公司行政管理细则

1、公 司 行 政 管 理 细 则（草案）目录1 行政事务岗位说明书1.2 行政事务管理制度2.2.1前台接待制度12.2考勤管理制度12.3工作服管理制度12.4胸卡管理制度12.5卫生制度12.6食堂管理制度12.7车辆管理制度12.8办公用品管理制度12.9办公设备管理制度12.10印章管理制度12.11文件管理制度12.12档案管理制度12.13文印室管理制度12.14网络使用管理制度12.15计算机管理制度12.16会议管理制度12.17宴请接待制度12.18合同管理制度12.19保密管理制度12.20安全管理制度12.21物业管理制度11行政事务岗位说明书副总经理岗位说明书岗位标识信息

2、称名 位岗m 二 理 经 总 副人 责 负级 F 接 直工作职责与任务OS, 流的 作级 工下 可与接 炒収ta mm - 一k 一 施莎。宀早审 O 实弘核规，施 和X审切作实 m2出一仁仰 HVH 二匚-JJ 口 OO * 项政河如与核理由#各行瓷烤善苓管的 公公由冷、也W菊 主 5JIT行 T 应»M> 面责樹加责成 全负颁监负领负完 12345678行政经理 岗位说明书岗位标识信息称 名 位 岗人 责 负m 二 理 经 总 副级 卜 接 直工作职责与任务/ 人 / 工 / 施 。«0/ 你 作标/ 档 X4知 /人 勤服 /个 一一口勺 员 排善 人 艾匸 S

3、 m心 管/ 芳 Rr 统制 立口 纟 RT立口 O !,化 目 作 #0衍育 项EX |JdmTb E一 、XT O 政后衍系务。案 登 用 行和业关任作W 輿哝 项施物待他工7 州W 孵tis室射解彭员作请管 册榔少知H站人IX、的 彬菊E理卿休章 责司司施级常管潜调印 曲欣叩公恣人公 全负负负完负少係讪少 负档管负 1234567.员 8 9彳亍政、人事助理 岗位说明书岗位标识 信 息岗位名称行政、人事助理负责人直接上级行政经理直接下级工作 职 责 与 任 务1. 负责公司日常行政事务管理，确保公司事务不受影响。2. 负责公司办公器具的管理，确保公司经营办公正常运行。3. 负责员工档案资

4、料的管理，立项、申报。4. 负责公司管理人员、项目部管理人员、施工人员考勤记录、统计 工作。5. 负责参加各项会议的记录整理工作。6. 完成上级交给的其他任务。/工程资料员 岗位说明书岗标岗位名称工程资料员负责人识位信息/直接上级行政经理直接下级工1.主要负责工程资料申报、整理、归档工作作2 .配合生产部门及时准确地收集、整理发生在该项目的所有资 职料，包括文字、图纸、图表、声象等。责3 .负责公司图书、报刊、资料的收集整理、编排、登记。与4 .负责资料室的管理、监督，维持好室内管理秩序。任5.完成上级交给的其他任务。务2 行政事务管理制度/2.1 前台接待制度2.1.1 前台接待、客户来访登

5、记工作由负责；2.1.2 前台接待对待员工或其他客人，要礼貌大方，热情周到，对来访客高层领导 的客人，要问清事先有无预约，并主动通知被找领导；客人到领导办公室后，应主动 递送茶水；客人离开后，应及时收拾茶杯。2.2 考勤管理制度2.2.1 为加强公司管理，维护公司良好形象，特制定本规范，明确要求，规范行为，创造良好的企业文化氛围.作息时间：周一至周五 上午8 : 0011 : 30 ;下午13 : 0018 : 00周六、周日上午9 : 0011 : 30 ;下午13 : 3017 : 00本公司员工上下班指纹考勤，悉依照本办法办理。本公司员工因事早退或出差需要离开公司，且当天不再返回者，应考

