《行政管理人员的修炼》实战讲义全集第07讲办公室事务ppt课件

1、第七讲第七讲 办公室事务办公室事务课程安排课程安排n办公室环境的布置办公室环境的布置n邮件的收发与传阅邮件的收发与传阅n妥善安排约会妥善安排约会办公室环境办公室环境n办公室布置的原那么办公室布置的原那么n办公室用品的选购与摆放办公室用品的选购与摆放点评点评n根据这段有关办公室布置的影片，点根据这段有关办公室布置的影片，点评这间办公室布置的优、缺陷评这间办公室布置的优、缺陷办公室布置的原那么办公室布置的原那么n办公室要布置得整齐干净，采光良好。办公室要布置得整齐干净，采光良好。n走道上不要放置有碍行走的物品。走道上不要放置有碍行走的物品。n办公桌椅柜架的陈列应办公桌椅柜架的陈列应n 采用直线对称

2、式。采用直线对称式。n运用同一规格的档案柜，运用同一规格的档案柜，n 高度一致，增进美观。高度一致，增进美观。办公室布置的原那么办公室布置的原那么n将电脑、机、复印机等大件办公设备，将电脑、机、复印机等大件办公设备，安顿在一个区域内，便于电源接线、安顿在一个区域内，便于电源接线、管理和保养。管理和保养。n办公室的百叶窗应调整坚持一个角度。办公室的百叶窗应调整坚持一个角度。室内照明灯光应一致。空调温度应坚室内照明灯光应一致。空调温度应坚持在度之间，湿度应坚持持在度之间，湿度应坚持在。在。续上表办公室布置的原那么办公室布置的原那么n办公室的地毯、桌面、桌椅应坚持一种颜办公室的地毯、桌面、桌椅应坚持

3、一种颜色的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画色的协调。在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物。和放置一些自然或人工的绿色植物。n办公桌和办公区域要坚持清洁。办公桌和办公区域要坚持清洁。续上表办公用品的选购与摆放办公用品的选购与摆放n选购办公用品的原那么选购办公用品的原那么n办公用品的根本配备办公用品的根本配备n办公用品的摆放原那么办公用品的摆放原那么选购办公用品的原那么选购办公用品的原那么 一、是满足任务要求一、是满足任务要求二、是提高任务效率二、是提高任务效率三、是节约人工费用三、是节约人工费用 四、是树立企业公众笼统四、是树立企业公众笼统 根据以上原那么，列出办公室需采根据

4、以上原那么，列出办公室需采购的办公用品清单购的办公用品清单小组讨论：小组讨论：邮件的收发与传阅邮件的收发与传阅n邮件收进的程序和要求邮件收进的程序和要求n邮件的发出邮件的发出小组讨论小组讨论n假设录影中那封信是给上司的，请假设录影中那封信是给上司的，请评论这位行政人员的做法有哪些不评论这位行政人员的做法有哪些不当之处？当之处？n讨论作为行政人员，正确的收进信讨论作为行政人员，正确的收进信件程序是什么？件程序是什么？收信件细节收信件细节n上司或同事的私人信件原封送交。上司或同事的私人信件原封送交。n“误拆应立刻封口、签名、致歉误拆应立刻封口、签名、致歉n裁开或剪开封口，坚持信件完好裁开或剪开封口

5、，坚持信件完好n检查信封内有无单据或名片，防止脱漏检查信封内有无单据或名片，防止脱漏n如有必要，可以登记信封的信息如有必要，可以登记信封的信息邮件收进的程序和要求邮件收进的程序和要求n分类分类n拆封拆封n登记登记n分送分送n阅办阅办请每组设计一份邮件登记表请每组设计一份邮件登记表实战演练：实战演练：邮件登记表邮件登记表编号编号收到日期收到日期 发出日期发出日期 收阅人收阅人/部门部门邮件邮件种类种类处置处置方法方法备注备注1、2、3、4、5、资料、邮件分送资料、邮件分送n上司亲收件要立刻呈送上司亲收件要立刻呈送n部门信件交到担任人手中部门信件交到担任人手中n传阅资料请附上签字单传阅资料请附上签

6、字单阅办阅办n仔细仔细，重点要圈划仔细仔细，重点要圈划n长篇要进展摘要长篇要进展摘要n适当提出拟办意见适当提出拟办意见n办毕保管备查办毕保管备查观看录影片段一观看录影片段一n评论这位行政人员的做法评论这位行政人员的做法阐明了做行政任务的什么阐明了做行政任务的什么特性？特性？n讨论这位行政人员的任务应讨论这位行政人员的任务应该如何改善？该如何改善？观看录影片段二观看录影片段二邮件的发出邮件的发出n内容校核内容校核n信封、封皮查对信封、封皮查对n邮件寄发邮件寄发妥善安排上司约会妥善安排上司约会n约会安排的原那么约会安排的原那么n安排约会需求留意的细节安排约会需求留意的细节安排约会的原那么安排约会的

7、原那么n配合上司的时间表配合上司的时间表n分辨轻重缓急分辨轻重缓急n酌留弹性酌留弹性n处置好变卦的约会处置好变卦的约会观看资料片一、二观看资料片一、二n请指出这位秘书在安排上司约会请指出这位秘书在安排上司约会时表达了哪些原那么？时表达了哪些原那么？安排约会需求留意的细节一安排约会需求留意的细节一n有些时间不宜安排约会。有些时间不宜安排约会。n出差回来当天出差回来当天n周末或假日周末或假日n临近下班临近下班n下班前将第二天的约会事项填进小卡片，下班前将第二天的约会事项填进小卡片，一张交给上司，一张交给司机，一张本人一张交给上司，一张交给司机，一张本人保管。保管。安排约会需求留意的细节二安排约会需求留意的细节二时间时间约会事由约会事由所带资料所带资料参与人员参与人员地点地点n及早备妥约会所需的资料，并在适当的时及早备妥约会所需的资料，并在适当的时间请上司过目。间请上司过目。n特别重要的约会在接近约会时间前，应与特别重要的约会在接近约会时间前，应与对方再联络，以确保约会的顺利进展。对方再联络，以确保约会的顺利进展。n约会场所和款待事宜有时也要秘书担任。约会场所和款待事宜有时也要秘书担任。安排约会需求留意的细节三安排约会需求留意的细节三安排约会需求留意的细节四安排约会需求留意的细节四n按照需求，记录会面内容。按照需求，记录会面内容。n保管会见人联络资料，以便万一取消或更保管会见人