在 这方面

3、，我们公司是很受益的。以下办公室主任应具备的三项基本素质，我想都可以通过学 习和使用协同 OA软件来得到提升。1、公文处理能力。 良好的公文的处理能力，是办公室主任必须具备的 首要素质。 在日常工作中， 办公室主任需要经常起草、 审核、 发布一些管理制度，是单位里的政策推进者，和领导的言论 喉舌。除此以外，办公室主任还要经常上传下达上级领导、 本单位领导、本单位各部门间的工作意见和精神，这些意见 和精神绝大部分以公文形式存在。目前市面上主流的协同 OA软件，公文管理都是以单 独的模组另列出来，显示出公文管理在协同OA中的重要性。以我国产品竞争力位居第一的复旦协达 Ctop.CN 为例，公文 管

4、理不仅是其重要功能模组，而且做得非常细化，按日常应 用习惯将公文分为：收文、发文、传阅、签报四大类型分别 管理，依据国家相关要求和规定，对常用收发文提供可快速 调用的模版，包括：令、议案、决定、指示、公告、通告、 通知、通报、报告、请示、批复、函、纪要等。登记、批示、 批办、注办、办结、承办、归档等收文过程管理，和起草、 核稿、签发、会签、编号、打印分发、归档等发文过程管理， 以及传阅、 签报的各步骤过程管理， 都在复旦协达的协同 OA 中能够找到对应处理功能。协同 OA 中的公文管理，能够显 著提高办公室主任公文处理的能力，有效帮助办公主任提升 综合从业素质。2、时间管理能力。办公室主任要为

5、自己本人和上级领导精心安排时 间、日程，使时间浪费降到最低程度，同时又要顾及领导的 工作强度，做到时间安排松驰有度。我们公司使用的是复旦 协达的协同软件我们了解一下，包括复旦协达在内的等主 流的协同 OA 软件，对于人员的时间管理比较细致，包括了 时间的计划、时间自动提醒、时间和日程的视图、日程安排 的共享和检索、重复安排的警告等等。除了个人时间安排以 外，会议室、小汽车等共享资源的使用时间和日程安排，也 是办公室主任日常主要工作之一。 我们用复旦协达的协同 OA 软件的感受是：在共享资源的使用时间安排上也考虑比较周 全，对会议室、小汽车等共享资源的使用情况、使用量和使 用时间计算等，都有比较

6、完善的体现。协同 OA 能够以软件 为工具，加强办公室主任在“本人、领导、共享资源”这三 个方面的时间管理能力，为办公室主任提升素质奠定良好基础。3、交流与沟通能力。办公室主任对于信息和决策精神的上传下达，除了 采用正式公文以外，日常的沟通也是传达决策精神，体现本 单位工作风貌的重要方式。沟通能力作为管理者的基本能 力，对于办公室主任而言， 显得犹为重要。 从广义沟通而言， 即包括了格式化沟通，也包括非格式化沟通；即包括口头沟 通，也包括书面沟通；即包括双向沟通，也包括单向沟通。 在我们使用的复旦协达的协同 OA 软件中，有多处功能用于 辅助沟通工作，这些功能即包括了电子邮件、即时通讯等用 于

7、沟通的软件功能，还可以包括：新闻、通知、公告、讨论 等等。这些设计对于我们公司来说，是很实用的比较人性 化协同 OA中的信息共享与交流，能使单位内部因信息 透明、 沟通及时， 而营造出和谐的工作环境。 在日常工作中， 办公室主任往往是重要信息的掌握者，通过协同 OA 能使信 息的共享与交流能够通畅，同时更加正规化，避免“小道消 息”和不良信息的负面影响。使用协同OA 能够，能够改善沟通形式和效率，辅助办公室主任提升沟通能力。以上三个方面的能力，即是一个合格的办公室主任 必备的基本能力，也是复旦协达等主流协同 OA 软件重点突精品文档 出的软件功能。协同 OA软件在公文管理、时间与日程管理、 信息共享与交流这三方面的应用重点，能够辅助办公室主任 显著提升综合素质，成为办公室主任不可或缺的工作助手。有人讲：办公室主任不是人，做好办公室主任的人不是 人。因为，办公室工作庞杂，象公共汽车，叫上就上，叫停 就停。因此，除了树立正确的世界观、人生观以外，再以管 理软件作为辅助