6、勤后才能离开公司，由部门主管签字同意。上班中因事外出者，其出入均不必考勤，但须向主管领导或指定人员提出外派申请单，经核准后转交行政助理，、行政助理将其出入时间，填妥于下班之前交行政部 备查。上下班忘记考勤者，请直属主管领导证明上下班时间，并签名交公司行政助理备 案。员工上下班遵守细则，本公司员工上下班，悉依本细则行之。本公司员工应按作息时间之规定准时到退。上班时间3分钟后15分钟内为迟到，十五分钟后列为旷工，早退者一律作旷职半日论连续旷工三天或一个月内累计 6天，均予开除。工作人员请假需提前一天向部门主管书面提出得到同意，并将工作委托其他同事 代理。工作时间内，因事外出，须向部门主管请假得到同

7、意后方可外出，并将请假单交 前台登记/2.3工作服管理制度'为树立和保持公司良好的社会形象，进一步规范化管理，本公司员工应按本规定的要求着装。员工在上班时间内，要注意仪容仪表，总体要求是：得体、大方整洁。员工上身统一着公司服装，胸前佩戴名牌。员工上班时不允许穿拖鞋、短裤。2.4胸卡管理制度为建立企业形象，提高员工荣誉感，并显示本公司同仁身份，故全员应配戴名牌。名牌一律挂胸前，不得挂于腰际或以其外衣遮盖，违者以未配戴名牌处理。z上班时间，员工应于办公场所配挂名牌。名牌有遗失或损坏，应通知行政部补发，补发时应报请总经理批准，交行政部补发。 凡有下列情形之一者，视情节轻重予以适当处分：（一）

8、利用名牌在外作不正当的事情者。（二）将名牌借给非本公司同仁，而在外破坏本公司名誉或肇事者。 /各部门主管应督促所属员工挂名牌， 并由行政部负责追踪考核工作，未挂者每月第一 次警告，第二次起每次罚款 20元，第三次（不含）以上者，除罚款当事人外，主管并连带 处分。卫生制度本公司为维护员工健康及工作场所环境卫生，特制订本制度。凡本公司卫生事宜，除另有规定外，皆依本制度实行。本公司卫生事宜，全体人员须一律确实遵行。凡新进入员工，必须了解清洁卫生的重要性与必要的卫生知识。各工作场所内，均须保持整洁，不得堆放垃圾、污垢或碎屑。各工作场所内的走道及阶梯，至少每日清扫一次，并采用适当方法减少灰尘的飞扬。各工

9、作场所内，严禁随地吐痰。饮水必须清洁。洗水间、更衣室及其他卫生设施，必须保持清洁。食堂管理制度261 食堂人员应严格遵守公司的一切规章制度。按时上下班，坚守工作岗位，服从上 级安排，有事要请假，未经同意不得擅自离开工作岗位。2.6.2 树立全心全意为员工服务的思想，讲究职业道德。文明服务，态度和蔼，主动热 情，礼貌待人，热爱本职，认真负责。做到饭热菜香，味美可口，饭菜定量食品足量, 平等待人。263 做好炊事人员的个人卫生。做到勤洗手，剪指甲，勤换、勤洗工作服，工作时要 穿戴工作衣帽。264 炊事人员每年进行一次健康检查，无健康合格证者，不准在食堂工作。265 在厨房和餐厅内严禁穿拖鞋、短裤和

10、赤膊。266 把好验收关，严禁腐烂，变质的原料入仓，以防止食物中毒。267 安排好员工就餐排队问题，缩短排队时间，按时开膳，打菜人员需戴口罩。2.6.8 每周制定一次食谱。早、午、晚餐品种要多式样，提高烹调技术，改善员工伙食。 对因工作需要不能按时就餐和临时客餐，可事前有预约和通知。2.6.9 做好安全工作。使用炊事器具或用具要严格遵守操作规程，防止事故发生。2.6.10严禁随便带无关人员进入厨房和保管室。2.6.11易燃、易爆物品要严格按规定放置，杜绝意外事故的发生。2.6.12食堂工作人员下班前，要关好门窗，检查各类电源开关、设备等。2.6.13食堂管理人员要经常督促、检查，做好防盗工作。

11、车辆管理制度2.7.1车辆管理2.7.2公司公务车的证照及稽核等事务统由行政部负责管理。2.7.3本公司人员因公用车须于事前向行政部申请调派；行政部依重要性顺序派车。不按 规定办理申请，不得派车。2.7.4每车应设置“车辆行驶记录表”，使用前应核对车辆里程表与记录表上前一次用车的 记载是否相符。使用后应记载行驶里程、时间、地点、用途等。行政部每月抽查一 次。发现记载不实、不全或未记载者应呈报主管提出批评，对不听劝阻屡教屡犯者 应给以处分，并停止其使用权利。2.7.5每车设置“车辆使用记录表”，行政部负责人检查加油及修护记录，以了解车辆受控 状况。每月初连同行驶纪录表一并转行政部稽核。2.7.6

12、车辆使用2. 7.1使用人必须具有驾照。2. 7.2公务车不得借予非本公司人员使用。2. 7.3使用人于驾驶车辆前应对车辆做基本检查（如水箱、油量、机油、刹车油、电瓶液、轮胎、外观等），如发现故障、配件失窃或损坏等现象，应立即报告，否则最后使 用人要对由此引发的后果负责。2. 7.4驾驶人须严守交通规则。2. 7.5驾驶人不得擅自将公务车开回家，或做私用，违者受罚。经公司特许或返回时已逾 晚上九时者例外。2. 7.6车辆应停放于指定位置、停车场或适当合法位置。任意放置车辆导致违犯交通规则、 损毁、失窃，由驾驶人赔偿损失，并予之以处分。2. 7.7为私人目的借用公车应先填“用车申请单”，注明“私

13、用”，并经行政经理认可后使 用，费用自负。2. 7.8用车人应爱护车辆，保证机件、外观良好，使用后并应将车辆清洗干净。2. 7.9私用时若发生事故，而致违规、损毁、失窃等，在扣除理赔额后全部由私人负担。2.7.6.1 费用报销2.6.2 公务车油料及维修费以凭证实报实销。2.6.3 私车公用凭实证报销。'办公用品管理制度/2.8.1 目的：为规范办公用品的管理，特制订本制度。2.8.2 办公用品种类，本制度称办公文具分为消耗品、管理消耗品及管理品三种：2.8.3 公司管理人员办公用品需在每月底前提交申请单给行政助理整理报副总经理批准；办公用品的申请应于每月二十五日由各部门提出“办公用品

14、申请单”，交行政部汇总。2.8.41）消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、 复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、打印油、原子笔、书钉等。2）管理消耗品：签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液、电池等。3）管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、大型机、大型削笔器、算盘、钢笔、 打码机、姓名章、日期戳、计算机、印泥、打印台等。工程部专用办公用具：圈尺、靠尺、米尺、小铁锤、计算器等。1. 由材部部根据批准清单统一采购；2. 采购好的办公用品由管理员负责登记、接收、发放、整理、统计、归档工作；每人设立“办公用品领用记录卡”一张，由管理员统一保管，于办公用品领用时分

15、别登记，并控制文具领用状况。3. 原则上办公用品一个月采购一次（除特殊情况经副总经理批准外）。4. 新进人员到职时由各部门提出办公用品申请，向办公室请领办公用品，并列入领用卡，人员离职时，应将剩余办公用品一并缴交办公室。5. 印刷品（如信纸、信封、表格）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由办 公室统一印刷、保管。'、办公设备管理制度1. 电脑、复印机、打印机、传真机、碎纸机、投影仪、相机等电子设备为公司财产，置于指定地点，并由专人负责维护和保养；2. 员工应按照操作规程妥善使用办公设备，如出现故障，应及时报告行政部，如有人为 破坏，应追究当事人的责任。3. 电脑、打印机、电话、传真机的

16、使用管理由行政部负责；4. 打印机使用按行政部颁发的使用制度合理使用（行政部有权对使用制度不断完善）；5. 电话、传真机由行政部统一管理使用；6. 以上办公设备不得擅自用于工作以外的事情。/ 印章管理制度1. 本制度就公司使用的印章的制度，改正与废止、管理及使用方法作出规定2. 本规定中所指印章是在公司发行名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印早3. 公司章、财务章、合同章、资料章、技术章、质检章、安全章统一由印章管理人负 责管理；4. 使用单位或个人需用章时，需在申请单上填写用印时间，用印文件，然后送交相关 负责人，负责人签字认可后，连同需要用印文件一并交印章管理人。5. 各印章相关负责

17、人如下：1）公司章、财务章、合同章必须由副总经理与总经理签字；2）资料章由资料员与副总经理签字；3）技术、质检、安全章由工程部经理与副总经理签字；6. 公司印章的使用原则上由印章管理人掌握。印章管理人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有相关负责人签字。7. 用印方法：8. 项目部印章应盖在文件正面；9. 盖印文件必要时应盖骑缝印；10. 除特殊规定外，盖公司章时一律应用朱红印泥；11. 本规定从发布之日起实行。文件管理制度/1. 文件的起草1）公司各部门业务往来文件、传真等，由主办人员起草；2）公司规章制度、对外正式函电、协议、合同、大事记由行政部负责起草；2. 行文规则1）行文内

18、容应简明扼要;2）正式行文及签署合同均应使用公司全称；3）公司行文均使用公司统一的格式、文头以及编号；4）标题简要明确，注明文件种类（请示、报告、通知、函等）；5）抬头应注明部门、人名、职务等项；6）规定统一以公司名义、各部门名义发文的各种正式格式，并规定编号编写办法。3. 所有内部、外部往来文件签收、发送、整理、归档工作行政部负责；4. 所有文件签收后交副总经理与总经理批复后执行下步工作；5. 所有文件发放前必须由总经理核准后方可下发；6. 任何文件没有得到总经理批复和核准的都视为无效文件，不许下发。7. 本规定即日起执行。档案管理制度1. 图书影像1）工程规范等相关资料图书由行政部负责管理

19、；2） 工程影像资料采集由设计部、生产部、材料部、行政部负责采集与之相关内容；3）任何影像资料必须有图纸、部位、时间、情况说明，事前事后同部位变化需明确具体位置、发生和结束时间、具体情况说明（包含数量等）；4）所有部门影像资料收集整理后提交资料室统一归档。2. 专业资料1）工程资料收集报审、报监、整理、归档工作由项目部负责管理，工程结束后交公司资料室统一归档；2）工程施工过程中资料收集工作由工程部负责；3）资料填报工作由各项目部负责（表格统一格式）4）材料选样、封样由材料部负责；5）材料进场登记、汇总统计工作由各项目部仓库保管员负责，由项目部收集材料进场凭证，材料部与生产部组织材料进场验收报验

20、工作；6) 材料合格证、检验报告等规范所需证件由项目部统一收集整理；7) 材料进场必须按验收程序执行(具体按总经理核准的申报验收程序执行)/文印室管理制度1. 为了加强公司的文件管理，特制定本制度。2. 私人资料，不得在公司打印、复印或用公司传真机传送，以免影响公司的正常工作。3. 打印、复印工作：相关文件由各相关部门及个人拟稿发送到打印机联机电脑进行打印或复印；4. 本规定即日起执行。网络使用管理制度1. 公司电脑所有的软件安装，统一由行政部指定网络管理员负责，不得私自安装其他软件；2. 如需安装特殊软件时，必须先向行政部申请，获准后由网络管理员负责安装；3. 员工在自己使用的电脑上不得存储

21、与工作无关的图片、照片等文件；4. 公司实行网络限制，禁止在工作时间浏览与工作无关的网站。如工作需要，可向行政部申请；5. 上班期间如发现浏览与工作无关的网页或下载与工作无关的软件一经发现立即取消其上网资格；计算机管理制度/1. 计算机房应保持清洁卫生，经常打扫，做到无杂物、无灰尘，对设备和附件工具以及软盘等物资做好防潮、防变质等工作。2. 计算机中所有软件均属公司所有，任何人不得擅自窃取、复制、转让或出售，工作人员应自觉遵守公司保密规定，严防泄密事故发生。3. 计算机房不得接待任何客人，非工作室工作人员未经领导许可不行擅自进入，更 不允许动用设备。4. 不得使用非计算机指定的软盘，也不得在其

22、它机上使用本计算机指定的备份软盘, 以防止计算机病毒的侵入。5. 出现计算机故障时，如果专业经验不足，不得强行处理。应联系销售或生产商的 系统工程师，以防止故障的扩大，避免更大损失。/ 6. 在输入大量数据后，切记作好备份，防止丢失。若两小时以上不使用计算机，应 关机。打印机卡纸时应先关机，再取出碎纸。7. 未经许可不得更改系统配置，不得私自拆卸或装接各种硬件设施。8. 下班时应检查设备是否关机，关好门窗，关闭电源。会议管理制度1. 为改进作风，减少会议，缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制度。2. 会议记录分类：1）各部门会议由各部门负责召开并做好记录整理发放与会单位和人员并提交资料室处存

23、档；2）公司会议由行政部负责记录整理发放与会单位和人员并提交资料室处存档3）所有会议纪要整理后统一提交资料室处存档。3. 各种会议到会人员要求1）项目工程例会：a）设计部、生产部、质安部、材料部主要负责人、各班组主要现场负责人b）项目工程例会时间根据各项目自身情况另订；2）项目内部会议：a）设计部、生产部、质安部、材料部所有管理人员3）临时会议：a）临时组织的会议由组织者通知相关参加人员；b）提前通知行政部配合做会议记录。4）材料采购会议:a）采购部、生产部、设计部、行政部主要负责人4. 会议纪律为了确保会议的质量及与会人员时间得到有效控制，特制定以下会议制度，此制度针对工程例会等大型会议，一

24、般讨论会议除外。1）所有应与会人员均不得缺席、迟到、早退，会议记录人员登记到会情况。/ 2）事先没有向主持人请假或没有得到同意故意缺席人员，每次处罚500元。3）迟到5分钟人员处罚100元；迟到20分钟以后的人员取消与会资格并处罚 200 元。4）主持人和相关人员须在会议前拟定好会议议程等，不能毫无准备地召开例会。5）与会期间不许开小会而影响发言人讲话。6）所有会议纪要由会议记录员在会议结束后两个工作日内，以书面或电子邮件形式发送到各与会人员，并将文件（含电子文档）备案。7）所有参加例会的人员应将手机设置在无声或振动状态下。' 8）此制度自发布之日起生效。'宴请接待制度/1.

25、本公司有关客户、合作方、融资方以及其他外部关系的交际费、接待费和招待费（以下简称“接待费”）的开支一律按本规定执行。2. 本公司总外部接待工作行政部负责。3. 有关接待费的申请、批准、记账、结算等，一律按本规定的手续办理。凡不按本 规定办理者，任何对外接待与交际的开支费用，本公司一概不负责。4. 接待方式：无论总经理、副总经理，还是其他部门经理及其它人员，一律按本规定执行，不得擅自或任意动用接待和交际费用开支。5. 参观规则：本规定所指接待费，包括以下所列各项费用开支项目（但其中典礼费 与捐赠两项开支另有制度性规定）：1）会议费；2）研讨费；3）招待费；4）交际费；5）典礼费；6）捐赠。6.

26、使用接待费注意事项：1）必须注意接待费支出项目与接待用途及目的一致。公司的开发项目、融资以 及其他经营，有其客观的目的性，任何接待上的开支不得背离经营上的目的与要 求；2）接待费用开支，必须本着最小支出、最大成果的原则，充分考虑和认清每一 次接待的目的和接待的方法，合理接待，有效使用经费开支；3）各级责任者或主管领导，必须充分审核每一次接待任务与接待方式，给予接 待任务的担当者以适当的指示。4）对重要的关系户要设立接待卡，详细记载其嗜好、兴趣与特点等。有关接待 卡的填写与保管，另行规定。7. 接待按对象、目的以及场合，分为以下三档：1）A档（特别重要和重大的接待）；2）B档（比较重要和重大的接

27、待）；3）C档（一般的接待）。8. 工作接待场所根据接待档次确定，分为“高” “中”“低”三类场所。1）高（适合于A档接待规格），主要指高级的饭店、餐馆、美食中心。2）中（适合于B档接待规格），略低于“高”档水平的中高档餐馆。3）低（适合于C档接待规格），主要指中低档大众用餐场所。9. 接待费由财务部直接支付给申请人。财务室依总经理指示以及相应的接待档次与 场所，支付一定的费用。申请人应在规定的时间内，将收据和发票凭证，连同申 请书一起送回财务部进行结算。15 . 0在接待工作结束后15日内，必须到财务部结算，如果没有收据或开支凭证, 一切费用由本人承担。/保密管理制度'、1 公司情况

28、、公司财务状况、员工工资、人事档案、高层次的会议内容、公司重要文件、 信件、资料、邮件等均属保密范畴。2 凡涉及公司秘密的电报、文件、资料和图表等，都要严格登记手续，阅办、递送、保 管、清理、归档、销毁各个环节，都要注意保密。3 公司或各个部门起草的文件、报告、报表等，凡涉及公司秘密的，必须在文件第一页 加盖保密章或注明“保密”字样。4 全体员工必须遵守下列规定1）不该说的机密，绝对不说；2）不该问的机密，绝对不问；3）不该看的机密，绝对不看；4）不该记录的机密，绝对不记录；5）不在非保密记录本上记录机密；6）不在私人通讯中涉及公司机密；7）不在公共场所或家属、子女、亲友中谈论机密；8）不在非

29、保密的地方存放机密文件、资料；9）不携带机密文件回家或游览、参观、探亲、访友和出入公共场所。5对新聘用的员工，由人力资源与行政部对其进行新员工培训教育。6对泄露公司秘密的员工，视情节轻重给予行政处罚。如造成公司重大损失者，将追 究其法律责任。/合同管理制度'1. 目的和依据为加强项目部的合同管理工作，预防、减少和及时解决合同纠纷，维护企业合法权益, 提高经济效益，根据中华人民共和国合同法和有关政府部门规定，结合公司的实际 情况，制定本制度。2. 适用范围本制度适用于公司及其所属各单位与各法人单位、其他经济组织、自然人或相互之 间签订的各类合同、协议等，包括但不限于买卖合同、借款合同、租

30、赁合同、加工承揽 合同、运输合同、资产转让合同、仓储合同、服务合同、保险合同等。3. 合同管理原则合同管理必须遵循依法办事，预防为主，层层把关，跟踪监督，及时调处，维护企 业合法权益的原则。4. 签订、履行、变更、解除合同，必须遵守中华人民共和国合同法及有关法律、 法规、规章，参照有关政策。5. 保守商业秘密管理、参与合同工作的一切有关人员，应当为公司保守商业秘密。6. 合同管理职责1）认真学习、贯彻执行中华人民共和国合同法和有关条例，依法保护本企业 的合法权益。2）制定、修订本公司合同管理制度、办法，组织实施合同管理工作。3）审查合同，防止不完善或不合法的合同出现。4）协助合同承办人员依法签订合同，参与重大合同的谈判与签订。5）做好合同统计、归档、保管工作。6）监督、检查本公司合同签订、履行情况。7）宣传合同法和有关法